تقع الكثير من الشركات في فخ الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها التي لا جدوى منها، والتي تتسبب في تراجع مستوى الشركة ووقوع الكثير من المشكلات بها وخاصة القانونية، وهو ما جعل الكثيرين يبحثون عن الحلول العملية والأكثر شفافية لتراكم الأخطاء وعدم وجود حل لها، وذلك من خلال التعاقد مع شركات المحاسبة الخارجية واستخدام برامجها لتجنب المشكلات من الأساس، والعمل على حل الواقع منها بالفعل دون التأثير على سير العمل.
ما هي الأخطاء المحاسبية؟
تعتمد الشركات على الحسابات المالية في الكثير من أعمالها، لذلك فإن الأخطاء التي قد تحدث تؤثر بشكل كبير على أداء الشركة، وتشير الأخطاء المحاسبية إلى الأخطاء التي تقع دون قصد خلال عمل القوائم المالية أو تسجيل القيود مما يؤثر على العمل بصورة سلبية، خاصة إذا لم يتم تدارك الخطأ مبكرًا وحله، وهناك العديد من أنواع تلك الأخطاء التي يجب أن تعرفها لتفاديها في المستقبل.
تحدث الأخطاء المحاسبية للكثير من الأسباب وهي واردة في الكثير من الأعمال، لذلك يجب أن تتعرف على الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها وأفضل الشركات والبرامج المحاسبية التي تعمل على تقليص نسبة الخطأ واكتشافه في وقت مبكر.
أسباب الأخطاء المحاسبية
تقع الأخطاء المحاسبية بشكل متكرر في الكثير من الأعمال، وعندما تبدأ بإدراك وجودها، يكون كل ما تفكر به هو نوع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها ، لكن عليك أولًا التعرف على أسبابها لأنه الباب الأفضل لتجنب وقوعها مرة ثانية ومن أبرز وأشهر تلك الأسباب:
- الأخطاء الناتجة عن العامل البشري والتي تكون بسبب النسيان أو سوء الفهم أو التكرار.
- التعامل مع الأنظمة الحسابية المعقدة التي تتسبب في حدوث الأخطاء.
- ضيق الوقت وطلب إنجاز المهام في وقت غير كاف.
- استخدام موظفين لا يمتلكون قدرات جيدة للتعامل مع العمل المحاسبي مما ينتج عنه أخطاء متكررة.
- الاستناد إلى بيانات غير دقيقة يثبُت خطأها فيما بعد.
تخطَّ الأخطاء المحاسبية وحقق نتائج دقيقة مع برنامج محاسبي متطور يلبي كل احتياجاتك المالية – انضم الآن
ما هي أنواع الأخطاء المحاسبية؟
تتعدد أنواع الأخطاء المحاسبية التي يمكن أن يقع بها الأفراد نتيجة للكثير من الأسباب أيضًا، لذلك يجب أن تتعرف على تلك الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها وذلك لأن تلك الأخطاء لا تتسبب فقط في مشكلات على المستوى العملي، لكن يمكن أن يكون لها أخطار قانونية على مؤسستك، وأنواعها كالتالي:
- أخطاء السهو بإسقاط تسجيل قيد أو ترحيل أرقام إلى دفاتر العمليات.
- أخطاء الكتابة بتدوين أرقام منقولة بشكل غير صحيح.
- أخطاء الجهل وتنتج عن عدم الخبرة والإلمام بقواعد العمل ومصطلحاته.
- أخطاء التكافؤ التي تعوضها أخطاء أخرى.
- أخطاء التكرار من خلال ترحيل العمليات أكثر من مرة أو تدوينها في أكثر من جهة تصب في اتجاه نتيجة واحدة.
اقرأ المزيد: كل ما تحتاج معرفته عن تصميم وإدارة دليل الحسابات الموحد لعام 2025.
خطأ السهو
يحدث خطأ السهو في الكثير من الأحيان نتيجة لعدم التركيز أو التدقيق في المعاملات، ويتم عندما يقوم المحاسب المالي بإغفال نقل العمليات الحسابية إلى الدفاتر اليومية أو نسيان عناصر محددة تؤثر على الحسابات، ويتم اكتشاف الخطأ حينما يبدأ المحاسب في مراجعة الأرقام الدورية، ومن أمثلة حدوثه:
- أخطاء تسجيل الفواتير الخاصة بالمشتريات.
- تسجيل إيرادات بمكان خاطئ.
- نسيان تدوين الرواتب.
