هل تبحث عن أفضل برنامج ادارة مخازن الادوية؟ الأدوية من المنتجات الحساسة التي تحتاج لتعامل خاص من أجل الحفاظ عليها في كل مراحلها من التصنيع والتخزين والبيع. خاصة أنها تحتاج لمواصفات تخزين معينة من أجل الحفاظ عليها من التلف، والتأكد من سلامتها. ومن أجل إدارة فعالة لمخازن الأدوية، تحتاج لبرامج ذكية تساعدك على ذلك بسلاسة وسهولة، وإليك في هذا التقرير كل ما تود معرفته.

التحديات الخاصة بتخزين الأدوية وحساسيتها في المخازن

ايجاد برنامج ادارة مخازن الادوية فعال وذكي ضرورة هامة وليس رفاهية، وذلك بسبب حساسيتها وكونها مواد مرتبطة بتاريخ صلاحية وتحتاج لشروط تخزين معينة من أجل الحفاظ عليها سليمة. وإليك أبرز التحديات التي قد تواجهك عند تخزين الأدوية:

• درجات الحرارة والرطوبة:

من أبرز التحديات الخاصة بتخزين الأدوية وحساسيتها في المخازن هي تأثرها السريع بدرجات الحرارة والرطوبة، لذا تحتاج لمخازن ذات مواصفات معينة، بداية من تخزينها في مستودعات ذات حرارة منضبطة دون تغييرات لا تتجاوز 15-25 درجة مئوية، أي زيادة في الحرارة يفسد الدواء ويجعله غير صالح للاستخدام. كذلك الرطوبة من الأمور الحساسة التي يجب مراعتها عند تخزين الأدوية، فزيادتها يفسد الدواء، ما يمثل خطرًا على الصحة عند استخدامه، وخسائر مالية كبيرة نتيجة تلفه والتخلص منه.

• تاريخ الإنتاج:

الأدوية تحتاج عند إخراجها من المخزون، مراعاة تاريخ الصلاحية، لذا يجب تصريف المنتجات أولاً بأول، الذي يدخل المخزن أولاً يخرج أولاً، وهي طريقة FEFO، حتى لا يتلف المخزون وتنتهي صلاحية الأدوية قبل بيعها.

• الحساسية للضوء:

بعض أنواع الأدوية تتأثر بالضوء وتتلف، بما يغير من مواصفتها ويجعلها غير مطابقة وتالفة.

• متطلبات التخزين:

من التحديات الأخرى عند تخزين الأدوية، أن لكل نوع شروط تخزين محددة، حيث تختلف أدوية الشرب عن الأقراص والمراهم والكريمات.

• ارتفاع الخطورة المالية:

نظرًا لحساسية الأدوية عند التخزين، هذا يرفع من الخطورة المالية، في حال التخزين الخاطئ، وصرف المنتجات وإخراجها من المستودعات بعشوائية، هذا يتسبب في خسائر مالية كبيرة، وهو ما يجعل هناك حاجة لبرامج ذكية تمكنك من تلافي كل تلك المشكلات، ومن أبرزها برنامج أودو من باي سمارت.

اقرأ أيضا أهم مزايا حوسبة السحابية للمؤسسات والشركات

كيف يدعم أودو تنظيم وترتيب مخازن الأدوية بشكل فعال؟

اكتسب أودو ثقة كثير من مستخدميه، ليصبح برنامج ادارة مخازن الادوية الفعالة والذكية، والذي تعتمد عليه كثير من الشركات. وإليك طريقة عمل أودو التي تجعله الأفضل والأكثر فعالية:

• تتبع تاريخ الصلاحية والانتهاء:

تسجيل تواريخ الصلاحية والإنتاج والانتهاء يجعل أودو البرنامج الأفضل في إدارة المخزون، حيث يقوم بإخراج الأدوية بالترتيب الصحيح، مع منع خطأ خروج أدوية منتهية الصلاحية.

