ساهمت الفاتورة الإلكترونية في الفترة الأخيرة في تحسين عمليات سداد الضرائب وتحسين عالم التجارة، إلا أن مشاكل الفاتورة الإلكترونية بدأت تظهر على السطح أيضًا كآثار جانبية لاستخدامها سواء لحداثتها أو لوجود بعض السقطات التي تحدث خلال التعامل من خلالها، ولذلك تعمل العديد من البرامج المتخصصة في تنفيذ تلك الفاتورة على تطوير جوانبها للتصدي إلى تلك العقبات وتخطبها دون التأثير على مجمل الأعمال الخاصة بالشركة أو المؤسسة التابعة لها، لذلك يجب اختيار أفضل برنامج محاسبة موثوق به.
كيف أعرف أن الفاتورة الإلكترونية صحيحة؟
للتأكد من صحة الفاتورة الإلكترونية يجب أن تعرف بعض العوامل التي تُشير إلى ذلك والتي تؤكد أنه تم استصدارها من الجهات المختصة بالفعل ويمكنك التعامل من خلالها، ويتم ذلك من خلال المؤشرات الواضحة على شكل الفاتورة وبعض تفاصيلها ومنها:
صحة البيانات
يجب أن تحتوي الفاتورة على البيانات الضريبية الخاصة بالبائع مثل رقم ضريبة القيمة المضافة ومطابقته بالمُسجل باسم البائع عبر موقع مصلحة الضرائب، ثم الانتقال إلى بيانات المشتري مثل الاسم والعنوان ورقم السجل الضريبي إن كان موردًا، ويجب أن تحتوي الفاتورة أيضًا على بيانات خاصة مثل الرقم التسلسلي ووصف الخدمة المُقدمة وتاريخ استخلاصها.
التوقيع الرقمي للفاتورة
تعتبر الفاتورة الإلكترونية من المستندات التي يتم إثبات صحتها من خلال التوقيع الرقمي عليها، وهو التوقيع الذي تُصدق عليه مصلحة الضرائب ويكون خاص بمن أصدر الفاتورة ومصدقًا عليه، وهناك بعض البرامج والتطبيقات التي تتيح لك التأكد من صحة التوقيع الظاهر على الفاتورة لتجنب عمليات الغش.
الاستعلام عن الفاتورة
تعرض بوابة مصلحة الضرائب المصرية الإلكترونية ميزة الاستعلام عن الفاتورة من خلالها ولكن يجب أن يكون موضحًا بها رقم ضريبة القيمة المضافة ورقم الفاتورة، ويمكنك استخدام تطبيق مصلحة الضرائب عبر الهاتف مباشرة والوصول إلى خدمة الاستعلام بإدخال الرقمين، وظهور الفاتورة التي تريدها.
يمكنك أن تعرف المزيد عن أهمية ضريبة القيمة المضافة مصر وكيفية تطبيقها.
هل يمكن تعديل الفاتورة الإلكترونية بعد إصدارها؟
يُسمح لك بتعديل الفاتورة الإلكترونية أو حتى حذفها بشكل كامل وإصدار غيرها في حالة وجود مشاكل الفاتورة الإلكترونية التي تُعيق صحتها أو تحمل بيانات غير صحيحة بها، على أن يتم ذلك في الوقت المحدد، ويتم إخبار المشتري بإلغاء الفاتورة والسبب وراء ذلك.
- يُسمح للبائع بتعديل الفاتورة الإلكترونية اختيار خصم أو إضافة بيانات، وبالتالي يحق له التعديل على المبلغ أو إضافة قيمة جديدة.
- في حالة طلب إلغاء الفاتورة يجب أن يوافق المشتري على طلب الإلغاء بعد إخباره من خلال وصول إشعار العملية إليه.
- تتم عملية التعديل والإلغاء بسبب وجود أخطاء في البيانات المذكورة أو تغير في العقد بين الطرفين، أو استبدال أو إرجاع المنتجات.
يمكنك التعرف على طريقة التسجيل في فاتورة الكترونية في مصر، لمساعدتك في إصدار الفاتورة بأفضل طريقة.
