دليك شامل لمعرفة ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو؟

ما هو نظام الفوترة الجديد؟ تتجه كبرى الشركات إلى طرق أكثر تطور وتقنية في الأمور المالية، ومنها نظام الفوترة الجديدة الأكثر تطورًا. الذي يجعل إدارة العمليات المالية أكثر أمانًا وكفاءة وفعالية وشفافية في نفس الوقت. نظرًا لأنه يمثل نقلة كبيرة في متابعة المعاملات لحظيًا، كما أن النظام آلي ومتطور يبسط الإجراءات ويجعلها أكثر دقة. إليك في هذا التقرير كل الإجابات حول النظام الجديد وتعريفه ومزاياه وكيفية العمل به وغيرها من المعلومات.

ما هو نظام الفوترة الجديد؟

ظهرت كثير من البرامج المالية لإدارتها بطريقة أكثر تقنية وتطور، ما أظهر نظم جديدة في الفوترة، وهو ما جعل أصحاب الشركات الطموحين يتساءلون عن ما هو نظام الفوترة الجديد. 

1. تعريف نظام الفوترة الجديد هو نظام جديد متطور لإصدار وإرسال واستلام الفواتير بين الشركة والجهات المختلفة.
2. تم تبادل الفواتير باستخدام صيغة بيانات مثل UBL أو XML وغيرها.
3. يتم إنشاء الفواتير في ملفات قابلة للقراءة والتدقيق أوتوماتيكيًا للمعلومات المرفقة بها.
4. تشمل الفواتير الآلية كل التفاصيل الموجودة في الفواتير الورقية التقليدية، مثل التفاصيل الضريبية والمطالبات، أوامر الشراء وغيرها.

أهمية التحول الرقمي في الفوترة الحديثة

العديد من المزايا توفرها نظم الفوترة الجديدة، وإليك أهمية التحول الرقمي في الفوترة الحديثة:

• إدارة مالية أفضل:

من خلال نظام الفوترة الجديد، تتمكن من متابعة أمور الشركة المالية والفواتير الخاصة بها، لحظة بلحظة، مع كل التحديثات والإضافات التي تتم عليها. ما يجعلك على اطلاع بالماليات بدقة.

• كفاءة وسرعة:

إذا كنت تتساءل ما هو نظام الفوترة الجديد وأهميته، فإن أهمية التحول لبرامج متطورة مثل أودو، يمكنك من إصدار وإرسال واستلام الفواتير في ثوانِ معدودة، بدقة وكفاءة. مما يجعل دورة العمل أكثر سرعة.

• دقة أعلى وأخطاء أقل:

الاعتماد على برامج فوترة حديثة يوفر كفاءة تشغيلية أعلى. نظرًا لقدرة البرنامج على تجنب الأخطاء الشائعة في الحسابات وإصدار الفواتير.

• الامتثال للقوانين الضريبية:

تتكامل أنظمة الفوترة الجديدة مثل أودو مع القوانين المحلية، فهي تصدر فواتير تلبي متطلبات الضرائب والعمل وفقًا لها بشكل قانوني.

• خفض التكاليف:

الاعتماد على البرامج الحديثة في الحسابات والفوترة، يقلل من التكاليف التشغيلية بصورة كبيرة، فهي تغني عن الورق والطباعة والتخزين اليدوي.

• الأمان العالي:

توفر البرامج الحديثة نسخ احتياطية تخزن إلكترونيًا بأمان، بما يتيح استرجاع الملفات في أي وقت.

اقرأ أيضا الفاتورة الالكترونية اودو لإدارة الفواتير للشركات الحديثة

ما هي المميزات الأساسية لنظام الفوترة الإلكتروني في أودو؟

أودو واحد من أنظمة الفواتير الحديثة والمتطورة، التي توفرها شركة باي سمارت للشركات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة، وهو ما يجعله البرنامج الأكثر استخدامًا هو المميزات الأساسية لنظام الفوترة الإلكتروني في أودو.

• برنامج متكامل:

لا يقدم أودو نظام الفوترة الجديد فحسب، وإنما هو نظام يوفر التكامل مع المحاسبة والأقسام الأخرى. نظرًا لأن كل فاتورة يتم تسجيلها مباشرة في النظام المحاسبي, ما يعني دقة أكبر، ومراجعة في وقت أقل.

• الامتثال للضرائب:

من مزايا برنامج أودو للفوترة، هو الامتثال مع القوانين المحلية، وإصدار فواتير متوافقة مع هيئات الضرائب في بلدك مثل مصر والسعودية، ما يعني العمل وفق القانون.

