كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن بإحترافية من أودو

لمعرفه كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن حيث انه خطوة أساسية لكل مؤسسة تسعى لتحقيق الكفاءة والدقة في إدارة مواردها المالية والمخزنية. يركز هذا المقال على الخطوات العملية لبناء نظام متكامل يضمن سهولة المتابعة والتحليل، وضبط العمليات المالية والمخزنية بأعلى مستوى من الاحترافية

مميزات برنامج أودو في إدارة الحسابات والمخازن للشركات السعودية

لم تعد الطرق التقليدية في الحسابات والمخازن مجدية، ولا تتناسب مع النمو المتسارع في عالم المال والأعمال، وهنا تأتي مميزات برنامج أودو في إدارة الحسابات والمخازن للشركات السعودية.

• يراعي القوانين المحلية:

يتطلب العمل في السوق السعودي، الالتزام التام بالقوانين المحلية، وبرنامج أودو يراعي ويمتثل لتلك القوانين، مثل قوانين ضرائب القيمة المضافة، والتحديثات مع الأنظمة الحكومية المختلفة ومن أبرزها ZATCA.

• دعم اللغة العربية:

يتميز برنامج أودو بدعم اللغتين العربية والإنجليزية، ما يسهل من استخدامه من قبل الموظفين والعاملين لديك. من خلال واجهات سهلة الاستخدام ومفهومة.

• التكامل بين الأنظمة والأقسام المختلفة:

يوفر برنامج أودو التكامل بين الأقسام المختلفة، لذا إذا كنت تتساءل عن كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن، فالبرنامج يسهل عملها بكفاءة وتناغم، من خلال جمع البيانات والمعلومات الخاصة بكل قسم على منصة واحدة يسهل تحديثها ومعرفة التقارير الخاصة بها.

• إدارة ذكية للمخازن:

يتيح أودو تتبع دقيق لكل المنتجات المتوفرة في المخازن، من تواريخ الصلاحية والنوع والكميات وحجم الطلب، ما يعني توريد وشحن للمشتريات وتنبؤ بحجم الطلب بسهولة.

• تقارير دقيقة:

يوفر أودو تقارير لحظية محدثة باستمرار لكل ما يتعلق بالحسابات والمخازن، ما يعني إمكانية اتخاذ قرارات إدارية مبنية على معلومات دقيقة.

• دعم على الذكاء الاصطناعي:

توفر النسخ الأحدث من برنامج أودو دعم الذكاء الاصطناعي الذي يساعدك على حسابات دقيقة، ومتابعة للمخزون، والقدرة على التنبؤ بحجم الطلب، وكافة الاحتياجات التي تحتاجها تلك الأقسام.

اقرأ أيضا نظام الموارد البشرية في السعودية من أودو لتطوير الكفاءات

كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن من خلال برنامج اودو

يعد برنامج أودو من أقوى أنظمة ERP التي تسمح بإدارة كل العمليات والأقسام من مكان واحد باحترافية كبيرة، وإليك كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن من خلال برنامج اودو:

• تحديد الوحدات:

يعمل برنامج أودو من خلال اختيار الوحدات التي تريد العمل عليها، وهنا أنت تحتاج لبرنامج إدارة المخازن والحسابات. يتيح البرنامج إضافة وحدات أخرى مثل المبيعات والمشتريات والفواتير وغيرها، فهو مرن وقابل للتوسع والتخصيص.

• إعداد الحسابات:

يقوم البرنامج بإنشاء وإعداد الحسابات لك بما يتوافق مع نظام المحاسبة السعودي وضريبة القيمة المضافة، ثم ربط الحسابات بعمليات المبيعات والإيرادات وتكلفة البضائع المباعة من المخازن وغيرها، مع تفعيل الفواتير الإلكترونية والتكامل مع هيئة الزكاة والضرائب والجمارك وغيرها.

• تجهيز الحسابات على البرنامج:

على برنامج أودو يتم تجهيز المخازن بإضافة المستودعات وأماكنها، والبضائع وأصنافها وأسعارها وأكوادها، ومتابعة حركة المخزون وتفعيل التنبيهات وكل ما يتعلق بالمخازن.

• الربط والتكامل بين الحسابات والمخازن:

العمليات التي تتم في المخازن يتم إبلاغ الحسابات بها بشكل آلى من خلال البرنامج، على سبيل المثال عمليات البيع يتم خصمها من المخزون وتسجيلها في الحسابات، عمليات الشراء تضاف للمخزون وتسجل في حساب المشتريات وغيرها.

• التقارير:

يقوم برنامج أودو بعمل تقارير مالية وتقارير مخازن وتقارير مبيعات ومشتريات، حتى تتابع نشاط المخزون والحسابات في نفس الوقت، بمعلومات محدثة آنيًا، ودقيقة.

