تعتبر طريقة تسجيل فاتورة الكترونية من أهم الخطوات التي يجب على الشركات الآن القيام بها، وذلك لتوفير الكثير من الوقت والجهد المبذول دون مقابل على المعاملات اليدوية التي تشتمل على الكثير من الأخطاء البشرية وتؤدي إلى مشكلات كبيرة في تحديد التقارير المالية وتسديد الضرائب، لذلك تسعى الجهات المسؤولة إلى تيسير عملية التسجيل بالاعتماد على بعض الخطوات والإجراءات التي تؤدي إلى إصدار الفاتورة الإلكترونية والتعامل بها مع الارتباط بأفضل برامج نظام الـ ERP لمزيد من السلاسة.
ما هي شروط الفاتورة الإلكترونية؟
حددت وزارة المالية ومصلحة الضرائب المصرية مجموعة من الشروط التي يجب أن تتوافر لاستخراج الفاتورة الإلكترونية، وذلك بعد تحول التعاملات المعتادة إلى أكثر اعتمادًا على التعاملات الإلكترونية التي أصبحت أهم مستند رسمي لحفظ بيانات عمليات البيع والشراء دون التعرض للتمزق أو الضياع كما في الماضي ومن أهم شروطها:
- يجب أن يمتلك صاحب الشركة أو ممولها الراغب في الحصول على نظام فاتورة إلكترونية استخراج شهادة توقيع إلكتروني خاص.
- من شروط طريقة تسجيل فاتورة الكترونية بصورة صحيحة أن يتم الأمر عبر بوابة المنظومة الإلكترونية Portal.
- استخراج كود موحد للبيانات من نظامي GS1، GPC.
- توفير كافة البيانات حول صاحب الطلب والمسؤول عن كيفية التسجيل فى الفاتورة الالكترونية.
- تُرفق البيانات السابق طلبها وهي صفة الفرد كممول وبريده الإلكتروني ورقم بطاقته ورقم هاتفه الخاص بالفاتورة الإلكترونية.
- يجب أن يستوفي طالب الفاتورة كافة الإجراءات المطلوبة منه، ثم التكامل مع مصلحة الضرائب.
تُساعدك افضل برنامج فواتير الكترونية للشركات باي سمارت ببرنامجها المحاسبي للفواتير الإلكترونية على التكامل مع المنظومة والحصول على الاعتماد لإصدار الفواتير لالتزامها بشروط مصلحة الضرائب ووزارة المالية.
الاوراق المطلوبة للتسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية
تتنوع الأوراق المطلوبة لاستخراج الفاتورة الإلكترونية والتي يجب أن تحضرها قبل البدء في الإجراءات، وفقًا إلى خطوات طريقة تسجيل فاتورة الكترونية جديدة، حيث أن كل مرحلة لها أوراقها الخاصة، وتكون المستندات المطلوبة للتسجيل مرورًا بكل مرحلة كالتالي:
1. أوراق الالتحاق بالمنظومة
تُرسل الأوراق المطلوبة من بين خطوات طريقة تسجيل فاتورة الكترونية عن طريق صاحب العمل الذي يريد تسجيل الفاتورة الالكترونية عبر البريد الإلكتروني einvoice@eta.gov.eg وهي كالتالي:
- نسخة من البطاقة الضريبية.
- تأكيد التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- صورة من جواز السفر أو بطاقته الشخصية.
- إذا كان المقدم على الطلب ليس الممول بنفسه، يجب أن يُقدم ما يفيد بتفويضه.
2. أوراق استخراج التوقيع الإلكتروني
كي تتمكن من تنفيذ تسجيل دخول الفاتورة الإلكترونية يجب أن تستخرج التوقيع الإلكتروني الخاص بك، والذي يفيد في منع عمليات التزوير أو استخدام الفواتير لصالح أشخاص غيرك، ويتم استخراجه من بعض الشركات مثل مصر المقاصة بالأوراق التالية:
- نسخة من السجل التجاري للشركة.
- نسخة من البطاقة الضريبية للشركة.
- نسخة من عقد الشركة.
- نسخة من بطاقة إثبات الشخصية.
- كل المستندات الأخرى التي تتعلق بالشركة وأعمالها.