• متابعة لحظة لحالة الفواتير:

ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو، هو ضمان متابعة حالة كل الفواتير لحظيًا، حيث يعرض لك التطبيق الفواتير المسددة والمعلقة والمتأخرة، مع توفير تنبيهات تلقائية.

• ربط الفواتير ببوابات دفع متنوعة:

توفر خيارات دفع عديدة ومرنة أمر هام من أودو، حيث يربط الفواتير ببوابات دفع إلكترونية عديدة مثل المحافظ الإلكترونية، والبطاقات والتحويلات وغيرها. مع إمكانية مطابقة المدفوعات البنكية بالفواتير، وهي ميزة هامة في تقليل الأخطاء.

• تقارير وتحليلات متطورة:

يوفر أودو تقارير تفصيلية عن الفواتير والمبيعات والمدفوعات والمتأخرات، ما يساعد على متابعة الماليات بدقة أولاً بأول، وفي نفس الوقت المساعدة على اتخاذ القرارات السليمة.

اقرأ أيضا نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية من أودو لشركتك

كيفية إصدار الفواتير وخصائص التصميم الذكي

يتميز نظام الفوترة الجديد من أودو بالتصميم الذكي القابل للتخصيص، وإليك ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو وخصائصه:

• خصائص التصميم الذكي من أودو:

قوالب جاهزة قابلة للتخصيص:

الميزة الأهم هي التنوع، تتوفر قوالب جاهزة لنظم الفترة القابلة للتخصيص بما يتوافق مع احتياجات وحجم ونشاط كل شركة. كما يمكنك من خلال أودو إضافة شعار الشركة وتعديل وتنسيق الألوان والتصميم الخاص بالفواتير بسهولة. وهو أمر تقدمه لك شركة باي سمارت.

تصميم احترافي:

يوفر أودو تصميم احترافي للفواتير، تتضمن بيانات مالية دقيقة، وتصميم واضح وسهل للعملاء.

دعم اللغات والعملات:

يدعم أودو اللغات المختلفة من العربية والإنجليزية، والعملات العديدة، وهو ما يصلح للشركات متعددة الجنسيات.

احتساب آلي:

يتم احتساب الضرائب والخصومات وتكاليف الشحن بشكل آلي من خلال التطبيق دون التدخل البشري أو اليدوي.

• كيفية إصدار الفواتير من أودو:

أما عن آلية إصدار الفواتير التي تتم من خلال تطبيق الفوترة على أودو. فيتم من خلال الخطوات التالية:

1. من خلال اختيار الفوترة أو المبيعات يتم اختيار العميل أو المنتج أو الخدمة.
2. يقوم النظام بسحب البيانات أوتوماتيكيًا.
3. تتحول مسودة الفاتورة إلى فاتورة إلكترونية رسمية.
4. متاح عبر التطبيق إرسال الفواتير ومشاركتها. من خلال البريد الإلكتروني أو كروابط.
5. تسجل الفاتورة آليًا في النظام المحاسبي. ما يسهل المتابعة والمطابقة.

اقرأ أيضا برنامج أودو المحاسبي في السعودية: حلول متكاملة للشركات

كيفية إدارة الفواتير المتكررة والاشتراكات بسهولة؟

من أبرز المزايا التي يوفرها النظام الجديد للفواتير من أودو هو إدارة الفواتير المتكررة والاشتراكات بسهولة، نتيجة الأتمتة. كونه نظام رقمي متكامل. يوفر الوقت للمحاسبين، ويدير الفواتير المتكررة بكفاءة ما يضمن نظام نقدي ثابت، وبيانات دقيقة.

• إدارة الفواتير المتكررة:

إذا كنت تتساءل ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو، فهو نظام رقمي متطور تسهل على الشركات إصدار ومعالجو الفواتير خاصة تلك المتكررة. والتي تصدر دوريًا (شهري أو ربع سنوي أو نصف سنوي أو سنوي) هذه الفواتير يتم تجديدها تلقائيًا وإدارتها من قبل البرنامج في المواعيد المحددة دون تدخل يدوي. مثل الاشتراكات والصيانة والعقود الطويلة وغيرها.

• إنشاء اشتراكات مخصصة:

يمكن برمجة تطبيق أودو للفوترة على وضع خطط شهرية أو ربع سنوية مرتبطة بخدمات أو منتج معين. ويتم الاحتفاظ بالشروط وتطبيقها تلقائيًا على كل فاتورة متكررة.