• إدارة المستودعات:

إذا كنت تتساءل كيف يدعم أودو تنظيم وترتيب مخازن الأدوية بشكل فعال؟ فأودو يعمل على إدارة فعالة للمستودعات خاصة إذا كانت أكثر من مخزن، وداخل المستودع نفسه تكون أماكن ورفوف وممرات الأدوية المخزنة معروفة، ما يجعل الوصول لأي صنف سهل ودقيق. وهي ميزة تجعل التجهيز والجرد أكثر سهولة، وبالتالي فرص الخطأ أقل.

• التنبيهات الذكية:

من المزايا التي يوفرها برنامج أودو والتي تساعدك على إدارة ذكية وفعالة للمستودعات الخاصة بك، هو التنبيهات الذكية للمخزون وتفاصيله، مثل انتهاء صلاحية أدوية معينة، أو اقتراب نفاذ المخزون، أو وجود مخزون زائد عن الحاجة وغيرها، بما يجعلك قادر على تصريف البضاعة بذكاء دون تلفيات أو هدر.

• ظروف التخزين:

من خلال البرنامج تتمكن من متابعة ظروف التخزين، كما أشرنا سابقًا الأدوية من المنتجات الحساسة التي تتأثر بظروف التخزين، لذا لضمان ظروف التخزين المثالية، يمكن لشركة باي سمارت إضافة خيارات ودمجها في البرنامج تتابع من خلالها الحرارة والتبريد وتتبعها باستمرار، وفي حال وجود مشكلة أو أعطال يقوم البرنامج بإرسال تنبيهات لإصلاحها سريعًا قبل التلف.

• الاستلام والتوريد:

من خلال البرنامج يكون لديك رؤية كاملة وتفصيلية ودقيقة للمنتجات والأدوية الداخلة للمخزن والتوريدات الخارجة منه، وأسماء الموردين، والكميات والأسعار والمواصفات وكافة التفاصيل، التي تمكنك من الجرد الدقيق والمتابعة لكل ما هو خارج وداخل للمخازن الخاصة بك.

• التقارير الدورية:

جمع كل المعلومات السابقة وتجهيزها من أجل إعداد تقارير شاملة، من المزايا الكبيرة في برنامج أودو، حيث يكون لديك ملخص لسير العمل بكل التفاصيل الخاصة به. يجعلك أكثر قدرة على تحديد نقاط القوة والضعف والمشكلات التي تحتاج لحلول.

• تنظيم وتنسيق العمل:

تمر الأدوية خلال سلسلة دقيقة تحتاج لبرنامج ذكي لإدارتها، لذا يقوم أودو بتنظيم وتنسيق العمل بين المخزن أو المخازن المتعددة، والصيدليات أو أماكن التوريد، ما يجعل هناك تنسيق بين المخزن والفواتير والمبيعات والشحن. لذا يوفر البرنامج سيستم شركات الأدوية دقيق وفعال وذكي، سهل إدارته.

اقرأ أيضا كيف تساعد اهم برامج تحليل البيانات على تحسين الأداء وزيادة الإنتاجية؟

التتبع الدقيق لحركة الأدوية: تسجيل الدخول والخروج والمخزون الفعلي

التتبع الدقيق لحركة الأدوية: تسجيل الدخول والخروج والمخزون الفعلي من أهم المزايا التي تحتاجها عند إدراة المخزون الخاص بك من الأدوية، حتى تضمن سلامة المنتجات، والدقة في التسليم، وتلافي التلفيات وانتهاء الصلاحية، وبالتالي تحقيق أرباح وتجنب الخسائر المالية.

• تسجيل دخول الأدوية للمنتج في وقته بدقة:

يقوم أودو عند دخول أي أدوية للمخازن بتسجيلها في وقتها، مع تسجيل رقم التشغيل وتاريخ الصلاحية وغيرها من المعلومات التي يتم تسجيلها وتحديث المخزون بدقة، دون تدخل يدوي، وهي ميزة كبيرة تجعل المخزون محدث باستمرار ومعروف المنتجات المتوفرة فيه بدقة.