طريقة تسجيل فاتورة الكترونية
تشمل طريقة تسجيل فاتورة الكترونية بعض الخطوات التي يجب على أصحاب الأعمال تنفيذها والتي تتيح الحصول على الفاتورة الإلكترونية المعتمدة والمعترف بالتعامل بها بين المشتري والبائع، وللتسجيل في منظومتها عليك تتبع الخطوات التالية:
- إرسال طلب للالتحاق بالمنظومة بكل المستندات المطلوبة بما في ذلك خطاب التفويض إن وجد.
- ستحصل على موعدًا لاستكمال الملف الرقمي الخاص بك.
- تشتمل طريقة تسجيل فاتورة الكترونية على استخراج ختمًا إلكترونيًا مع تفعيله.
- تسجيل الفاتورة على موقع المنظومة بعد إعداد جهاز الكمبيوتر بتحميل تطبيق UAT/Pre Pord عبر Root CA Certificate file.
- استخراج كود موحد للمنتجات.
- ربط المصلحة ببرنامج نظام ERP حيث تصدر الفواتير من خلاله.
- تسجيل المفوضين في الحساب وهم القائمين على إصدار الفاتورة.
- يتسلم الممول OTP عبر هاتفه لإدخاله وتسجيل فاتورة الكترونية ثم التأكد من كونه مسجلًا بصورة رسمية الآن.
هل المنشآت الفردية ملزمة بالفاتورة الإلكترونية؟
لا تلتزم المنشآت الفردية التي تتعامل مع المستهلك النهائي الذي يحصل على الإيصال الإلكتروني باستخراج فاتورة إلكترونية، ولكن المنشآت الفردية التي تتعامل مع كيانات أكبر ملتزمة بالفاتورة الإلكترونية، يكون عليها بالتالي الانضمام إلى المنظومة.
تبدأ المنشأة هنا بالعمل على تنفيذ طريقة تسجيل فاتورة الكترونية وإصدار الفواتير التي تخص تعاملاتها مع تلك المنشآت الكبرى.
كيف يتم طباعة الفاتورة الإلكترونية؟
تتبع بعض الخطوات البسيطة لطباعة الفاتورة الإلكترونية بنجاح بعد إتمام تسجيلها، وذلك من خلال أهم النقاط الرئيسية البسيطة التي فُرضت لتسهيل الأمور على أصحاب الشركات، ثم إدارة وتوزيع الفاتورة بعد طباعتها، لذلك عليك تتبع ما يأتي من الخطوات بالترتيب كالتالي:
- استخدم نفس طريقة تسجيل فاتورة الكترونية لتسجيل دخولك لمنظومة الفاتورة الإلكترونية.
- انتقل للقائمة الرئيسية واختر قسم المبيعات منها.
- حدد إدارة الفواتير من القائمة، حيث الفواتير المحفوظة والحالية.
- اختر الفاتورة المطلوب طباعتها وذلك من خلال استخدام خاصية البحث بالتواريخ والأرقام التسلسلية.
- اختر زر الطباعة، واضبط الإعدادات الخاصة لتتناسب مع قالب الفاتورة الذي اخترته.
- اختر التنسيق ثم الربط مع الطابعة، وأخيرًا أعط الأمر بالطباعة لتحصل على المستند بين يديك.
ما فائدة الباركود في الفاتورة؟
يوفر البار كود العديد من الفوائد لعمليات الشراء والبيع في الشركات والمؤسسات المختلفة، فلم يعد الأمر ينطوي على الكثير من الأوراق للوصول إلى المعلومات التي تريدها عن المنتجات، ولكن مع التطور التكنولوجي منح الباركود الفاتورة صك التحكم في السرعة والدقة الخاصة بالبيانات، ومن فوائده الأخرى:
- توفير تجربة شراء سهلة للمستهلك فهو جزء أساسي من طريقة تسجيل فاتورة الكترونية ويسهل الوصول إلى تفاصيلها.
- لا يمنح الفرصة لوقوع الأخطاء البشرية، ويمنحك معلومات دقيقة بشكل سريع.
- يوفر الدقة والثقة في تتبع البيانات المالية عن بعد ودون الحاجة إلى اللجوء إلى كل منتج في كل مرة تريد استخراج تقرير.
- يوفر الوقت والجهد خاصة مع الواردات الكثيرة والمخزون المتعدد الذي يتطلب إدارته بشكل خاص.