مشاكل الفاتورة الإلكترونية
تعتبر مشاكل الفاتورة الإلكترونية من الأشياء التي يمكن أن تواجهك في الكثير من المعاملات اليومية، والتي تظهر على شكل تحديات يجب أن تكون على استعداد لتخطيها لضمان صحة وفعالية الفاتورة الإلكترونية الخاصة بك، لذلك إليك بعض تلك المشكلات وكيفية التغلب عليها:
- عدم توافق الأنظمة
- الأخطاء في إدخال البيانات
- الأمان وحماية البيانات
- صعوبة في فهم الأنظمة
- التكلفة العالية للتنفيذ
- مشاكل الإتصال بالإنترنت
- عدم التوافق مع القوانين المحلية
- فقدان الوثائق الإلكترونية
- مشاكل تقنية غير متوقعة
- مقاومة العملاء
1. عدم توافق الأنظمة
يجد البعض صعوبة في تكامل الأنظمة التي يعمل من خلالها مع نظام الفاتورة الإلكترونية وذلك بسبب ضعف برنامج المحاسبية الذي يستخدمه أو عدم توافقه مع برامج إدارة العلاقات والموارد في المؤسسة، لذلك قبل اختيار العمل من خلال نظام الفوترة الإلكترونية يجب أن تضمن أن البرنامج الذي اخترته يشمل تضمينها وتوافقها مع بقية أنظمة العمل، وخاصة نظام الـ ERP، ومن أسباب عدم التوافق هذا ما يلي:
- استخدام بيانات مُخزنة بصيغة تختلف عن تلك التي تُقبل لدى منظومة الفاتورة الإلكترونية.
- اختلاف بنية المعلومات المُسجلة عن المطلوبة للانضمام إلى المنظومة.
- عدم إتمام العمليات من الشركة بصورة صحيحة تتناسب مع النظام.
2. الأخطاء في إدخال البيانات
تعتمد طريقة إدخال البيانات إلى الفاتورة على العنصر البشري والذي يمكن أن يخطئ في ذلك، لذا يجب التعامل مع تلك المشكلة التي تعتبر من المشاكل الشائعة الفاتورة الإلكترونية بحذر من البداية، من خلال الدقة والتركيز في إدخال البيانات، أو اللجوء إلى البرامج الإلكترونية والمحاسبية الجديدة مثل باي سمارت للتعامل مع البيانات بدقة وتقليل الأخطاء.
تحدث الأخطاء المتعلقة بإدخال البيانات بالنسبة إلى مشاكل الفاتورة الإلكترونية بسبب العوامل البشرية الطبيعية أو عدم فهم البيانات التي يتم إدخالها من قبل الموظف لعدم خبرته، وهناك كذلك التعقيدات الناتجة عن صعوبة نظام الفواتير الإلكترونية وتعدد البيانات المطلوبة، أو ضيق الوقت المسموح به، ومع السرعة يحدث الخطأ.
3. الأمان وحماية البيانات
تتعرض الفواتير الإلكترونية إلى الاختراق في بعض الأحيان للوصول إلى البيانات المهمة المتعلقة بالعملاء أو الموردين لذلك يجب حل مشكلة الفاتورة الإلكترونية بأن توفر لهم الحماية من التعدي، وذلك باستخدام برامج الفوترة التي توفر التكنولوجيا المتقدمة وأنظمة البرمجة التي تسمح بتخزين بيانات العملاء بأمان.
من التحديات التي تُقابل الفواتير الإلكترونية وتتعلق الأمان ما يلي:
- الهجمات السيبرانية التي تتعرض إليها بعض الأنظمة من قبل سارقي البيانات سواء معلومات شخصية أو مالية.
- من أبرز مشاكل الفاتورة الإلكترونية التعرض للاحتيال من خلال تزوير الفواتير واستخدامها في عمليات غير شرعية.
- فقدان البيانات نتيجة لبعض الأعطال قبل تسجيلها أو الاحتفاظ بها.
4. صعوبة في فهم الأنظمة
من أبرز المشاكل الشائعة الفاتورة الإلكترونية عدم اعتياد الموظفين على استخدام هذا النوع من الفواتير مما يؤدي إلى وقوع بعض الأخطاء، لذلك اختر البرامج التي تتيح عملية تدريب الموظفين على الأنظمة الحديثة وفهمها والتي لا تستغرق وقتًا طويلًا وتتميز بسهولة الاستيعاب لضمان تحقيق هدف السرعة والإنجاز من خلالها، وإليك أسباب صعوبة فهم هذا النظام:
- تميُز النظام الخاص بالفوترة من خلال برنامج الـ ERP بالتعقيد وتعدد الخطوات المطلوبة للتنفيذ.