• تسجيل خروج المخزون:

عند توريد المخزون وخروجه من المخزن سواء للصيدليات أو المستشفيات أو أيًا كان الجهة التي تستقبل الأدوية، يقوم أودو بتحديث تلك المعلومات وتسجيل الأدوية التي خرجت ومواصفتها وتاريخ خروجها. وفي نفس الوقت يقوم البرنامج بإخراج الأصناف التي دخلت المخزن أولاً لصرفها أولاً، مع منع خروج أية أدوية غير مطابقة للمواصفات، أو ذات تاريخ صلاحية منتهي، بما يضمن عدم وجود أخطاء تتسبب في خسائر وفي خسارة سمعتك نظرًا لحساسية التعامل مع الأدوية وتأثيرها على الصحة والسلامة.

• متابعة وتسجيل كل تفاصيل المخزون بدقة:

مع كل عملية دخول أو خروج للأدوية من وإلى المخازن يتم تسجيلها، ومعرفة من المسئول عن دخول المنتج وخروجه، وكميته وأرقام التشغيل وتواريخ الإنتاج وانتهاء الصلاحية، والأسعار والمواصفات ومكان التخزين، تفاصيل يصعب متابعتها بشريًا، لذا يقوم بها البرنامج آليًا، ما يجعل إدارة العمل أكثر ذكاء وفعالية.

اقرأ أيضا أودو أفضل برامج محاسبة للشركات الصغيرة

أدوات أودو لمتابعة تاريخ صلاحية الأدوية والتنبيه قبل الانتهاء

تتوفر أدوات أودو لمتابعة تاريخ صلاحية الأدوية والتنبيه قبل الانتهاء وهي ميزة هامة نظرًا تراعي حساسية الأدوية والحاجة لتخزينها وتصريفها بنظام دقيق ومحدد وواضح. وإليك أبرز تلك الأدوات:

• تتبع الصلاحية:

على كل دواء أرقام تشغيلية أو الباتش نامبر ومعلومات أخرى مثل تاريخ الإنتاج، وتاريخ انتهاء الصلاحية، هذه معلومات هامة تعد أساس إخراج الأدوية من المخازن. وبذلك يتيح لك البرنامج كيفية إدارة مخازن الأدوية بذكاء ونظام ودقة. بأقل جهد وأقل أخطاء ممكنة.

• تنبيهات ذكية:

يقوم البرنامج بعمل تنبيهات أن هناك أصناف من الأدوية أوشكت صلاحيتها على الانتهاء، أو هناك كميات مخزنة تحتاج للتصريف لتجنب الهدر، ما يجعل برنامج ادارة مخازن الادوية من أودو فعال، هو أنه يمكن ضبط تلك التنبيهات قبل انتهاء الصلاحية بفترات طويلة، تجعلك قادر على إخراج الأدوية وبيعها دون التأثير على صحة المستهلك وسلامته.

• لوحة تحكم ذكية:

من خلال لوحة التحكم من أودو يكون لك رؤية شاملة للمخزون، وتكون قادر على معرفة تفاصيل وحالة كل مجموعة أدوية، مثل الكميات التي تحتاج لتصريفها من المخزن، الأدوية المعرضة للتلف، الأدوية التي تقترب من تاريخ الانتهاء، الأدوية التي يتم إخراجها يوميًا من المخزن، وغيرها من التفاصيل التي تتيح لك رؤية شاملة وذكية.

اقرأ أيضا أفضل طرق إدارة المشاريع بفاعلية مع منظمة مع أودو 

إدارة الفروع المتعددة والتحكم في تحويلات المخزون بين المخازن

كلما زاد عدد الفروع والمخازن، كلما أصبحت إدارة الأدوية أصعب وجود مشكلات في الهدر والتلفيات أكبر، لذا يصبح من الضروري الاعتماد على برنامج ادارة مخازن الادوية الأفضل، ويعد برنامج أودو من البرامج المميزة في إدارة المخازن بالشكل التالي:

• متابعة كل الفروع من لوحة تحكم واحدة:

من خلال لوحة تحكم على الشاشة واحدة يمكنك إدارة الفروع المتعددة والتحكم في تحويلات المخزون بين المخازن بسهولة تامة، حيث يعطيك البرنامج رؤية شاملة لكل المخازن، وفي نفس الوقت يمكنك متابعة كل مخزن والتفاصيل الخاصة به أيضًا، حيث يتيح لك البرنامج متابعة المخازن الرئيسية والفرعية، ومخازن التجميد والتبريد والأدوية الحساسة. بكل التفاصيل الخاصة بها من كميات ومواصفات وتحرك من وإلى المخزن.