موقع حدوث خطأ السهو: يكون بالدفاتر اليومية لتسجيل الحسابات بها أو دفتر الأستاذ العام بسبب ترحيل البيانات الخاطئة، وكذلك بميزان المراجعة.
طريقة تصحيح أخطاء السهو: يتم تصحيح الخطأ من خلال تحديده واستخدام أفضل البرامج المحاسبية المُتقنة لتجنب الأخطاء المُستقبلية.
خطأ التكرار والحذف
يخطئ بعض المحاسبين في تقديم بيانات صحيحة من خلال الحذف أو التكرار ويحدث ذلك خلال ترتيب الأرقام بشكل خاطئ أو كتابة البنود أكثر من مرة ونقل الأرقام بالصورة الخاطئة أو حذفها دون أن يلتفت إلى الواقعة، ولا تحدث الأخطاء في الأرقام الصحيحة فقط، بل تتضمن الأرقام العشرية كذلك، والتي تؤثر على الناتج النهائي.، ومن أمثلته:
- تكرار تسجيل الفواتير أو وضع الرقم أكثر من مرة في مكان واحد.
- حذف قيد تسجيل بند من بنود المصروفات.
موقع حدوث خطأ التكرار والحذف: الدفاتر اليومية ودفتر الأستاذ العام وميزان المراجعة والقوائم المالية.
طريقة تصحيح أخطاء الحذف والتكرار: استخدام برنامج محاسبي يعتمد على الاحتفاظ بسجلات التصحيح التي قام بها لتدارك الأخطاء عند تكرارها، والتركيز في بند المراجعة والتدقيق.
أخطاء التكافؤ
هي الأخطاء التي تعوض بعضها البعض والتي تنتج عن حدوث خطآن في الوقت نفسه وكلا منهما يؤثر على الآخر، فإذا كان الخطآن يحدثان في الوقت ذاته وأحدهما بالزيادة والآخر بالنقصان تتم عملية المحاسبة بصورة دقيقة على الرغم من اختلاف الإدخالات وخطأها.
يمكن حدوث هذا الخطأ في الحسابات المتضادة مثل النفقات والإيرادات أو حسابات الدائنين والمدينين، ويكون النقص والزيادة بنفس القيمة.
تظهر النتائج أيضًا في دفتر الحسابات اليومية بشكل خاطئ، ويمكن العثور على الخطأ في سجلات الدائنين والمدينين ودفتر الأستاذ العام وقوائمه المالية.
أخطاء التكافؤ من أشهر الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها تكمن في المراجعة المستمرة للحسابات واستخدام وظائف التصحيح الخاصة بالبرامج المحاسبية المتطورة لرصدها أولًا بأول ومعالجتها.
الأخطاء الفنية
تحدث الأخطاء الفنية نتيجة لجهل المحاسبين بالعمل بسبب قلة الخبرة وضغط الوقت أو عدم التدريب على تقديم الخدمات بالشكل المطلوب، ويحدث هذا الخطأ بشكل متكرر إذا لم يُدرك الموظف أنه يقوم بخطوات لا تنتمي للعملية الحسابية الصحيحة، لذلك يجب أن تكون هناك رقابة كافية على الموظفين وتدريب مستمر لهم ومن أمثلة الأخطاء الفنية:
- تسجيل بيانات العملاء بالشكل الخاطئ.
- عدم إدراك الاختلافات بين المصروفات الإدارية والرأسمالية.
- جمع البيانات بصورة خاطئة.
مجال حدوث الأخطاء الفنية: تتواجد تلك الأخطاء في دفتر الأستاذ العام وخاصة في الأماكن ذات الحسابات المعقدة منه.
حل مشكلة الأخطاء الفنية: يعتمد الحل هنا على تدريب الموظفين على أكمل وجه من خلال الاستمرار في تدريبهم بالصورة المناسبة واطلاعهم على كل ما هو جديد، خاصة عند التعامل مع البرامج المحاسبية.
اقرأ ايضا: مشاكل الفاتورة الإلكترونية: تعرف على اهم 10 وطريقة حلها.
معيار الأخطاء المحاسبية
تُقاس الأخطاء الحسابية وفقًا لمعايير محددة والتي تؤثر بطريقة مباشرة على الشركة صاحبة الأعمال، ولذلك يجب ان تعلم أن بعض الأخطاء قد تكون بسيطة لكن تأثيراتها كبيرة على المؤسسة وقد تصل إلى الأخطاء التي تؤدي إلى المساءلة القانونية، وعند وقوغ مشكلة مُتعلقة بتلك الأخطاء يتم التعامل من خلال معايير المحاسبة الدولية IAS والالتزام بتعاملاتها التي تتكون من مجموعة من القواعد المالية التي يتم الالتزام بها عند إعداد التقارير المالية.