- يقضي على ارتفاع التكلفة المالية لاستخدام الأوراق.
- يُسهل التعامل مع التطبيقات البنكية، وييسر على العميل دفع ثمن المنتج.
- معترف به قانونيًا كجزء من طريقة تسجيل فاتورة الكترونية.
- يُساعد في الحفاظ على البيئة بسبب عدم إهدار الموارد.
- مُتكامل مع انظمة البرامج المحاسبية لتسهيل تسجيل المنتجات والوصول إليها.
تسجيل الفاتورة الالكترونية للشركات
يجب أن يهتم الممول للشركة بتحضير بعض الأوراق قبل الشروع في تنفيذ طريقة تسجيل فاتورة الكترونية وبعض تلك الأوراق يتعلق به في حالة وجوده أو بالمفوض وهو الشخص الذي يوكله الممول للقيام بإجراءات الفاتورة الإلكترونية باسمه، وإليك بعض الأوراق المطلوبة في الحالتين للتسجيل:
الممول والمفوض
يجب تقديم البطاقة الضريبية الأصل والنسخة منها، مع شهادة تسجيل القيمة المضافة ونسختها لإتمام طريقة تسجيل فاتورة الكترونية وفي حالة وجود المفوض لا بد من استخراج خطاب تفويض من الشركة وإرفاقه بالمستندات الأخرى مع تضمين ما يلي أيضًا:
- رقم تسجيل الشركة.
- سبل التواصل بها من رقم هاتف وبريد إلكتروني.
- تسجيل اسم مدير أو المفوض.
- أرقام البطاقات الشخصية.
النائب المباشر
يجب أن تقوم بالكشف عن التوكيلات إن وجدت في حالة النائب عن الممول بشكل مباشر، على أن يكون هذا التوكيل لا زال ساريًا.
إذا كانت الشركة متعددة الشركاء يجب استخراج تفويضًا بنكيًا مع سجل تجاري حديث لا تزيد مدة استخراجه عن ثلاثة أشهر، والبطاقة الشخصية أو جواز السفر للنائب.
في حالة شركات المقاصة يجب أن يقدم النائب لمصلحة الضرائب بطاقته وكارنيه النقابة غير المنتهي وتصاريح ممارسة المهنة.
تسجيل الفاتورة الالكترونية للافراد
يجب تسجيل الفاتورة الإلكترونية للأفراد من خلال بعض الضوابط المفروضة على كل ممول أو مُكلف باستخراج الفاتورة، وذلك وفقًا لما تحدده وزارة المالية لرصد حركات البيع والشراء عبر النظام الإلكتروني بغرض تنفيذ تقارير ضريبية صحيحة، ومن هذه الضوابط:
- احتفاظ الممول بصورة الفاتورة، أما الأصل فيعود إلى المشتري.
- الترقيم التسلسلي للفواتير مع الحفاظ على سلامتها من التزوير أو الإضافة أو الشطب.
- احتواء الفاتورة على الرقم التسلسلي والتاريخ.
- وجود اسم الممول وعنوانه ورقم التسجيل الخاص به عليها.
- توضيح القيمة المضافة وضريبة الجدول مع الخدمة بالإضافة إلى الفئة الضريبية.
- الالتزام باللائحة التنفيذية للقانون خلال تنفيذ طريقة تسجيل فاتورة الكترونية.
تسجيل الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة
يجب أن يقدم أصحاب المهن الحرة تقريرًا ضريبيًا سنويًا شاملًا كافة الإيرادات والنفقات التي ترتبط بعمله، والتي تنقسم إلى نوعين بناء على قوانين مصلحة الضرائب التي طالبت بتسجيل أصحاب المهن الحرة في نظام الفاتورة الإلكترونية من خلال النوعين التاليين:
- تسجيل الإيرادات الصادرة عن جهات العمل التي تلتزم بالتسجيل لدى مصلحة الضرائب مثل المستشفيات والمحاكم والنقابات.
- أما الإيرادات الأخرى فتابعة إلى أفراد غير ملزمين بفاتورة لتطبيق الخصم والإضافة مثل إيرادات العيادات.
كم تكلفة التسجيل في الفاتورة الإلكترونية
لا توجد أي تكلفة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية فهو نظام بلا رسوم يسمح للمؤسسات والشركات الحصول على النظام الرقمي الجديد من خلال طريقة تسجيل فاتورة الكترونية معتمدة وأيضًا لا توجد رسوم على عملية إرسالها تُحصل من قبل مصلحة الضرائب، ولكن الهدف الأول هو معالجة المعاملات المالية بسهولة.