• متابعة التنقل بين الفروع:

يتيح أودو متابعة ورصد الأدوية المتوفرة في كل فرع، وتوفير المخزون وتنقله من فرع إلى آخر، ومتابعة الكميات والأصناف وتسجيل كل ذلك دون تكرار أو نقص أو غيرها من المشكلات الناتجة عن تحرك المخزون من مخزن إلى آخر.

• تجنب النقص في الفروع:

من خلال أودو يمكنك معرفة كميات الأدوية المخزنة بدقة، لتلافي وجود كم زائد من دواء في فرع، ونقصه في فرع آخر، لذا يتم التوزيع بدقة تبعًا لحاجة كل فرع والسحب فيه.

• تقارير عن التحويلات:

يتيح أودو عمل تقرير عن التحويلات وتنقلات الأدوية بين المخازن المختلفة، وتحديد أكثر الأصناف تحويلاً، وأسباب الفائض والنقص في كل فرع وغيرها من التفاصيل التي توفر رؤية دقيقة تتيح تنظيم وتوزيع المخزون بدقة حسب حاجة كل فرع.

اقرأ أيضا التصنيع حسب الطلب من أودو حلول ذكية عبر برنامج متطور

إنشاء تقارير تفصيلية عن المخزون والأدوية كاملة الجرد

كثرة الأدوية المتوفرة في المخازن، مع عدم تسجيلها بدقة، يجعل هناك هدر، نتيجة عدم جرد المخزن بدقة، ومعرفة حجم السحب على الأدوية وغيرها، وهنا تأتي أهمية إنشاء تقارير تفصيلية عن المخزون والأدوية كاملة الجرد من خلال أودو:

• تقارير جرد للمخزن:

يوفر برنامج ادارة مخازن الادوية من أودو جرد دقيق لكل الأصناف الموجودة في المخازن وكمياتها وأماكن تخزينها، والتفرقة بين الأدوية المتوفرة والمحجوزة والقادمة للمخزن، وتحديد الأدوية الناقصة أو زائدة عن الحاجة، ما يعني جرد دقيق وواضح لكل دواء موجود في المخزن، يمكنك من تصريفه والتخطيط للمبيعات بشكل أذكى.

• معلومات الصلاحية والتشغيل:

تاريخ الإنتاج وانتهاء الصلاحية معلومة شديدة الأهمية وهي أساس التعامل مع المخزن، ويعمل أودو على عرض وتسجيل معلومات كل دواء وتاريخ إنتاجه وصلاحيته، لتحديد الأدوية التي تحتاج لتصريف سريع من المخزن والأدوية المعرضة للتلف. يما يجنب الخسائر المالية الناتج عن العشوائية والهدر.

• متابعة حركة المخزون:

من خلال أودو تتمكن من متابعة الأدوية الداخلة للمخزن وكميتها والأدوية الخارجة، والأدوية المتنقلة بين الفروع، والمرتجعات وغيرها من التفاصيل التي توفر إدارة أكثر فعالية لمخزون الأدوية لديك.

• تقارير عن حجم الطلب:

عدم معرفة الأدوية الأكثر طلبًا قد يعرضك للنقص المفاجئ في المخزون وتأخر التوفير، وعدم معرفة الأدوية الراكدة قد يجعل هناك طلب عالي يزيد من الهدر والخسارة، لذا توفير أودو معلومات حول حركة الأدوية حجم الطلب عليها يساعدك على تجنب النقص المفاجئ والركود.

• تقارير مالية:

إدارة كل التفاصيل السابقة، يعني معرفة تكاليف الشراء والتخزين وعلى أساسها تتوفر معلومات دقيقة حول صافي الهامش والربح ونسبة الهدر. 

اقرأ أيضا طرق تقييم المخزون بفعالية وذكاء لزيادة أرباح شركتك

ضمان أمان المخازن بفصل الأدوية التالفة والمنتهية عن الصالحة

من أهم الأدوار التي يقوم بها برنامج ادارة مخازن الادوية هي السلامة والأمان، من خلال معرفة الأدوية منتهية الصلاحية عن الأدوية الصالحة للاستخدام، وتجنب أي أخطاء في إخراج مخزون تالف يجب التخلص منه. وهو ما يشكل خطر على سمعتك.