ومع انتشار الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها قدمت الكثير من الشركات برامجًا محاسبية قادرة على التعامل بالمعيار العالمي للبيانات المالية، مع تجنب وقوع الأخطاء المتكررة وتفادي حدوثها حتى مع وجودج العنصر البشري القائم على إدخالها.
تقدم مؤسسة باي سمارت أفضل برنامج محاسبي قادر على اكتشاف الأخطاء المحاسبية وتسجيلها وتنبيه الموظفين إليها في الوقت المناسب، مع أسعاره التنافسية وجودة معاملاته المحاسبية القوية.
طرق اكتشاف الأخطاء المحاسبية
طرق اكتشاف الأخطاء المحاسبية تُمكنك من التوصل إلى الحلول المطلوبة لتفادي مشكلة الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها وتعتبر خطوة اكتشاف الخطأ هي نصف المسافة نحو إنجازها، ولذلك يجب أن يعرف أصحاب الأعمال تلك الطرق ويعتمدونها للوصول إلى النتائج المرجوة وتجنب الأخطاء المستقبلية أيضًا.
السجلات المالية الدقيقة
يجب أن تولي اهتمامًا خاصًا بالقوائم المالية الدورية الخاصة بالعمل وإخراجها في أدق صورة لها، وذلك من خلال تسجيل النفقات والمصروفات والإيرادات بصورة منتظمة، وتساعد البرامج المحاسبية على إتمام تلك الخطوة بنجاح.
المراجعة المزدوجة
تعتبر من أهم طرق اكتشاف الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها والعمل على معالجتها، وذلك من خلال التركيز على مراجعة الحسابات أكثر من مرة للتحقق من البيانات المُدخلة وصحتها، والتأكد من عدم وجود أخطاء شائعة مثل التكرار أو الحذف أو غغفال البيانات.
المتابعة
تتبع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها يبدأ من تتبع خطوات العمل منذ بدايتها والتي تشمل التأكد من البيانات والتواريخ والأرقام وعدد المستندات، وصولًا إلى القوائم المالية الكاملة، لتجنب سقوط أي عنصر من عناصر العملية المحاسبية، ويُساعد برنامج المحاسبة باي سمارت في ترتيب تلك البيانات وتضمينها بأماكنها الصحيحة دون عناء.
الاحتفاظ بالسجلات
عندما يقع أحد الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها تكون صعبة، يمكن اختصار الوقت والجهد بالرجوع إلى المستندات الأصلية والتأكد من البيانات المذكورة، فإذا كنت من المؤسسات التي تُهمل الاحتفاظ بتلك الأوراق سوف تتعرض إلى عقبات أنت في غنى عنها وتشمل تلك الوسائل التي تكشف عن الأخطاء المحاسبية الفواتير والسجلات اليومية وغيرها.
الالتزام بالمعايير
يجب ان تعمل على الالتزام بالمعايير الدولية للمحاسبة والتي يتم من خلالها نقل البيانات بالصورة الصحيحة وإقامة التقارير المالية على أكمل وجه من خلال توحيد أسلوب المحاسبة والشفافية في التعامل، وهو ما ينتج عنه اكتشاف الخطأ في حالة وقوعه على الفور.
مثال على طرق اكتشاف الأخطاء
لاكتشاف الأخطاء التي تمت على مرحلة طويلة والعمل على إصلاحها يجب أن يقوم المحاسب بتتبع الخطأ ومحاولة الوصول إلى أصوله من خلال ما يلي:
- عند رصد خطأ في الحسابات الإسمية أو الخاصة بقسم البضائع يتم الانتقال إلى أقسام الأرباح والخسائر.
- إذا لم يتم رصد الخطأ في هذا القسم يعني ذلك انتقاله مع الأرباح والخسائر الموزعة على حسابات الشركاء ورأس المال.
- بعض الحسابات التي مر عليها فترة طويلة قد يتم رصدها في نفس مكانها مثل الحسابات الشخصية المتعلقة بقوائم المركز المالي.
