ماهي الفاتورة الالكترونية للصيدليات؟ تعتبر الفاتورة أفضل الخطوات التي تمنح صيدليتك الشرعية والشفافية في التعامل مع العملاء والجهات الحكومية والقانونية، حيث ستُمكنك تلك الفاتورة من متابعة أعمالك عن قرب واستخدام المعاملات المالية في تحديد الضرائب التي تُدين بها للدولة وطرق التعامل معها، ولذلك يجب اختيار البرنامج المحاسبي الأفضل كي تتمكن من استخراج وإرسال الفاتورة وتحليل البيانات دون أي عقبات وتجنب المحظورات التي من الممكن أن تقع عند إعداد الفاتورة وتسليمها للعميل.
ماهي الفاتورة الالكترونية للصيدليات في السعودية ؟
الفاتورة الإلكترونية للصيدليات في السعودية هي نظام رقمي لإصدار الفواتير الضريبية وحفظها إلكترونيًا بما يتماشى مع لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). تُساعد هذه الفاتورة على تحسين دقة العمليات المالية، الامتثال للقوانين، ومتابعة الضرائب بفعالية. يتيح النظام تسجيل الفواتير باستخدام رمز الاستجابة السريع (QR Code) وربطها بأنظمة المحاسبة لتسهيل التعاملات. يساهم ذلك في تعزيز الشفافية وتنظيم العمل داخل الصيدليات بشكل أفضل.
تعرف علي دليلنا الشامل: ماهي الفاتورة الالكترونية في السعودية ؟
أهمية الفاتورة الالكترونية للصيدليات
تعتمد الكثير من الصيدليات الآن على نظام الفاتورة الإلكترونية نظرًا لأهميته الكبيرة، وذلك وفقًا لقانون مصلحة الضرائب المصرية، وهذا التحول قد أثر كثيرًا على العمل في تلك القطاعات، ولكن بشكل إيجابي، لذلك هناك الكثير من الفوائد التي عادت على مالكي الصيدليات من نظام الفاتورة الالكترونية للصيدليات كالتالي:
دقة العمل وكفاءته
تُساهم الأعمال الإلكترونية في تفادي الأخطاء التي يقوم بها البشر في أعمالهم، ولذلك تعتبر الفاتورة الإلكترونية من أولى الخطوات التي تُساعد على العمل بكفاءة في الصيدليات وتوفير السرعة والدقة في الأداء، من خلال ضمان معاملات مالية مُسجلة بمنتهى الدقة مع توفير عدد الموظفين.
سرعة الإجراءات
إذا كنت تتأخر في تسليم الفواتير إلى مصلحة الضرائب وغيرها من الجهات المطلوب تقديمها إليها، فسوف يساعدك هذا النظام على تسليم الفواتير في موعدها المحدد سواء إلى العميل أو المصلحة، وضمان الالتزام بالقوانين ومتابعة تحصيل الضرائب بكل أنواعها.
تتبع العمل وتحليله
سوف تكون لديك القدرة على تتبع أعمالك عن قرب، والحصول على أي معلومة في أي وقت، فقط بضغط زر ستصل إلى الفواتير الإلكترونية السابقة مهما كان وقتا تسجيلها، وتتيح عملية الفوترة الإلكترونية التكامل مع كافة الأنظمة الأخرى الخاصة بالمحاسبة، مما يزيد من سرعة العمل.
الامتثال القانوني
تعمل الشفافية في العمل على الامتثال السريع للقوانين والالتزام بما هو مطلوب، وذلك من خلال إصدار الفواتير الصحيحة بشكل دقيق سواء الخاصة بالأدوية أو الخدمات الجانبية الأخرى، وتقديمها في الموعد المحدد قبل تطبيق أي من عقوبات التأخير أو الغرامات على منشأتك.
كيفية التعامل مع الفاتورة الإلكترونية للصيدليات
يتساءل الكثيرون عن كيفية التعامل مع الفاتورة الالكترونية للصيدليات باعتبارها من الأنظمة الحديثة التي لم يعتادوها، وذلك على الرغم من كونه من أسهل الأنظمة التي تُيسر الأعمال وتجعلها تخرج في أفضل صورة لها، وإليك طريقة التعامل مع نظام الفوترة الإلكترونية والاستفادة منه:
- قم بالتسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية للتعامل القانوني مع الفاتورة.
- أرسل طلب الالتحاق بها الذي حصلت عليه من أحد فروع مصلحة الضرائب.
- استخرج الختم والتوقيع الإلكتروني المعمول به.
- يجب أن توحد الاكواد الخاصة بالأدوية قبل إضافتها إلى الفاتورة.
- يجب ربط نظام الفوترة ببرنامج محاسبي يعمل بنظام الـ ERP.
- عين المسموح لهم بإصدار الفاتورة وفقًا للقوانين الخاصة بمصلحة الضرائب.
- أعد بيانات الفاتورة وابدأ بالإرسال إلى المشتري والمنظومة الإلكترونية.
