كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات │3 خطوات بسيطة لعمل فاتورتك مع باي سمارت

كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات
عناصر المقالة

لن تعاني من الفواتير الورقية المتراكمة ولن تبحث عن مكان لإخفائها بعد الآن، لأنك بتعلُم خطوات كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات ستحصل على مُساعد سحري لحل كل مشكلاتك القائمة على الأخطاء البشرية، وستمنح أعمالك السرعة والدقة والشفافية مهما تعددت فروعها، مع برنامج باي سمارت لن تضطر إلى متابعة الأعمال وإضاعة الكثير من الوقت في الوصول إلى الوثائق واتخاذ القرارات المناسبة، مع الالتزام بكافة القوانين المتعلقة بمصلحة الضرائب ووزارة المالية المصرية.

أهمية الفاتورة الكترونية للمقاولات

 

أهمية الفاتورة الكترونية للمقاولات

تلتزم شركات المقاولات والعقارات التي تعمل مع الجهات الحكومية بالتسجيل في منظومة الفواتير الإلكترونية وذلك كبديل الفواتير الورقية التي تتسبب في الكثير من الأخطاء التوريدية عند إنهاء الأعمال أو تصفية الحسابات، وعلى الرغم من عدم تمكن البعض من الاشتراك في الفواتير الإلكترونية إلا أنها لا زالت أفضل حالة لتيسير الأعمال لأصحاب أعمال المقاولة، ومن أهميتها:

  1. يمنع عمل فاتورة الكترونية للمقاولات التلاعب في الأوراق الرسمية والفواتير الخاصة بك.
  2. تسهيل عملية إصدار التقارير الضريبية للمؤسسة نظرًا لكثرة أعمال التوريد بها.
  3. عدم تخزين الكثير من الأوراق القابلة للتلف انتظارًا للحصول على الفحص الضريبي.
  4. إتمام الفحص الضريبي في خطوات أقل وبموظفين أقل.
  5. إمكاني التواصل مع مصلحة الضرائب إلكترونيًا أيضًا.
  6. تقليل العمل الملقى على موظفي الحسابات في الشركة.
  7. إذا كنت صاحب العمل فلن تضطر إلى متابعة الأعمال لساعات طويلة.
  8. تسهيل الوصول إلى الأخطاء الحسابية على الرغم من قلتها أو عدم وجودها وذلك مقارنة بالنظام البشري القديم.
  9. إمكانية وضع توقيعك الإلكتروني على الأوراق.
  10. توحيد شكل الفاتورة للصناعات المختلفة.
  11. تحقيق العدالة في رصد قيمة الضرائب في كافة المؤسسات كما تكفل حقوق أصحاب أعمال المقاولات.
  12. من خلالها لن تقع تحت سطوة الشركات الوهمية.

سارع الآن للحصول على كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات من خلال باي سمارت للحصول على كل تلك الفوائد مع سرعة التسجيل وتوفير الجهد والمال.

كيفية التعامل مع الفاتورة الإلكترونية للمقاولات

للحصول على الفاتورة الإلكترونية يجب أن تلتزم ببعض الخطوات التي توصلك إليها، ويجب أن يكون الممول أو المفوض على معرفة تامة بكيفية التعامل معها بداية من كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات وصولًا إلى خطوة استخدام الفاتورة في الأمور المطلوبة منها، وذلك من خلال الخطوات التالية:

  • التأكد من إتمام التسجيل في المنظومة الخاصة بالفاتورة الإلكترونية وإتمام كافة الشروط المتعلقة بذلك.
  • الالتزام بإدخال البيانات الصحيحة المُتعلقة بصاحب العمل أو المفوض.
  • توفير المعلومات حول الضرائب والقيمة المُضافة.
  • استخراج التوقيع الإلكتروني والتأكد من الموافقة عليه.
  • إصدار فاتورة مقاولات وإرسالها إلى العميل.
  • تخزين الفاتورة من خلال نظام العمل لديك للرجوع إليها في الوقت المطلوب.