• فصل الأدوية منتهية الصلاحية:

من أجل ضمان أمان المخازن بفصل الأدوية التالفة والمنتهية عن الصالحة يقوم البرنامج من خلال المعلومات على عبوات الأدوية والمسجلة في البرنامج بالتحقق أولاً من تاريخ الإنتاج والصلاحية، وتجنب إخراج الأدوية التالفة.

• منع اختلاط المخزون:

تحديد أماكن الأدوية التالفة ومنتهية الصلاحية وفصلها عن الأدوية الجديدة الصالحة للاستخدام، من الخيارات المتوفرة في أودو، التي تساعد على التخلص بشكل سليم ومطابق للمعايير الخاصة بالتخلص من الأدوية التالفة وتجنب إخراجها من المخزن إلى السوق.

اقرأ أيضا برنامج المشتريات من أودو تقنيات ذكية لإدارة فعالة أكثر

استخدام التكنولوجيا الحديثة في أودو مثل الباركود و RFID لإدارة المخزون

التكنولوجيا والتقنيات الحديثة تجعل أودو برنامج مميز وفعال في إدارة مخازن الأدوية، وإليك كيف يتم استخدام التكنولوجيا الحديثة في أودو مثل الباركود و RFID لإدارة المخزون:

• الإدارة عبر الباركود:

الباركود من التقنيات التي تسهل تتبع المخزون بكل تفاصيله، حيث يتم:

1. تسجيل دخول الأدوية ووقت خروجها والتحويلات بين الفروع.
2. من خلال الباركود أيضًا يسهل جرد المخزون، ومعرفة السليم ومنتهي الصلاحية، والمخزون الجديد والقديم.
3. يرفض برنامج أودو إخراج أدوية منتهية الصلاحية إلى السوق.
4. يصعب خروج أودية بكميات غير مطابقة للطلب أو المواصفات.
5. بفضل الأتمتة يقوم بمراجعة التفاصيل والبيانات ويقوم بإخراج المنتج المطلوب بدقة.

• تتبع المخزون من خلال تقنية RFID:

1. يقوم البرنامج بعمل جرد فوري للمنتجات في ثواني من خلال قارئ RFID.
2. تتبع مكان الدواء بدقة، وتحديد ما إذا كان في المخزن أم جاهز للصرف، أم في الطريق للتسليم.
3. التحقق من الكميات بدقة.
4. مقارنة المخزون الموجود فعلاً بالمخزون المسجل على البرنامج.
5. تحديد الناقص والفائض بسهولة.
6. كشف الأخطاء والتلاعب في المخزون.

اقرأ أيضا تحليل نظام ERP ودوره في تحسين أداء المؤسسات 

تحسين عمليات إعادة الطلب بناءً على مستويات المخزون وتحليل الطلب

الإدارة الذكية للمخزن تأتي من خلال معرفة دقيقة وتفصيلية للكميات الموجودة وحجم الطلب والموردين وغيرها من التفاصيل، التي يصعب متابعتها بشريًا ويدويًا، وهنا تأتي أهمية استخدام برنامج ادارة مخازن الادوية والتي تلعب دور كبير في تحسين عمليات إعادة الطلب بناءً على مستويات المخزون وتحليل الطلب من خلال:

• تحديد حجم المخزون:

معرفة حجم المخزون وكميات الأدوية وحجمها في المخزن يمكنك من توفير كميات تعبًا للطلب.

• توفير المخزون تبعًا للطلب:

من خلال متابعة المخزون يقوم البرنامج بتحديد الأدوية التي أوشكت على النفاذ من أجل إعادة طلبها وتوفيرها والأدوية المتوفرة بكثرة لتجنب طلب المزيد حتى لا يحدث هدر.

• إعادة الطلب بشكل تلقائي:

يقوم أودو بإعادة الطلب تلقائيًا أو إرسال رسالة للمسؤولين من أجل تنبيههم للقيام بتوفير المزيد من الأدوية لاقتراب نفاذها، قد يقوم البرنامج بتوفير الأدوية من خلال طلب من الموردين أو التحويل من مخازن أخرى لديها فائض عن الحاجة.