- استخدام واجهات مستخدم صعبة مما يضطر الموظفين لأخذ الكثير من الوقت لاعتيادها.
- صعوبة اللغة التقنية المستخدمة في نظام الفوترة من مشاكل الفاتورة الإلكترونية لكن يمكنك اختيار برنامجًا بسيطًا لتجاوزها.
- تغيُر المتطلبات الضريبية من فترة للأخرى.
5. التكلفة العالية للتنفيذ
يرى البعض أنه من مشاكل الفاتورة الإلكترونية تكلفتها المرتفعة من خلال التعاقد مع برامج محاسبية تتيح العمل على نظامها، وتدريب الموظفين واستبدال نظام العمل بالكامل خاصة إذا كانت المؤسسة كبيرة، لكن على المدى البعيد أثبتت التجارب الواقعية أن ما تجنيه المؤسسة من أرباح يكون أكثر مما تم إنفاقه خاصة مع تجنب الكثير من خسائر الطرق المعتادة من إدخال البيانات والعمل عليها.
هناك بعض التكاليف التي يمكن أن تتكبدها المؤسسات أيضًا خلال عملية التحول الرقمي ومنها شراء أجهزة جديدة مثل الطابعات والماسح الضوئي، وارتفاع تكلفة تدريب الموظفين كلما كانت المؤسسة أكبر.
6. مشاكل الاتصال بالإنترنت
تعتبر مشكلة الاتصال بالإنترنت من أقل مشاكل الفاتورة الإلكترونية التي يمكن أن تُفكر بالقلق منها، على الرغم من تواجدها إلا أن خدمة الإنترنت أصبحت متوفرة في كل مكان وعلى كافة الأجهزة التي نستخدمها يوميًا، ويمكنك تخصيص خدمة إنترنت سريعة وقوية لضمان إرسال واستقبال الفواتير بشكل أكثر مرونة.
تتسبب مشكلات اتصال الإنترنت في بطء الأداء واستغراق الصفحات لوقت طويل كي تنتهي من التحميل، وهو ما يجعل عملية تسجيل الفواتير أطول من المعتاد، بالإضافة إلى التأخر الذي ينتج عن انقطاع الخدمة بالكامل.
تتطلب عملية التوقيع الإلكتروني شبكة إنترنت أكثر استقرارًا، لذلك الاهتمام بوجود شبكة قوية منذ بداية العمل.
7. عدم التوافق مع القوانين المحلية
لا تتوافق بعض برامج الفاتورة الإلكترونية مع القوانين المحلية التابع لها نظام الفوترة وهي من أهم مشاكل الفاتورة الإلكترونية ، وبالتالي يتم خرق القوانين أو العمل بشكل غير قانوني من خلالها، وهو ما يسبب الكثير من المشكلات للممولين والتي تصل إلى غرامات مالية كبيرة لعدم اكتمال الفاتورة بالشكل المطلوب أو في الموعد المحدد، لذلك يجب الاستعانة ببعض القانونيين لحل تلك المشكلة.
يجب أن تتأكد من أن برنامج الـ ERP الخاص بك معمول به في مصر، ومتوافق مع قوانين مصلحة الضرائب المصرية ولوائحها، وذلك من خلال تجاربه في مصر أو مراجعة القوانين بمساعدة الخبراء الذين يفحصون البرنامج ومهامه وقدراته.
8. فقدان الوثائق الإلكترونية
فقدان الوثائق الإلكترونية من أبرز مشاكل الفاتورة الإلكترونية التي تواجه المستخدمين وذلك بسبب الأعطال الفنية في الأجهزة أو البرامج المختصة بالاحتفاظ بالفواتير أو ما يحدث من خلل في العمل أو الهجمات الإلكترونية التي تستهدف سرقة البيانات من قبل الهاكرز والقرصنة، وهنا يأتي دور البرامج التي تعمل بأنظمة برمجية حديثة على أعلى مستوى من الأمن والسرية.