الفاتورة الالكترونية للمستخلصات

تعتبر الفاتورة الإلكترونية للمستخلصات من أهم النسخ الإلكترونية التي تُستخدم في مشروعات المقاولات، حيث تعتبر أفضل بديل عن الفواتير الورقية، وتحدد أعمال المقاولات في فترة زمنية محددة مع تعيين القيمة المالية المستحقة لصاحب الشركة، ومن مزاياها:

  • التتبع الدقيق لحالة كل مستخلص وتاريخ التعامل معه.
  • إعداد المستخلصات وإرسالها بدون أخطاء.
  • التخزين الآمن للمستخلصات وسهولة مراجعتها وتضمين بياناتها في التقارير المالية في أي وقت.
  • تُساعد الفواتير الإلكترونية للمستخلصات في الالتزام بالقوانين الضريبية والمالية المفروضة وعدم التعرض لأي مشكلة.

ضوابط التعامل مع الفاتورة الالكترونية للمقاولات

للتعامل مع الفاتورة الإلكترونية في أعمال المقاولات سيتطلب منك الأمر بعض الضوابط، حتى لا تتعرض لأي أخطاء ممكنة في المستقبل أو حدوث تشتت خلال العمل على التوريدات المختلفة أو فروع مؤسستك المتعددة، لذلك انتبه لما يلي عند التعامل من خلالها:

  • تأكد من صحة كافة البيانات المرفقة بالفاتورة الإلكترونية قبل إرسالها، حتى لا تضطر إلى الحذف والتعديل.
  • استخرج شهادة بالختم الإلكتروني مع نظام التكويد GS1 أو EGS.
  • إذا واجهتك أي مشكلة لا تتردد في اللجوء إلى الدعم الفني لحلها، قبل أن تضيع وقتك وجهدك.
  • تأكد من توفير البرنامج الذي تتعامل معه نسخة احتياطية سحابية من الفواتير.
  • اعمل على التحديث المستمر للأنظمة الإلكترونية بما يتناسب مع طبيعة عملك.
  • تأكد من تكامل الفاتورة مع منظومة العمل والبرامج المحاسبية.
  • يجب أن يلتزم الممولين باستخدام طريقة إصدار فاتورة إلكترونية في نشاط المقاولات بخاصية التسجيل الذاتي.

ما البيانات المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية للمقاولات

 

ما البيانات المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية للمقاولات

إذا كنت تتساءل عن كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات فيجب أن تكون مستعدًا لجمع البيانات التي تفيدك في عملية التسجيل والتي ستُطلب منك وفقًا للإجراءات القانونية المُتبعة وتتميز بالبساطة أيضًا، وإليك أهم تلك البيانات المستخدمة لإعداد فاتورتك الإلكترونية على الفور:

  1. إعداد نسخ من أصول الأوراق المطلوبة لإتمام الفاتورة الالكترونية لشركات.
  2. وضع رقم تسجيل الشركة.
  3. اسم المفوض باللغتين العربية والإنجليزية.
  4. الرقم القومي الأصلي للمفوض ونسخة عنه.
  5. اذكر رقم المفوض لإتمام عملية كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات من خلال المنظومة في حالة وجوده.
  6. البريد الإلكتروني للمفوض في حالة غياب صاحب الشركة.
  7. البريد الإلكتروني للشركة.

كيفية إعداد فاتورة مقاولات

يمكنك إعداد فاتورة المقاولات بخطوات متتالية بداية من تجهيز الأوراق المطلوبة وتضمينها البيانات السابق ذكرها إلى اتخاذ خطوات التسجيل، وكل ذلك للحصول على فاتورة إلكترونية مصدق عليها من قبل مصلحة الضرائب ووزارة المالية المصرية، وإليك أهم الخطوات التي عليك تتبعها تفصيليًا:

أولًا، الخطوات المطلوبة للحصول على موعد إنشاء حساب رقمي

  1. توجه إلى المأمورية التي تتبعها كصاحب الشركة أو التابع لها المفوض عنك للبدء في عمل فاتورة الكترونية للمقاولات.
  2. يحصل المفوض على الاعتماد من شركته عن طريق الحصول على التوقيع البنكي، أو بتقديم التوكيل المفوض به من الممول.
  3. يجب أن يحصل الممول على صورة من التفويض بعد التصديق عليها بختم المأمورية.
  4. إرسال بريدًا إلكترونيًا إلى المأمورية به صورة التفويض المختوم سابقًا ونسخة من بطاقة التسجيل الضريبي والرقم القومي للمفوض.

