نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية من أودو لشركتك

في الآونة الأخيرة ظهر نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية الذكية التي أصبحت أكثر تطورًا، والتي تمكن الشركات من حفظ ملفاتها وتنظيمها رقميًا. ما يعني ترتيب أفضل وبحث أسهل ووصول أسرع للمعلومات مع التزام عالي بالقوانين واللوائح الخاصة بكل بلد، النظام الجديد يعني توديع الطرق التقليدية القديمة بكل عيوبها والأخطاء التي تحدث نتيجة التعامل بها.

ما هو نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية في أودو؟

يحرص نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية على سهولة أكبر في إدارة ملفات الشركات وسجلاتها بطريقة إلكترونية، بدلاً من الاعتماد على الورق والطرق التقليدية القديمة. أما عن ما هو نظام إدارة المستندات في أودو؟ فهو:

1. تطبيق مدمج داخل نظام أودو ERP يهدف إلى أرشفة المستندات والملفات إلكترونيًا.
2. من خلال التطبيق تستطيع الشركات تخزين مستنداتها رقميًا وبطرق أكثر أمانًا.
3. يقوم تطبيق إدارة السجلات في أودو بربطها مباشرة بالعمليات اليومية التي تتم في الشركة، من مبيعات ومشتريات ومحاسبة وموارد بشرية.
4. يقوم نظام المستندات بتحويلها من ملفات عشوائية إلى مرتبة وجزء من دورة العمل داخل المؤسسة.

اقرأ أيضا ماهي ادارة المبيعات من أودو؟ دليل لتنظيم عمليات البيع وزيادة الأرباح

ما هي المزايا الرئيسية لنظام أودو لإدارة المستندات؟

يقدم نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية الكثير من المزايا لأصحاب الشركات، من تخزين أفضل وأمان أعلى وسرعة وسهولة الوصول للبيانات، لكن أودو واحد من تلك البرامج التي تقدم ذلك التطبيق تقدم عدد من المزايا تجعلها تتفوق على المنافسين، ومن المزايا الرئيسية لنظام أودو لإدارة المستندات:

• الأرشفة بعيدًا عن الأوراق ومشكلاتها:

الميزة الأبرز أن المستندات والسجلات في أودو يتم أرشفتها بطريقة حديثة بعيدة عن الأوراق والفوضى المرتبطة بها من تكلفة عالية ومساحة لازمة للتخزين مع حاجة للتخزين بصورة سليمة حتى لا تتلف المستندات الورقية. لكن أودو يقوم بتلك العملية بشكل تقني متطور وبدون تكلفة مع سهولة تخزين وتنظيم تلك المعلومات والملفات ، وتحديثها باستمرار مع سهولة الوصول.

• الأتمتة:

يقوم برنامج أودو بتنظيم المعلومات في المستندات والسجلات بشكل آلي، مع تحويل المرفقات من الإيميلات إلى مستندات لداخل النظام، وإنشاء مهام وإجراءات تلقائية يقوم بها البرنامج بعد رفع أو تعديل المستند، ما يجعل التخزين والتعديل والإضافة أمور سهلة للغاية يصعب القيام بها من خلال الملفات الورقية.

• حفظ المستندات والسجلات بسهولة وأمان:

تتسم حفظ المستندات والسجلات بسهولة في دورة واضحة من إنشاء ومراجعة وموافقة ثم أرشفة، فهي خطوات منظمة وواضحة وسهلة.

• سهولة الوصول والبحث:

في ثواني قليلة يمكن الوصول لأي مستند داخل النظام باستخدام كلمات مفتاحية معينة، أو من خلال فلترة عملية البحث، ما يحافظ على كل المستندات من الضياع ويسهل من الوصول إليها بسرعة.

• أمان عالي:

يتم تخزين المستندات والسجلات بشكل إلكتروني على النظام، مع توفير نسخ احتياطية لضمان بقائها في حال وقوع أية مشكلات تقنية، مع تحديد الأشخاص المعنية بالاطلاع والتحديث والموافقة بما يعزز من الشفافية. كذلك يتيح أودو سجل تتبع لكل التعديلات لمعرفة من قام بها ومتى.

• تكامل مع الأنظمة الأخرى وتعاون بين الفرق:

المستندات والسجلات في مختلف الأقسام مرتبطة بهذا التطبيق وليست منفصلة، بما يتيح متابعتها بسهولة والتعاون بين الفرق المختلفة، ومتابعة أية تعديلات أو إضافات لحظيًا.

اقرأ أيضا برنامج أودو المحاسبي في السعودية: حلول متكاملة للشركات

خطوات تنظيم وتصنيف المستندات داخل أودو

• رفع المستندات والسجلات:

يتم رفع كافة أشكال المستندات والسجلات من ورد وبي دي إف أو صور يدويًا أو أوماتيكيًا من خلال الماسح الضوئي أو من خلال الإيميلات وغيرها من منصات التي تسمح بالإدخال.

• تصنيف المستندات:

الخطوة الثانية من خطوات تنظيم وتصنيف المستندات داخل أودو هو التصنيف وتحديد نوع وفئة كل ملف، مثل سجلات المحاسبة أو المبيعات أو المشتريات أو الموارد البشرية، وغيرها من سجلات الشركة بما يسهل من الوصول لكل مستند.