ضوابط التعامل مع الفاتورة الالكترونية للصيدليات
على الرغم من سهولة التعامل مع نظام الفوترة الإلكترونية الجديد، إلا أنه يُلزم المنضمين إليه بالكثير من الضوابط التي يجب العمل عليها، وذلك لضمان استخراج الفاتورة الالكترونية للصيدليات بصورتها المطلوبة دون تأخير أو وقوع أي خطأ، وإليك بعض من هذه الضوابط:
- يجب أن تتوافق الفاتورة الإلكترونية مع القوانين الخاصة بمصلحة الضرائب المصرية والالتزام بها.
- الالتزام باستخراج الفواتير لكافة المعاملات وعدم تجاهل أيًا منها.
- تأكد من دقة البيانات لأن تعديل الفاتورة لا يُسمح به إلا في وقت محدد وقد يكون من الصعب اكتشاف الخطأ إلا من بعد رفض الفاتورة.
- اختيار البرنامج الخاص بالفواتير الإلكترونية بنظام الـ ERP لتسهيل التكامل مع الأنظمة الأخرى.
- تطبيق نظام الاحتفاظ بالسجلات والفواتير لمدة خمس سنوات.
ما البيانات المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية للصيدليات
يعتمد تكوين الفاتورة الالكترونية للصيدليات على البيانات التي توجد بداخلها، والتي تتعلق بالبائع والعميل والمنتج أو الخدمة المقدمة إليه، وبالتالي يجب أن يهتم مقدم الفاتورة بتلك البيانات لأنها أساس قبولها بمنظومة الفوترة الإلكترونية وإلا تم رفضها، وإليك البيانات والمعلومات المشتركة بين أنواع الفواتير:
- الرقم التسلسلي للفاتورة.
- تاريخ الإصدار.
- بيانات صاحب العمل من اسم الصيدلية والمفوض عنها والموظفين التابعين لها.
- الرقم التسجيلي للشركة.
- اسم العميل وعنوانه والخدمة أو الدواء الحاصل عليه.
- مواصفات الدواء وسعره.
- الفئة التي يتبعها الدواء من الضرائب.
- قيمة الضريبة المضافة.
- السعر النهائي للفاتورة.
كيفية إعداد فاتورة للصيدليات
تُقدم الصيدليات مجموعة من الخدمات المحددة وعلى رأسها بيع الأدوية التي تكون محددة السعر من قبل، ولذلك تعتبر عملية إعداد الفاتورة لها من أبسط العمليات، فقط على الصيدلي اتباع تعليمات إصدار الفاتورة الالكترونية للصيدليات والتأكد من أن كل الخطوات قانونية.
- ابدأ باختيار التصميم المناسب للفاتورة والذي يمنح للصيدلية هويتها الخاصة، مع إضافة كلمة فاتورة على الشكل العام لتحقيق غرض جذب الانتباه.
- اجعل لفاتورتك رقمًا تعريفيًا خاصًا بها، وتأكد من إدراجها تحت رقم تسلسلي.
- أضف البيانات المطلوبة من بياناتك وبيانات العميل والبريد الإلكتروني.
- سجل المعلومات المُدرجة حول الدواء والمبالغ مستحقة الدفع.
- نظم الفاتورة واترج شروط الاستبدال والاسترجاع اضحة
- يجب أن تحدد طريقة الدفع والمدة المتوقعة للسداد.
- بعد حدوث السداد يجب ا، ترسل الفاتورة قبل مرور 24 ساعة على استخراجها.
كيفية عمل فاتورة الكترونية للصيدليات
يلتزم أصحاب الصيدليات باستخراج الفاتورة الالكترونية للصيدليات كما أوضحت مصلحة الضرائب المصرية والقوانين والضوابط الخاصة بها، وذلك لتسهيل الأعمال والحصول على معلومات تفيد في التسجيلات الضريبية، ويتم إصدار الفاتورة وفقًا لما يلي:
- استخدم برنامج إنشاء الفواتير المحاسبي من باي سمارت.
- انتقل إلى قسم المبيعات الموجود عبر البرنامج.
- اضغط على زر إنشاء الفاتورة، وستظهر أمامك البيانات المطلوبة للفاتورة.
- ضع البيانات في الحقول المخصصة لها، ثم احفظها.
- تُرسل الفاتورة إلى العميل للسداد والتحصيل من خلال تكامل البرنامج مع البريد الإلكتروني.
- بعد إنشاء الفاتورة قم بإرسالها إلى منصة الفواتير الأإلكترونية.
اقرأ المزيد: طريقة تسجيل فاتورة الكترونية.
افضل برنامج فواتير الكترونية للصيدليات
يعتبر برنامج باي سمارت أفضل برنامج لإصدار الفاتورة الالكترونية للصيدليات حيث أن البرامج المحاسبية هي أساس استخراج الفواتير وتغيير شكلها بما يتناسب مع متطلبات الشركة، ويعتمد استخدامها على المميزات التي تقدمها للعملاء والتي تجعل إصدار الفواتير ومتابعة تسديد الضرائب أسهل.