ثانيًا، تسجيل الفاتورة الإلكترونية بموقع الضرائب

بعد الحصول على إيميل يفيد بتسجيلك لدى مصلحة الضرائب مع موعد التسجيل، ستتم عملية التسجيل كاملة من خلال التوجه إلى المأمورية التي تتبعها مرة أخرى لتسليمهم أصول المستندات المطلوبة، والتي تتعرض إلى الفحص والتدقيق ثم انتظر يومين للحصول على حسابك الرقمي.

اقرأ ايضا: طريقة تسجيل فاتورة الكترونية في مصر.

ثالثًا، التوقيع الإلكتروني

خلال إتمامك كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات يجب ان يكون لديك توقيعًا إلكترونيًا للتوقيع من خلاله على مختلف أنواع الفواتير، ويتم الموافقة على هذا التوقيع باعتباره إشارة إلى هويتك لدى منظمة الفاتورة الإلكترونية، حيث لا يتم الاعتراف بأي مستند غير موقع منك لدى المصلحة، ويجب أن تعد الأوراق التالية للحصول عليه:

  • نسخة من البطاقة الضريبية.
  • نسخة من السجل التجاري الرسمي.
  • نسخة من صحيفة الاستثمار.
  • نسخة لإثباتات هويتك.

يتم منح الأوراق التالية إلى أي من الشركتين المختصتين بالتصديق على التوقيع الخاص بك، وهما مصر المقاصة للقيد المركزي والشركة المصرية لخدمات التوقيع إلكترونيًا.

رابعًا، ربط الأجهزة

ستحتاج في تلك المرحلة من عمل فاتورة الكترونية للمقاولات إلى ما يعرف بإتمام عملية التكامل مع مصلحة الضرائب المصرية، حيث لا يمكن للجهاز الخاص بك التعامل مع الفاتورة الإلكترونية بدون امتلاكه التقنيات المناسبة لتسهيل إدخال البيانات ومراجعة الفواتير والفحوصات الضريبية، وسوف تحتاج إلى شهادة UAT/PreProd مع التسجيل من خلال الرابط التالي:

https://sdk.preprod.invoicing.eta.gov.eg/

كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات

يمكنك الآن تعلم كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات 

بكل سهولة من خلال الخطوات الاستكمالية للمراحل الأربعة السابقة، وذلك عن طريق استكمال عملية تسجيل الحساب الخاص وإتمام تكويد المنتجات وذلك من خلال موقع المنظومة الإلكترونية للفواتير الذي يتيح إضافتك له وإرسال الفواتير من خلاله وذلك عن طريق:

1. تسجيل الحساب الخاص بالمؤسسة

في هذه المرحلة من كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات يجب أن تُنشىء الحساب الرقمي الخاص بك عبر المنظومة الإلكترونية والذي سيُمكنك من التعامل مع المفوضين وتوجيههم، كما يتيح إضافة أكثر من مفوض للحساب الواحد، وذلك من خلال تحضير الاسم الأول والأخير والرقم القومي والبريد الإلكتروني.

2. استلام دعوة مصلحة الضرائب

انتظر استلام دعوة مصلحة الضرائب بعد تسجيل الحساب من خلال البريد الإلكتروني الذي سجلت به، وفي هذه الحالة ادخل على الرابط واستكمل البيانات المطلوبة بما في ذلك رقم هاتف يعمل لاستلام رمز الـ OTP من خلاله لتأكيد التسجيل.

3. التكويد

خلال إتمام عملية كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات قم بشراء رمز التكويد المطلوب للمنتجات من خلال موقع GS1 وتأكد من إضافة البيانات الخاصة بالمنتجات لاستكمال وصولها إلى مصلحة الضرائب، والتي يتم مشاركتها معها من خلال الموقع في غضون 24 ساعة، وبعد الحصول على الموافقة تكون قد انتهيت من خطوات تسجيل الفاتورة الإلكترونية بمشتملاتها.