• إضافات التاجات أو الوسوم:

لأن نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية ذكي وسهل، يتم إضافة تاجات ووسوم تسهل من البحث عن الملفات المطلوبة، بكلمات مثل فاتورة أو تقرير أو عقد أو إيصال وغيرها من الكلمات التي يمكن وضعها.

• ربط المستندات والسجلات:

بعد الانتهاء من التصنيف يتم ربط كل مستند بالقسم أو العملية الخاصة به، مثل الفواتير يتم إضافتها في سجل المشتريات أو المحاسبة، والعقود يتم إضافتها وربطها بعمليات البيع وغيرها.

• تحديد الصلاحيات:

نظرًا لأهمية السجلات في كل شركة، يتم تحديد الأشخاص المسئولين عن الولوج لتلك الملفات وتعديلها وتحديثها، مع إظهار اسم كل شخص قام بذلك التعديل أو التحديث أو الإضافة لتكون الأمور واضحة.

• المراجعة والأرشفة:

بعد الانتهاء من تسجيل المستند أو التعديل عليه يتم نقله للأرشفة، ويمكن استخدام فلاتر لتسهيل الأرشفة طويلة المدى، من خلال التاريخ أو نوع المستند أو القسم الذي ينتمي له هذا المستند أو السجل.

اقرأ أيضا كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن بإحترافية من أودو

حماية وأمان المستندات وسجلات الشركة

الحماية والأمان من أهم الإعدادات التي يجب الانتباه لوجودها في أي نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية، حتى لا تعرض شركتك لخطر فقدان البيانات أو سرقتها نتيجة غياب حماية وأمان المستندات وسجلات الشركة. هذه المشكلة غير واردة في برنامج أودو، نتيجة العديد من مستويات الأمان والحماية التي يوفرها البرنامج مثل:

• التشفير:

في نظام المستندات والسجلات في أودو يتم نقل وتخزين البيانات مشفرة لضمان عدم الوصول غير المصرح لهم إليها، بما يحافظ عليها آمنة ومحمية.

• صلاحيات وصول دقيقة:

يحدد أصحاب الشركة الموظفين والأشخاص المسموح لهم بالوصول لتلك البيانات والسجلات الهامة، وتحديد من يملك صلاحية تسجيل البيانات وتحديثها وتعديلها، ومن مسموح لها بالتعديل والموافقة. بالإضافة إلى أن كل موظف مسموح له بمتابعة الملفات التي تخص عمله فقط.

• تخزين سحابي:

يعتمد أودو على التخزين السحابي على خوادم مؤمنة ذات حماية عالية، مع النسخ الاحتياطي التلقائي، الذي يحمي من فقدان البيانات أو الحذف الخاطئ ، والوصول للسجلات بسهولة في حال تعطل أحد الأجهزة.

• صلاحية تتبع الأنشطة:

أثناء العمل اليومي في الشركات طوال الوقت يتم التعديل والإضافة والتحديث على نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية، لذا يتيح أودو تتبع من قام بأية خطوات على السجلات ومتى، بما يمنع من التلاعب أو الحذف أو وقوع وغيرها من المشكلات.

• الامتثال لمعايير حماية البيانات العالمية:

دعم اودو لبرنامج حفظ المستندات يشمل على المعايير الخاصة بحماية البيانات، مثل GDPR في أوروبا، بما يحفظ على أمان وقانونية السجلات الرسمية للشركة.

اقرأ أيضا نظام الموارد البشرية في السعودية من أودو لتطوير الكفاءات

التحول الرقمي وتوفير التكاليف عبر نظام أودو

لم يعد التحول الرقمي والاعتماد على نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية رفاهية، بل أصبح ضرورة تزداد أهميتها كل يوم، للعديد من الأسباب.

• توفير التكاليف:

بدلاً من الاعتماد على الأوراق وضرورة توفيرها بكميات كبيرة طوال الوقت، والطباعة والأحبار وتوفير مساحات مخصصة للتخزين الآمن، كل تلك أمور تحتاج لميزانية شهرية مرتفعة، لذا يصبح التحول الرقمي وتوفير التكاليف عبر نظام أودو أكثر فعالية، وأقل تكلفة بكثير.

• وقت وجهد أقل وإنتاجية أعلى:

سهولة تخزين المعلومات، وسهولة الوصول لها وأرشفتها وتعديلها وكل تلك الإجراءات اليومية، توفر من وقت الموظفين، ما يسرع من دورة العمل، ويوفر في الوقت المجهود المبذول، ما يعني إنتاجية أعلى.

• رؤية وقرارات أفضل:

سهولة الوصول إلى السجلات والمستندات في أي وقت، وسهولة تحديثها لحظيًا، مع توفير تقارير مبنية على أحدث معلومات، يجعل القرارات الاستراتيجية الخاصة بالشركة أفضل أدق.

الخاتمة

الاعتماد على نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية الذي يوفره برنامج أودو من شركة باي سمارت أصبح وسيلتك في جعل شركتك في مصاف الشركات المتطورة التي تعتمد على التكنولوجيا، بما يمكنها من المنافسة بقوة.

أسئلة شائعة.