- يتيح برنامج باي سمارت تصميم الفواتير الإلكترونية بالنظام الذي تُفضله والمُتماشي مع الصيدلية الخاصة بك.
- ينظم الأعمال الإدارية الخاصة بالصيدلية ويتيح الوصول إلى التقارير المالية والفواتير في أسرع وقت ممكن.
- متوافق ومتكامل مع البرامج الأخرى التي تستخدمها مثل البريد الإلكتروني وبرنامج الإكسل وبرنامج نقاط البيع.
- سهل الاستخدام وله واجهة مستخدم واضحة.
- لديهم أفضل فريق دعم فني لمتابعة الأعمال والرد على الاستفسارات.
- أفضل سعر لبرنامج محاسبي لإصدار الفاتورة الإلكترونية.
- يحتفظ بالنسخ السحابية للفواتير الإلكترونية للمدة التي تحتاجها.
- يعرض تفاصيل التقارير المالية عن البيع والشراء ويدير المخزون.
- توفير الحماية والأمان لبيانات العملاء والمعلومات الخاصة بالموردين.
محظورات يجب تجنبها عند إصدار الفواتير الإلكترونية للصيدليات
يعد إصدار الفاتورة الالكترونية للصيدليات من الأمور التي تعتمد على خطوات محددة، لكن بالطبع هناك بعض المحظورات التي يجب الابتعاد عنها حتى لا تعتبر الفاتورة لاغية، أو توقعك في مشكلات أنت في غنى عنها، وبمعرفتك بتلك المحظورات ستتمكن من تجنبها وهي:
- تأخير استخراج التوقيع الإلكتروني إلا بعد فتح ملف رقمي عبر مصلحة الضرائب، وهو ما يمكن تنفيذه قبل خطوة الملف.
- تدوين أسعار خاطئة للأدوية بالفاتورة الإلكترونية أو استخدام وصف خاطئ للمنتج وغير دقيق.
- عدم تطابق الكميات الخاصة بالأدوية الموجودة في الفاتورة الإلكترونية بالمُباعة في الحقيقة.
- تجاهل استخراج الفواتير الإلكترونية والتهرب من وضعها على النظام.
- كتابة بيانات العميل بشكل خاطئ أو عدم تسليمه النسخة الخاصة به.
- تعديل البيانات واستخدام بيانات وهمية تخالف القانون واللوائح.
- عدم الاحتفاظ بالنسخ الاحتياطية الخاصة بالفواتير، والتي يجب أن يتم حفظها سحابيًا لمدة خمس سنوات.
شكل الفاتورة الإلكترونية للصيدليات
لا يوجد شكل محدد لـ الفاتورة الالكترونية للصيدليات فيمكن لكل مؤسسة أن تختار التصميم والشكل المناسب لهويتها وللعلامة التجارية الخاصة بها، ولكن عند الانضمام إلى المنصة الإلكترونية يمكن الاعتماد على الشكل النمطي للفاتورة والذي يحتوي على كافة البيانات المطلوبة، خاصة إذا كان عدد الفواتير التي تصدرها أقل من 200 فاتورة.
يجب أن تحتوي الفاتورة على اسم الشركة وكافة المعلومات المتعلقة بها، مع وصف الأدوية المدرجة وتوضيح طرق الدفع، وطرق الاستبدال والاسترجاع وبيانات العملاء كاملة.
عقوبة عدم التسجيل في الفاتورة الالكترونية للصيدليات
يُعاقب القانون على عدم التسجيل في الفاتورة الالكترونية للصيدليات بعدة طرق، وذلك لردع الأشخاص المتهربين من التسجيل في الفوترة الإلكتروني ويحاولون التهرب الضريبي، لذلك يجب أن تتبع كافة الخطوات الصحيحة لاستخراج الفاتورة وتجنب العقوبات المقررة وفقًا لمواد القانون المصري الصادرة بهذا الشأن.
على كل من يخالف النص القانوني رقم 37 من قانون الإجراءات الضريبية دفع غرامة إلزامية تتراوح ما بين 20 ألف إلى 100 ألف جنيه مصري وذلك في حالة عدم الالتزام بالبيانات المطلوبة من رقم تسلسلي وتاريخ محرر، وعدم استخراج الفاتورة بالصورة الصحيحة وعدم تسليمها إلى العميل مع الاحتفاظ بنسخة منها مع صاحب العمل.
خاتمة
تعتبر الفاتورة الالكترونية للصيدليات نقلة مميزة في عالم تسديد الفواتير والعناية بما يترتب عليها من تسجيل في السجلات الضريبية وتسديد الضرائب سواء كانت ضريبة قيمة مضافة أو غيرها، وبالتالي يحتاج كل صيدلي غلى التعرف على تفاصيل العمل بها وكيفية إعدادها من خلال برنامج المحاسبة والفواتير، وما يجب عليه تجنبه خلال التعامل معها، حتى يتجنب التعرض للمساءلة القانونية.