• إدارة التعديلات بكفاءة:

في حال رغب العميل في تغيير خططه الاشتراكات الخاصة به، من زيادة أو تخفيض، يقوم تطبيق أودو للفوترة بتحديث الاشتراك دون الإدخال للبيانات بالكامل.

اقرأ أيضا ما هي إدارة علاقات العملاء من أودو وأهميتها في نجاح عملك

التكامل مع أنظمة الدفع الإلكتروني والمتاجر الرقمية

يعني التكامل مع أنظمة الدفع الإلكتروني والمتاجر الرقمية المتوفر في أودو، هو إمكانية ربط نظام الفوترة مع بوابات الدفع المختلفة. من (التحويلات الإلكترونية، والمحافظ وبطاقات الائتمان). أما عن آلية عملها فهي كالتالي:

• إنشاء الفاتورة تلقائيًا:

عند القيام بأية عملية شراء من على موقع أو متجر إلكتروني، يقوم النظام بعمل فاتورة إلكترونية آليًا.

• إرسال الفاتورة:

بعد تسجيل الفاتورة يتم إرسالها إلى العميل من خلال حسابه المباشر أو في البريد الإلكتروني الذي قام بتسجيله. مع توفير خيار الدفع الفوري عبر البوابات المتاحة للدفع.

• تسجيل العملية:

بعد قيام العميل بالدفع إلكترونيًا أو عن الاستلام، يتم تسجيل العملية في النظام المحاسبي، ومطابقتها مع الفاتورة، وما هو ما يجيب على سؤال ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو والخاص بالمتاجر وأنظمة الدفع.

اقرأ أيضا نظام إدارة محطات الوقود المتكاملة من خلال برنامج أودو

دعم العملات المتعددة والضرائب المحلية والدولية

يوفر نظام الفوترة الجديد عبر البرامج المختلفة، والتي من أشهرها أودو من شركة باي سمارت، خاصية دعم العملات المتعددة والضرائب المحلية والدولية، وهي ميزة هامة للشركات:

• دعم العملات:

يدعن أودو التعامل مع أكثر من عملة في نفس الوقت. إذا كنت في السعودية، يمكنه إصدار عملة بالريال السعودي من أجل عميل محلي. أو إصدار فاتورة بعملة محلية لعميل خارجي، مثل اليورو أو الدولار وغيرها من العملات. كما أن النظام يطبق أسعار الصرف في وقتها تلقائيًا. لضمان دقة القيمة عند تحويل الإيرادات للمحاسبة.

• التكامل مع الضرائب المحلية:

يتم ضبط نظام أودو للفوترة تبعًا لقوانين الضرائب المحلية، مثل القيمة المضافة. والتي يتم احتسابها آليًا على كل فاتورة سواء كانت فاتورة سلع أو خدمات. بما يتوافق مع قوانين الدولة ومقدار الضرائب فيها.

• دعم الضرائب الدولية:

وهي ميزة إضافية من أودو، يتمكن نظام الفوترة من تطبيق قواعد الضرائب الدولية مثل ضرائب الاتحاد الأوروبي. حيث يمكنك من خلال التطبيق إعداد أكثر م قاعدة ضريبية حسب العميل ونوع المعاملة وغيرها من التخصيص.

اقرأ أيضا برنامج اودو للموارد البشرية: سر الشركات الناجحة في الإنتاجية والتكامل

تقارير وتحليلات مالية متقدمة لحركة الفواتير

لمزيد من المعلومات حول ما هو نظام الفوترة الجديد، والخاص بأودو. تحتاج لمعرفة المزيد عن تطبيق الفوترة على البرنامج ومزاياه الأخرى ومنها تقارير وتحليلات مالية متقدمة لحركة الفواتير.

• تحليل الإيرادات:

يعرض أودو إجمالي الفواتير التي صدرت خلال فترة زمنية محددة، سواء يومية أو شهرية أو سنوية. مع إمكانية عرض دقيق لنسبة الزيادة أو النقصان مقارنة بالفترات السابقة.

• متابعة المدفوعات:

من خلال البرنامج تتمكن من استعراض حالة كل فاتورة. وما إذا كانت مدفوعة أو متأخرة أو متعلقة. ما يظهر العملاء الأكثر التزامًا بالدفع عن غيرهم.

• إدارة التدفق النقدي:

هذه التقارير اللحظية لكل تفصيلة من تفاصيل الفواتير يمكن من متابعة التدفق النقديوإدارته بكفاءة أعلى. ما يساعد على تخطيط مالي بناء على السيولة المتاحة، أو تحديد القطاعات التي تحتاج لسيولة.