يمكنك أن تفقد البيانات من خلال العنصر البشري، الذي لم ينتهي عمله باللجوء إلى الرقمنة، لأنه من يضيف البيانات إلى النظام، لذلك لا تنسى كذلك حماية أجهزتك من الفيروسات والبرامج الضارة المتسللة.
9. مشاكل تقنية غير متوقعة
في حالة وقوع مشكلات تقنية يؤثر ذلك على أداء النظام العام للشركة ومن ثم وقوع خلل في إرسال الفواتير الإلكترونية أو تزويدها بالبيانات الصحيحة، وفي هذه الحالة لا بد من توفير دعم فني متميز ومتاح على مدار الساعة للتعامل مع أي مشكلة وتزويدها بأعمال الصيانة اللازمة لها.
تؤدي التحديثات المستمرة للأنظمة إلى وقوع مشكلات في العمل خلال تسجيل الفواتير الإلكترونية، لذلك يجب أن تتم تلك التحديثات في أوقات غير أوقات العمل أو على الأقل في الأوقات الأقل عملًا، أما التعقيدات التقنية الجديدة فيؤدي إلى تنفيذ الموظفين أخطاء تعيق العمل وتتسبب في أبرز مشاكل الفاتورة الإلكترونية .
10. مقاومة العملاء
لم يعترف بعض العملاء حتى الآن بالفاتورة الإلكترونية وهي مشكلة كبيرة تواجه الكثيرين لأن العميل هنا يطالب بالحصول على الفاتورة الورقية التقليدية كشكل أكثر ضمانًا لحقهم، لكن يجب أن توفر فريق خدمة عملاء متكاملة لتيسير فهم نظام الفاتورة على العملاء وتقديم الحوافز للعملاء الذين يلتزمون بالفاتورة الإلكترونية أكثر من غيرهم، ومن أسباب تلك المقاومة:
- عدم وجود وعي تكنولوجي بالمنظومة الإلكترونية من مشاكل الفاتورة الإلكترونية.
- الخوف من تغيير الأوضاع المعتادون عليها.
- يعتقد البعض أن الأمر يحتاج إلى أعباء إدارية متزايدة.
- الخوف من تسريب البيانات أو سرقتها.
- عدم الثقة في الأنظمة الجديدة.
طريقة حل مشاكل الفاتورة الإلكترونية
سيطرت الفواتير الإلكترونية في الآونة الأخيرة على الساحة التجارية لذلك أصبحت المؤسسات والشركات أمام بعض من مشاكل الفاتورة الإلكترونية التي تعتبر تحديًا لها، ومع كثرة المشكلات وظهورها على السطح أصبح من المهم البحث عن أفضل حل لها، والحصول على أقصى استفادة منها كتقنية حديثة متطورة، ومن أبرز تلك الحلول ما يلي:
- اعتماد الشركة على أنظمة الفوترة المتكاملة والتي تتطور مع تطور عملك وهو ما يضمن تماشيها مع أي برامج تستخدمها المؤسسة.
- الاستعانة بخبراء قانونيين لتسهيل إنشاء نظام فوترة وبرنامج محاسبي مُتكامل.
- استخدام أنظمة جديدة جيدة في إدخال البيانات لتجنب الأخطاء البشرية المتكررة.
- التعاون مع برامج الحماية من الهجمات السيبرانية لـ حل مشكلة الفاتورة الإلكترونية المتعلقة بالأمان والخصوصية وتسرب البيانات.
- تدريب الموظفين على الاستخدام الاحترافي لبرامج المحاسبة والفوترة الإلكترونية لحين إتقانها قبل البدء بالعمل من خلالها.
- استخدام واجهات سهلة للبرامج الخاصة بالفوترة لسهولة تنفيذ الفاتورة من خلالها.
افضل برنامج لحل مشاكل فواتير الالكترونية
يعتبر برنامج باي سمارت أفضل برنامج محاسبي لحل مشاكل الفاتورة الإلكترونية حيث يُركز على الكثير من التفاصيل التي تُساهم في تجنب المشكلات الخاصة بها وحلها إن وقعت مثل تدقيق البيانات والسرعة والاحترافية وغيرها من المميزات التي من أبرزها ما يلي:
- التأكد من استكمال البيانات الخاصة بالفاتورة بدقة عالية.