افضل برنامج فواتير الكترونية للمقاولات

يعتبر برنامج باي سمارت من أفضل برامج الفواتير الإلكترونية التي يمكنك العمل من خلالها على إصدار الفواتير واستخدامها بالصورة المطلوبة، مما يوفر عليك الكثير من الجهد والوقت المبذول في العمل، كما يعمل بنظام الـ ERP المعروف بقدرته على ربط الأعمال وتسهيلها مهما بلغت درجات تعقيدها، ومن مزاياه الأخرى:

  • بعد تتبع خطوات كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات يتيح لك البرنامج جمع إدارات شركة المقاولات المختلفة سويًا.
  • تسهيل ترتيب الملفات والفواتير المُتدفقة، ووضعها في القوائم المُناسبة لها.
  • التحكم في  بنود النفقات والإيرادات والتعامل معها بشكل احترافي.
  • الشمولية والمرونة للأعمال المتصلة والمُعقدة المتعلقة ببيانات المقاولات المالية.
  • يساعد على تسجيل الفواتير الخاصة بالمُناقصات، وإدارة المشتريات ومراقبة المخزون.
  •  يسهل مراجعة واعتماد المستندات واستخراج التقارير المالية لاستكمال التقارير الضريبية.
  • توفير مجموعة من أفضل الباقات المُستخدمة والمناسبة لكل العملاء.

تواصل الآن مع باي سمارت واحصل على إدارة كاملة لفواتيرك الإلكترونية مع الاستفادة من المزايا الأخرى التي توفر رؤية شاملة لعملك بمنتهى الكفاءة والشفافية، مما يؤدي إلى اتخاذ القرارات القائمة على بيانات صحيحة.

محظورات يجب تجنبها عند إصدار الفواتير الإلكترونية للمقاولات

لا تقع في المحظورات التي يقع بها الكثيرين عند تنفيذ خطوات عمل فاتورة الكترونية للمقاولات لتجنب المشكلات القانونية فبعض تلك الأخطاء يقع بها أصحاب الأعمال عن جهل، لذلك تعرف عليها وعلى طرق تجنبها واظفر بالراحة والعمل وفق القواعد القانونية الموضوعة حتى وإن كنت متعجلًا، ومنها:

تأجيل إرسال الفاتورة

بعد أن يتمم البعض طريقة عمل فاتورة الكترونية للمقاولات يطمئن لعدم وجود مشكلة بعد الآن ولا يرسلون الفواتير على الفور للعملاء لتوريد المال من جهتهم، وهو ما يؤدي إلى تعطل التحصيل وتراكم الفواتير، لذلك عليك تقديم الفاتورة بشكل سريع للحصول عليها مُسددة وإضافتها إلى ملفاتك بدون أخطاء.

تجاهل تاريخ الاستحقاق والسداد

ضع شروط الدفع التي تختارها وتاريخ الاستحقاق الذي يجب على العملاء الالتزام به، ويسهل ذلك عمليات التذكير والمطالبة بسداد الفواتير، لذلك لا تستخدم الجمل الواسعة الاستخدام مثل في أقرب وقت أو على وجه السرعة وضع تاريخًا محددًا مع توصيف المنتجات أو الخدمات التي تقدمها بالتفصيل لتوفر كافة المعلومات لدى الطرف الآخر.

العمل من خلال مفوض واحد

يعتقد البعض أن نظام عمل فاتورة الكترونية للمقاولات لا يعمل سوى من خلال مفوض واحد فقط عبر المنظومة الإلكترونية، لكن على العكس تمامًا، فهناك فرصة لإتاحة مُشاركة أكثر من مفوض للحساب الواحد، وذلك عن طريق دعوات البريد الإلكتروني لإكمال المفوض الثاني عمل الأول وإثبات تسجيله لدى بوابة المنظومة.

عدم تعديل الفواتير الحاملة للأخطاء

يظن بعض أصحاب الشركات أنه بمجرد تسجيل الفواتير وإرسالها إلكترونيًا فلا يحق للفرد التعديل عليها، لكن على العكس يمكنك من خلال خطوات عمل فاتورة الكترونية للمقاولات التعديل من حيث الإضافة أو الحذف للمعلومات والبيانات المُضافة على الوثيقة، أو إلغاء الفاتورة الخاطئة بالكامل وإضافة أخرى، مع الالتزام بالوقت المحدد لذلك.