• مؤشرات الأداء KPIs:

يرصد البرنامج متوسط وقت التحصيل. ونسبة التحصيل مقابل الفواتير الصادرة وحجم الإيرادات المتكررة من الاشتراكات.

اقرأ أيضا ماهي ادارة المنتجات؟ وكيف يقدمها أودو

مزايا أودو في الهاتف المحمول والتحكم عن بعد

تتيح أودو عبر الهاتف المحمول وسيلة متابعة. لكن تلك ليست الميزة الوحيدة إذا كنت تتساءل ما هو نظام الفوترة الجديد، فيما يتعلق بمزايا أودو في الهاتف المحمول والتحكم عن بعد.

• الوصول من أي مكان:

لأن أودو يوفر خدمات سحابية، يمكن الوصول إلى تطبيق أودو من الهواتف الذكية أندرويد أو IOS، مما يتيح لأصحاب المال إدارة أعمالهم والإداريات المالية في أي وقت وأي مكان بسهولة تامة.

• متابعة وتحكم فوري عن بعد:

من خلال تطبيق أودو يمكن متابعة المخزون والمبيعات والمشاريع والموارد البشرية عن بعد بسهولة تامة.

• تنبيهات لحظية:

يوفر التطبيق إشعارات وتنبيهات لحظية عن استلام أو إصدار فواتير جديدة، ما يجعلك على علم بكل التفاصيل المالية الخاصة بشركتك وأدقها بما فيها الفواتير.

• تكامل مع بقية التطبيقات:

ما هو نظام أودو؟ أودو هو نظام ERP وهو نظام تخطيط موارد المؤسسة من محاسبة ومبيعات ومشتريات ومخزون، وربط الفوترة بها، ما يعني إدارة أكثر دقة وفعالية.

اقرأ أيضا دليلك لاختيار أفضل وكيل Odoo في السعودية

التخصيص وإمكانيات الربط مع باقي وحدات أودو

تختلف كل شركة في حجمها ونوع النشاط، وهو ما يخلق اختلاف في الاحتياجات أيضًا. لذا إذا كنت تتساءل  ما هو نظام الفوترة الجديد الذي يلائم احتياجات شركتي. فالإجابة هي أودو من خلال:

• التخصيص:

1. التخصيص وإمكانيات الربط مع باقي وحدات أودو من المزايا المتاحة، حيث يمكن تعديل الحقول أو إضافة أخرى.
2. تعديل شكل وتصميم الفواتير بما يتناسب مع هوية الشركة.
3. يمكن إنشاء قوالب لتنبيهات معينة، مثل إرسال إيميلات بوقت الدفع أو عند تأخر الدفع وغيرها.
4. تحديد صلاحيات الموظفين.
5. إضافة تطبيقات أخرى تبعًا لحاجة الشركة.

• الربط مع باقي وحدات أودو:

الفوترة جزء من تطبيق أودو، الذي يمكن ربطه مع الوحدات أو الأقسام الأخرى في الشركة:

1. الربط مع المبيعات: أي طلب مبيعات يتحول لفاتورة تلقائيًا.
2. المحاسبة: يتم تسجيل الفواتير تلقائيًا في الحسابات.
3. المخزون: يتم تحديث المخزون وتخصم الكمية آليًا عند بيع أي منتج.
4. المشتريات: يتم ربط فواتير الموردين بأوامر الشراء واستلام البضائع.
5. المتاجر الإلكترونية: أي عملية شراء على الموقع تسجل كطلب وتصدر فاتورة ويتم تحديث المخزون.
6. الموارد البشرية: مصروفات وفواتير الموظفين تظهر في سجلاتهم.

اقرأ أيضا أودو وكيفية الربط مع منصة فاتورة

التوافق مع الأنظمة الدولية ومعايير الأمان الحديثة

إذا كنت تتساءل ما هو نظام الفوترة الجديد الذي يمكنه التوافق مع الأنظمة الدولية ومعايير الأمان الحديثة، أودو نظام ERP مرن يحقق أعلى معايير الأمان والتوافق مع الأنظمة الدولية، بما يخدم مصالح الشركات المحلية والعالمية. 