- التحقق من التوقيع الإلكتروني ومدى صحته وهل لا زال العمل به ساريًا للتأكد من أن الجهات الأخرى التي تتعامل معها ليست وهمية.
- تجنُب مشاكل الفاتورة الإلكترونية بل واستخدام شكل الفاتورة في الدعاية والإعلان مثل إضافة روابط مواقع التواصل الاجتماعي الخاصة بالمؤسسة.
- التعامل باحترافية وتوفير سبل الدفع المتعددة مما يزيد من رضا العميل وقدرته على العودة إلى الفاتورة في الوقت الذي يريده.
- توفير أفضل سبل التوافق مع الأنظمة المختلفة والبرامج الأخرى لتيسير استخراج الفاتورة الإلكترونية دون أخطاء.
- يمنح العملاء الثقة والتميز في التعامل مع مصلحة الضرائب المصرية لضمان عدم الإخلال بالقوانين.
- أسهل طرق الانضمام إلى المنظومة دون أي تأثير سلبي على المؤسسة.
- سهولة الوصول إلى الفواتير السابق إعدادها ومراجعتها مع توفير الأرشفة الإلكترونية.
يمكنك قراءة هذا المقال للتعرف على افضل برنامج فواتير الكترونية للشركات، لمساعدتك في اختيار البرنامج المناسب.
ما هو شكل الفاتورة الإلكترونية؟
لا يوجد شكل محدد للفاتورة الإلكترونية فكل شركة يمكنها أن تمتلك شكل الفاتورة الخاصة بها، ولكن بشرط تعدي عدد الفواتير الإلكترونية 200 فاتورة، وذلك عن طريق نظام أو برنامج يحدد الشكل الذي تريده.
في حالة كان عدد الفواتير أقل من 200 فاتورة يجب أن تُصدر الفاتورة من خلال البوابة الإلكترونية لمصلحة الضرائب المصرية، لكن في النهاية يكون الشكل النهائي على ما يعرف بـ “بورتال الضرائب” موحد يحمل البيانات المطلوبة ونسبة الضرائب والكود، ويُسمح لك بطباعة الفاتورة للتعاملات على أرض الواقع.
خاتمة
على الرغم من وجود الكثير من تحديات و مشاكل الفاتورة الإلكترونية إلا أنه يمكنك تجاوز الكثير منها إذا تعاملت مع برنامج المحاسبية الأفضل، والذي ييسر لك التعامل مع تلك الفاتورة من الناحية القانونية ويجنبك الكثير من السقطات قبل أن تحدث، بالإضافة إلى التعامل مع بعض التحديات في حال وقوعها مثل الأخطاء الواردة، حيث يساعد على عدم تجاوز فترة التعديل أو الإلغاء الخاصة بها.
FAQ
كم مدة إلغاء الفاتورة الإلكترونية؟
مدة إلغاء الفاتورة الإلكترونية 3 أيام من تاريخ إصدار الفاتورة عبر المنظومة المخصصة لإصدار الفواتير الإلكترونية وفقًا لقوانين مصلحة الضرائب المصرية، وهي من ضمن التسهيلات التي تُمنح للممولين للتعامل الصحيح مع مشاكل الفاتورة الإلكترونية ، وضمان وصول البيانات الصحيحة والموثوق بها.
كم غرامة عدم إصدار فاتورة الكترونية؟
لا تقل غرامة عدم إصدار فاتورة إلكترونية للممولين الواجب تسجيلهم في المنظومة عن 20 ألف جنيه ولا تزيد عن 100 ألف جنيه، وذلك حسب قانون مصلحة الضرائب المصرية والذي يلزمهم أيضًا بالالتزام بالحد الأدنى للبيانات الواجب توافرها في الفاتورة الإلكترونية.
هل أقدر أغير شكل الفاتورة وأضيف لها تفاصيل زيادة؟
يمكن تغيير شكل الفاتورة الإلكترونية وإضافة التفاصيل لها مع الحفاظ على البيانات الأساسية مثل رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار واسم الشركة والرقم الضريبي، لكن يمكن إضافة وصف المنتجات وشروط الدفع وبيانات التواصل وشعار المؤسسة
وفترة السداد وما إلى ذلك.