طريقة علاج الأخطاء المحاسبية
تتطلب عملية الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها الالتزام ببعض الخطوات وسبل العلاج للوصول إلى نتائج مضمونة، وهو ما يجعل المشكلة تتقلص ولا تتفاقم، بفضل اختيار الطريقة الصحيحة لعلاجها وإعادتها إلى مكانها الصحيح، ومن أهم طرق معالجتها ما يلي:
الوصول إلى الخطأ
يعتبر الخطوة الأولى للتعامل مع الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها ولا تعتبر من الخطوات السهلة على الإطلاق، لكنها تتطلب بحث ومجهود كبير للوصول إلى مكان الخطأ المتسبب في النتائج غير الدقيقة، وتصنيفه حسب نوعه ثم اختيار طريقة صحيحة لعلاجه.
وظائف تصحيح الأخطاء
استعن بوظائف تصحيح الأخطاء الموجودة ببرنامج باي سمارت أفضل برنامج محاسبي لمعالجة الأخطاء، والذي سيعمل على رصد الخطأ وتحديد مكانه ثم تقوم وظائفه بإصلاحه وإعادة الحسابات المالية إلى الوضع الصحيح، كما يمكنه تنبيهك إلى الأخطاء المُستقبلية أيضًا.
تدريب الموظفين
يجب الاعتماد على الموظفين أصحاب الكفاءة العالية خلال عملية تصحيح الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها وذلك لأن الموظف الذي يكون على اطلاع دائم بعمليات المحاسبة السريعة ويمكنه استخدام البرامج المتطورة، يمكنه إجراء أي معاملات أو قوائم حسابية معقدة دون الوقوع في أي خطأ.
الاحتفاظ بسجلات التصحيح
يجب الاحتفاظ بالسجلات الخاصة بالتصحيح والتي تجمع المعاملات التي وقعت بها أخطاء من قبل، لتجنب الوقوع في نفس الأخطاء مرة ثانية، وتُساعدك على العمل بشفافية وإثبات إصلاح الأخطاء بالتفاصيل، كما أنها من الحلول الجيدة لاحتفاظها بمعلومات ذات قيمة عالية.
المراجعة المستمرة
يجب أن يقوم الموظفين بالمراجعة المستمرة للقوائم المالية والعمل على تنفيذها على أكمل وجه، ويفيد حل المراجعة في اكتشاف الخطأ فور وقوعه والعمل على تصحيحه، مثل إعادة البيانات من السجلات الخاطئة إلى السجلات الصحيحة على الفور.
مثال على تصحيح الأخطاء المحاسبية
بعد التعرف على الطرق المختلفة لتصحيح الأخطاء المحاسبية، سيكون عليك اختيار إحداها وتطبيقها على الخطأ الذي تم اكتشافه، خاصة خلال القيام بتتبع الخطأ وإزالته من القيد ثم إحلال الصحيح بدلًا منه، ولكن يميل البعض إلى استخدام الطريقة الأسرع التي تعتمد على إلغاء القيد الخاطئ وتسجيل الجديد في نفس الوقت، وإليك المثال التوضيحي التالي:
العملية: تسديد مبلغ قيمته 20000 للرواتب في يوم محدد والمُسجل على أنه منقول من حساب الخزينة إلى حساب الرواتب.
رصد الخطأ: انتقل المبلغ من قسم حساب الخزينة إلى حساب الرواتب وهو أمر خاطئ.
طريقة الحل:
- الطريقة المطولة تقتضي إزالة الخطوة التي تمت كاملة، ثم إعادة إضافة المبلغ 20000 من حساب الرواتب إلى حساب الخزينة.
- الطريقة المختصرة سيتم خلالها نقل المبلغ مباشرة من حساب الرواتب إلى حساب الخزينة وإلغاء العملية الخاطئة في الوقت نفسه.
تأثير الأخطاء المحاسبية على ميزان المراجعة
تنقسم الأخطاء المحاسبية إلى قسمين أحدهما يؤثر على ميزان المراجعة والآخر لا يؤثر عليه ولذلك هناك بعض الأخطاء التي لا يتم توليتها اهتمامًا كبيرًا والبعض الآخر من أهم الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها تتطلب الكثير من الجهد والبحث للوصول إلى أصل الخطأ وتصحيحه.
الأخطاء غير المؤثرة على ميزان المراجعة
لا تؤثر الأخطاء المُتكافئة على ميزان المراجعة والتي يترتب عليها إضافة عنصر ما إلى بند وحذفه من العنصر المضاد له كالنفقات والإيرادات أو الديون ومصروفات سدادها لأن الخطأ قد تم تعويضه بشكل أو بآخر ولم يعد مؤثرًا على العملية الحسابية بالكامل، لأنه تم خصمه بعد إضافته ولو عن طريق الخطأ.