• التوافق مع الأنظمة الدولية:

1. يدعم أودو المعايير الدولية لإعداد التقارير المالية، وإصدار تقارير محاسبة وضريبة متوافقة مع القوانين المحلية والدولية، وهو ما يلبي احتياجات الشركات متعددة الجنسيات.
2. يدعم أودو اللغات المحلية والأجنبية، ويمكن اختيار التي تريد التعامل بها في إصدار الفواتير الخاصة بك.
3. تتوافق أنظمة الفاتورة الإلكترونية على أودو مع أنظمة الفواتير والضرائب في الدول المختلفة مثل مصر والسعودية والإمارات وغيرها.

• معايير الأمان الحديثة من أودو:

1. يقوم أودو باستخدام بروتوكولات SSL/TLS لتشفير البيانات، وتأمين الاصال. بما يحمي الفواتير من الاختراق والضياع.
2. يتيح أودو صلاحيات وصول محددة تبعًا لدور كل موظف، ليتاح له رؤية ما يخصه فقط ضمن دوره داخل المؤسسة.
3. النسخ الاحتياطي والتلقائي للبيانات بشكل يومي، مع إمكانية استعادة النظام في حالات الطوارئ.
4. إخفاء بيانات العملاء عند الطلب لضمان الخصوصية.
5. من خواص نظام الأمان في أودو هو توفير دعم المصداقة الثنائية 2FA من أجل حماية الحسابات من الوصول غير المصرح به.

اقرأ أيضا ما هي اسعار برامج الحسابات فى مصر ؟ وكيف تختار الأفضل

من هم العملاء الأنسب للاستفادة من الحلول؟

أتمتة العمليات المالية أصبح ضرورة، فهي تقلل من الأخطاء وتزيد من سرعة اتخاذ القرار. أما عن من هم العملاء الأنسب للاستفادة من الحلول؟

1. الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تبحث عن ما هو نظام الفوترة الجديد الأفضل، والتي تقدم نظام موحد ومتكامل يجمع الفواتير والمبيعات والمحاسبة.
2. الشركات الكبيرة ومتعددة الجنسيات، تحتاج إلى برامج أودو ERP، للاستفادة من دعم اللغات والعملات المتعددة والتوافق مع الضرائب في كل دولة.
3. شركات الشركات والخدمات مثل شركات الإنترنت والشركات الطبية والهندسية والشركات الخدمية التي تقدم خدمات اشتراكات متجددة شهريًا أو سنويًأ.
4. المتاجر الإلكترونية والرقمية، والتي تحتاج للتكامل بين المبيعات والفوترة والدفع الإلكتروني.
5. المؤسسات الخدمية مثل مكاتب المحاماة وشركات الاستشارات.
6. المصانع التي لديها مخزون وتحتاج للربط بين التصنيع والفواتير.

اقرأ أيضا النظام المتكامل لادارة الموارد البشرية من باي سمارت

كيف تبدأ في تطبيق نظام الفوترة الجديد من أودو؟

أودو من برامج المحاسبة والفوترة الشهيرة، والتي ستحتاج إليها بعد التعرف على ما هو نظام الفوترة الجديد الأفضل. وإليك كيف تبدأ في تطبيق نظام الفوترة الجديد من أودو؟

• تعاقد مع وكيل محترف:

شركة باي سمارت هي الوكيل الأشهر لبرنامج أودو في الشرق الأوسط، حيث تقوم بتصميم وتخصيص البرنامج من خلال فريق محترف. ليلبي احتياجاتك بدقة.

• حدد احتياجات شركتك:

تحتاج إلى تحليل احتياجات الشركة وفقًا لحجمها ونشاطها، والسوق الذي تعمل عليه، من أجل تخصيص البرنامج بما يتناسب معك.

• إعداد النظام:

من خلال ضبط اللغة والعملية والضرائب المحلية لبلد، واختيار قوالب الفواتير وتفعيل الحساب الآلي للضرائب والخصومات والشحن.

• اختيار بوابات الدفع:

يتم تفعيل بوابات الدفع التي تريد توفيرها على متجرك مثل فوري وباي باي أو الفيزا وغيرها من طرق السداد والدفع الإلكتروني.

• التدريب والدعم:

تقوم شركة باي سمارت بتدريب الموظفين في فرق المبيعات والمحاسبة على استخدام النظام بفعالية والاستفادة منه، مع توفير الدعم الفني.

الخاتمة

قدمنا لك في هذا التقرير ما هو نظام الفوترة الجديد وكل التفاصيل الخاصة به، والذي سيفيدك كشركة بشكل كبير في إصدار فواتير أسرع وأكثر دقة متوافقة مع القوانين، يمكنك الحصول على تطبيق أودو من باي سمارت.