يعمل نظام الفاتورة الإلكتروني الجديد على تسهيل عملية حساب الضرائب وإعداد التقارير بمساعدة برامج المحاسبة الجديدة، التي تعد التقرير الضريبي وترسله في موعده المحدد.
المهلة المحددة لإرسال الفاتورة الإلكترونية
3 أيام من تاريخ إصدار الفاتورة الإلكترونية هي المدة الممنوحة لك لإرسال الفواتير الإلكترونية عبر المنظومة، وكانت المدة الموضوعة من قبل هي 4 أيام وتم تخفيضها وفقًا إلى تعليمات وزارة المالية وقانون الإجراءات الضريبية رقم 206 لعام 2020، وهناك العديد من الطرق المتوفرة لتسهيل الاشتراك في نظام الفواتير الإلكترونية ومنها:
- زيارة مقرات مراكز الدعم المنتشرة.
- الاتصال على رقم 16395.
- التواصل من خلال البريد الإلكتروني للمنظمة لتنفيذ طريقة تسجيل فاتورة الكترونية بسهولة.
الفرق بين الفاتورة الإلكترونية والإيصال الإلكتروني
هناك بعض الفروق بين الإيصال الإلكتروني والفاتورة الإلكترونية والتي يجب أن تكون على اطلاع عليها لأن الكثيرين لا يعرفون هذا الفرق، والذي يرتبط عادة بالمعاملات التجارية وأشكالها المختلفة والأطراف المُشاركة بها، حيث يعتبر الإيصال الصورة المُبسطة من الفاتورة الإلكترونية كالتالي:
الطرف المُتلقي
الفاتورة الإلكترونية: يتتبع الممول طريقة تسجيل فاتورة الكترونية من أجل إثبات وجود تعاملات بين المؤسسات الحكومية والشركات أو بين الشركات بعضها البعض، وتعتبر جزء لا يتجزأ من عملية البيع أو الشراء لأي من الطرفين، ومن خلالها يتم تسجيل تفاصيل الصفقات التجارية والتأكد من التزام الأفراد بشروطها.
الإيصال الإلكتروني: يعتبر الطرف المتلقي للإيصال الإلكتروني هو المستهلك النهائي للسلعة والذي يقوم بشرائها من متجر أو خلال التعامل مع المطاعم والكافيهات ومتاجر المواد الغذائية والمنزلية ويكون دليلًا على دفعك المال.
الارتباط بالنظام الضريبي
الفاتورة الإلكترونية: تُشكل جزء كبير من الالتزام الضريبي للشركات وتعاملاتها، ويتم عرضها على مصلحة الضرائب لحساب الضريبة التي يجب سدادها وفقًا للمعاملات التجارية التي أجريت.
الإيصال الإلكتروني: يعتبر من أشكال الدفع الإلكتروني أيضًا، لكنه لا يؤثر على العملية الضريبية إذا كان المستهلك لا يمتلك سجلًا ضريبيًا.
الارتباط بأنظمة نقاط البيع
الفاتورة الإلكترونية: تحتاج طريقة تسجيل فاتورة الكترونية إلى الارتباط بأنظمة أكثر تعقيدًا من نظام نقاط البيع مثل نظام الـ ERP لكون معاملاتها تعتمد على التوسع، فتحتاج إلى نظام للحفاظ على إدارة العلاقات مع العملاء والموردين وإدارة المخزون.
الإيصال الإلكتروني: يحتاج الإيصال إلى الارتباط بنظام نقاط البيع POS، لتسهيل معاملات المستهلك.
خاتمة
تحتاج طريقة تسجيل فاتورة الكترونية إلى الالتزام بالعديد من الخطوات المطلوبة للحصول على فاتورة مسجلة ومرتبطة بالنظام الضريبي، لذلك لا تتردد في استكمال أوراقك والانضمام إلى النظام الرقمي الجديد من خلال كثر من التسهيلات التي أصبحت موجودة وبمساعدة الأنظمة المحاسبية الرقمية والمتطورة، التي ستجعل استخدام تلك الفواتير الإلكترونية أسهل لاحقًا.