الأخطاء المؤثرة على ميزان المراجعة
الأخطاء التي تؤثر على ميزان المراجعة هي التي يتم خلالها وضع عنصر في مكانه غير الصحيح، وهو ما يجعل المراجعة تتم دون جدوى أو اكتشاف الخطأ بصعوبة شديدة، وإليك مثال على تلك العملية، وهو نقل حسابات المدين في خانة الديون، وبذلك أصبح لديك ارتفاع في الديون على عكس المتوقع، فعلى الرغم من رصد العملية إلا أنها في مكان بعيد عن مكانها الصحيح.
تؤثر أخطاء الجمع والطرح الخاطئة أيضًا وكذلك الرصد على ميزان المراجعة.
إرشادات هامة لتفادي الأخطاء المحاسبية
بعض الإرشادات يمكن أن تُنقذك من فخ الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها حيث ستتمكن من خلالها من تجنب وقوع الأخطاء منذ البداية وهو ما يؤثر بطريقة إيجابية على سير العمل ويوفر الوقت والجهد المبذول في الوصول إلى الأخطاء ومحاولات علاجها، ومن هذه الإرشادات:
- تدريب الموظفين على استخدام البرامج المحاسبية والتعامل مع البيانات بدقة وحذر كي لا تقع الأخطاء البشرية المُتكررة.
- عدم الضغط على الموظف من ناحية الوقت ومنحه المساحة الجيدة لإنجازو عمله بدقة.
- استخدام أفضل البرامج المحاسبية التي تنقل البيانات بدقة وتشير إلى وجود أخطاء إن وجدت.
- الالتزام بالضوابط الخاصة بالعمل لتجنب وقوع أي خطأ.
- إجراء المراجعات الدورية المستمرة لكافة أقسام المحاسبات.
- استخدام أحدث المعايير المحاسبية وإدخالها إلى النظام المحاسبي للشركة.
توكيل الأعمال إلى شركة محاسبة خارجية تتولى أعمال الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها.
كيف تساعدك باي سمارت في اكتشاف ومعالجة الأخطاء الحسابية
تقدم شركة باي سمارت أفضل الطرق لاكتشاف الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها والذي يعمل بأعلى الطرق المتطورة لاكتشاف المشكلات الدقيقة في الحسابات والوصول إلى أفضل النتائج الصحيحة في وقت قصير، مع تجنب حدوث تلك المشكلات مرة ثانية، ولذلك إليك المزيد من مميزات باي سمارت:
- يمكن أن تتولى باي سمارت الأعمال المحاسبية الخاصة بشركتك بالكامل والتي تتم على أكمل وجه.
- تلتزم الشركة بعمل حسابات الدائنين وجمع حسابات المدين والمعاملات اليومية وإصدار التقارير المالية الدورية والاهتمام بالدفاتر.
- تقدم لأفضل تكلفة سعرية بأسعار تنافسية.
- تتم عملية علاج مشكلات الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها على يد أفضل الخبراء الماليين.
- الحفاظ على بياناتك في خصوصية تامة وأمان.
- تقديم تقارير شهرية عن الحالة المالية للمؤسسة وحسابات النفقات والإيرادات.
متى يمكن تصحيح الأخطاء المحاسبية؟
يمكنك التعامل مع الأخطاء المحاسبية بسهولة إذا لم تكن متعلقة بعدة قيود، حيث يتم إصلاحها من خلال القيد المعاكس، أما الأخطاء المعقدة فتتطلب أن تتم التعديلات من قبل أكثر من قيد من القيود المالية، وكلما كان تأثيرها أكبر على المراجعة كان من الصعب إصلاحها بدون مراجعة شاملة وعمل مختص.
تُساعد برامج المحاسبة وشركات المحاسبة الخارجية على حل تلك المشكلات بسهولة شديدة من خلال بعض المعاملات.
خاتمة
الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها من أكثر الأشياء التي تشغل بال أصحاب الشركات، وذلك بسبب تكرار الأخطاء وعدم الوصول إلى حلول مُجدية، وهو ما جعلها تتسبب في مشكلات على المستوى العملي والقانوني للكثير من الشركات، ولتجنب تلك الأخطاء وضمان الحصول على قوائم مالية دقيقة، أصبح اللجوء إلى شركات المحاسبة الخارجية والتعامل مع برامجها المحاسبية لتدقيق المعاملات وتجنب الأخطاء.