• تحديد حجم الطلب على المخزون:

يقوم البرنامج بتحليل معدل استهلاك كل نوع من الأدوية المتوفرة في في المخزن، ومواسم شرائها، مثل أدوية الانفلونزا والبرد التي يزيد الطلب عليها في الشتاء، ومن خلال متابعة حجم الطلب يقوم البرنامج بتوفير المنتج بالكميات المناسبة بدقة دون زيادة وهدر، أو أقل فيحدث نقص مفاجئ وعجز.

• مقارنة دقيقة للكميات:

أحيانًا ما يكون المخزون المسجل في البرنامج أقل أو أكثر من المخزون المتوفر فعليًا، لذا يتيح البرنامج عمل جرد حقيقي للتأكد من حجم المخزون الفعلي والمسجل، وكذلك الفصل بين الكميات المتوفرة والمحجوزة أو القادمة في الطريق. كلها توفر رؤية صحيحة للكميات التي يجب شرائها وتجنب توفير كميات غير ضرورية وزائدة عن الحاجة.

• إدارة الموردين:

يتوفر كثير من الموردين للدواء الواحد، لذا يعمل أودو على دراسة لاختيار الأفضل من حيث السعر والجودة وتوفر الأصناف وسرعة التوريد.

تكامل إدارة المخازن مع أنظمة الفوترة والمالية في أودو

أودو برنامج ERP متكامل، يتميز بالربط والتنسيق بين الأقسام المختلفة ومنها تكامل إدارة المخازن مع أنظمة الفوترة والمالية في أودو:

• ربط المخزون بالفواتير:

يقوم أودو بعد إصدار فاتورة بيع، بخصم المنتج من المخزون وربطه بالتشغيل والصلاحية، بما يعني معلومات دقيقة عن الكميات المتوفرة بدقة.

• حساب التكاليف بدقة:

يقوم أودو بتوفير معلومات حول التكاليف وتفاصيلها المختلفة، مثل تكلفة شراء الأدوية، وتكلفة التخزين والشحن والنقل والمحاسبة الحقيقية، كلها في النهاية تعطي تقارير مالية دقيقة لهامش الربح لكل صنف متوفر في المخزون.

• تحديث الحسابات:

كل عمليات البيع والشراء التي تتم في المخزون يتم تسجيلها وتحديثها تلقائيًا في الحسابات، حيث يقوم برنامج ادارة مخازن الأدوية بعمل قيد محاسبي وتحديث حسابات الموردين والعملاء والمبيعات والأرباح، مع توحيد الفواتير والمخزون والماليات في نظام واحد، ما يعطي تقارير ونتائج دقيقة ورؤية واضحة لكل تفاصيل العمل المختلفة في مختلف الأقسام.

• إدارة المدفوعات:

يحقق التكامل بين الأقسام المختلفة من المخزن والفواتير إلى معرفة حجم المبيعات الخاصة بكل صنف دواء بدقة، وتحصيل المدفوعات المطلوبة وتسوية الحسابات مع الموردين، مع تحديد العملاء المتأخرين في دفع المستحقات المالية الخاصة بك.

• دعم الضرائب والفواتير الإلكترونية:

من أبرز مزايا أودو أنه يوفر دعم للضرائب وحساب ضرائب القيمة المضافة والفواتير الإلكترونية، بما يضمن العمل وفق القانون والتشريعات الموجودة في بلدك، وهي ميزة أخرى تدفعك للتعامل مع البرنامج من باي سمارت.

الخاتمة

في النهاية اختيار برنامج ادارة مخازن الادوية من الخيارات التي تضمن إدارة فعالة وذكية وأكثر سهولة وتوفيرًا في الوقت والجهد، مع أخطاء أقل، كل ذلك لا يعني في النهاية سوى مزيد من الأرباح التي تحتاج إليها لتوسعة عملك وليصبح أكثر تطورًا. اتصل بشركة باي سمارت واحصل على نسختك وحقق نجاحات كبيرة في عملك.