إدخال الرقم القومي عند البيع للأفراد

إن الهدف من استخدام الفاتورة الإلكترونية هو التسهيل في التعاملات، لذلك لا يتم طلب الرقم القومي من العميل وإرفاقه بالفاتورة إلا بعد تعدي القيمة الخاصة بها الـ 50 ألف جنيه، وذلك أيضًا في حالة الفاتورة الواحدة، فإن كانت الفواتير متعددة وتقل قيمتها عن القيمة المالية المذكورة، لم يكن إلزاميًا عليك إدخال رقمه القومي.

 

شكل الفاتورة الإلكترونية للمقاولات

تأتي الفاتورة الإلكترونية للمقاولات بشكل محدد، على أن تكون حاملة لبعض البيانات التي يوضحها نموذج الفاتورة، ومن خلالها يمكن لمصلحة الضرائب التعرف على بيانات النفقات والمدفوعات والإيرادات لتقييم الحالة الضريبية وعمل التقرير الصحيح بعد عمل، ومن هذه البيانات المتوفرة عبر النظام السحابي:

  • اسم الشركة.
  • رقم تسجيل الشركة الضريبي.
  • اسم العميل.
  • عنوان العميل.
  • رقم الفاتورة التسلسلي.
  • تاريخ إصدار الفاتورة.
  • قائمة بالخدمات التي تقدمها المؤسسة.
  • الأسعار وكمية المنتجات.
  • النسبة الموضوعة للضريبة.
  • المبلغ الإجمالي قبل وبعد حساب نسبة الضرائب.
  • طرق الدفع المختلفة.

احصل على الشكل الصحيح من الفاتورة الإلكترونية بتعلم كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات ثم التعاقد مع البرنامج المحاسبي المناسب لإدارة أعمالك من خلالها.

خاتمة

بعد أن تعرفت على كيفية عمل فاتورة الكترونية للمقاولات يجب أن تعلم أنه يمكنك إلغائها أو التعديل عليها بعد إثبات تسجيلك بالمنظومة، لذلك هي الخدمة المثالية لتسهيل تسجيل أعمالك دوم أخطاء، أو تدارك تلك الأخطاء على الفور، مع القدرة على عمل الفواتير الخاصة بالمستخلصات وترتيب القوائم المالية الخاصة بالموردين وغيرها من الأعمال.

احصل على خدمات باي سمارت كأفضل برنامج محاسبي لإصدار الفواتير الإلكترونية المخصصة لعملك والتي تُناسب احتياجاتك وتأتي وفقًا لاختياراتك.

الأسئلة الشائعة

هل سيتم تغيير شكل الفاتورة التى تتعامل بها الشركة

لن يتم تغيير شكل الفاتورة التي تتعامل بها الشركة بعد قيامك بخطوات عمل فاتورة الكترونية للمقاولات وذلك بفضل نظام تخطيط الموارد الذي يعتمد على نقل البيانات المطلوبة من مصلحة الضرائب فقط إلى منظومة الفاتورة الإلكترونية دون الحاجة إلى شكل الفاتورة.

هل الانضمام لمنظومة الفاتورة الالكترونية إلزامياً

يعتبر الانضمام لمنظومة الفاتورة الإلكترونية من الأمور الإلزامية لبعض المؤسسات ولا تلتزم بها مؤسسات أخرى، فالكيانات الفردية التي تتعامل مع المستهلك مباشرة لا يمكن اعتبارها من المؤسسات المٌلزمة بالفاتورة الإلكترونية، أما الشركات التي تتعامل مع شركات أخرى يكون الأمر إلزاميًا لها.

شارك هذه المقالة

Facebook
Twitter
LinkedIn

احدث المقالات 

طريقة تسجيل فاتورة الكترونية في مصر: 8 خطوات وشروط أساسية للشركات

طريقة تسجيل فاتورة الكترونية في مصر: 8 خطوات وشروط أساسية للشركات

تعتبر طريقة تسجيل فاتورة الكترونية من أهم الخطوات التي يجب…

افضل برنامج فواتير الكترونية للشركات في 2025 | توفير الوقت والجهد

افضل برنامج فواتير الكترونية للشركات في 2025 | توفير الوقت والجهد

يقدم برنامج باي سمارت الذي يعتبر افضل برنامج فواتير الكترونية…

دليل الحسابات الموحد

دليل الحسابات الموحد

دليل الحسابات الموحد هو قائمة تحتوي على اسماء وارقام الحسابات…