اقرأ أيضا افضل 5 طرق ادارة المخزون من أودو لزيادة كفاءة عملك

خطوات إعداد برنامج الحسابات والمخازن في أودو بالشكل الأمثل

تقوم شركة باي سمارت وكيل برنامج أودو في السعودية بإعداد البرنامج بأفضل صورة ممكنة وتخصيصها بما يتناسب مع نوع عملك التجاري وحجمه، وإليك خطوات إعداد برنامج الحسابات والمخازن في أودو بالشكل الأمثل:

• تحليل حجم واحتياجات شركتك:

البداية تأتي بفهم ودراسة عميقة لنوع النشاط التجاري الذي تقوم به، وحجم شركتك، لتحديد حجم المخازن وطبيعة البيع، وشكل التقارير المالية الخاصة بالحسابات.

• تصميم وتفعيل الوحدات:

1. يتم تصميم الوحدات من خلال عمل قسم حسابات متوافق مع النظام المحاسبي السعدي وضريبة القيمة المضافة وإدخال البيانات البنكية وطرق الدفع، وربط الحسابات بالمخازن.
2. تعريف المستودعات وفروعها ومواقع التخزين، وإدخال كل البيانات الخاصة بالمنتجات فيها، مع تفعيل تنبيهات حول كميات المخزون، من أجل إعادة طلبها.
3. ربط كلاً من الحسابات والمخازن، من أجل تسجيل العمليات التي تتم.

• إدارة العمليات اليومية:

يتم تسجيل أوامر البيع والشراء والفواتير واستلام المخزون وتسجيل كل ذلك، مع متابعة حركة البضائع بشكل لحظي.

• إعداد التقارير:

أما عن كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن بتجانس، فيتم عمل تقارير مالية وتقارير حول المخازن وتقارير تشغيلية، كلها تساعد على اتخاذ قرارات مدروسة.

• تدريب ودعم فني:

تقدم شركة باي سمارت دعم فني طوال الوقت، لضمان عمل برنامج أودو بفعالية دون أعطال أو مشكلات. كذلك يتم توفير برامج تدريبية عملية للموظفين لاستخدام البرنامج بكفاءة.

اقرأ أيضا ما هي إدارة علاقات العملاء من أودو وأهميتها في نجاح عملك

كيفية تخصيص برنامج أودو ليتناسب مع متطلبات السوق السعودي

أبرز ما يميز برنامج أودو هو الامتثال لقوانين السوق السعودي كالتالي:

• الحسابات:

يتم تصميم قسم الحسابات بما يتوافق مع:

1.  نظام المحاسبة السعودي.
2. ضريبة القيمة المضافة.
3. ربط الفواتير والإشعارات مع منصة هيئة الزكاة والضريبة للفوترة الإلكترونية.
4. الفواتير الإلكترونية QR كود في السعودية.

• المخازن:

1. تطبيق سيارات تقييم المخزون FIFO.
2. إعداد المستودعات والفروع بما يتوافق مع قوانين سلاسل التوريد.
3. دعم تتبع المنتجات بالباركود والكيو آر كود.
4. تفعيل التنبيهات لإعادة الطلب على المخزون.

• دعم اللغة العربية:

البرنامج معرب بالكامل، بداية من واجهة المستخدم والعقود والفواتير، كما يدعم اللغة الإنجليزية مع العربية، ليتناسب مع الشركات متعددة الجنسيات.

اقرأ أيضا كيف تختار أفضل شركات erp في السعودية لتحقيق تقدم إداري

إدارة الحسابات العامة في أودو: دليل شامل للشركات السعودية

إذا كنت من أصحاب الأعمال وتريد معرفة كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن، خاصة إدارة الحسابات العامة في أودو:

• إعداد الحسابات:

يقوم برنامج أودو بتقسيم الحسابات إلى (أصول، التزامات، إيرادات، مصروفات، حقوق ملكية) بما يتوافق مع النظام السعودي.

• إعداد الضريبة:

تعريف ضريبة القيمة المضافة لكل من المبيعات والمشتريات، وربطها تلقائيًا بالفواتير والإقرارات الضريبية.

• العملات:

يقوم البرنامج بتفعيل الريال السعودي كعملة رئيسية للحسابات، مع إمكانية إضافة عملات أخرى لدعم التحويلات التلقائية، بما يتناسب مع حجم الشركات وحجم أعمالها.

• البنوك:

يتم إدارة الحسابات البنكية مع ربطها بالمصروفات والإيرادات، وإعداد دفاتر يومية للصندوق.

• المبيعات والإيرادات:

يتم تسجيل أوامر البيع والفواتير، وربطها بحساب الإيرادات وضريبة القيمة المضافة..

• المشتريات:

يتم تسجيل أوامر الشراء والفواتير، مع ربط المشتريات بالمخزون.

اقرأ أيضا أفضل انظمة erp في السعودية من باي سمارت

كيفية إدارة المخزون بكفاءة باستخدام أودو: المخزون، العمليات والقوائم

إليك كيفية إدارة المخزون بكفاءة باستخدام أودو: 

• إدارة المخزون:

1. يتم إعداد المستودعات ومواقعها، وتصنيفها كمخازن رئيسية أو فرعية أو مناطق شحن.
2. تسجيل المنتجات مع بياناتها من الاسم والكود والسعر، والصلاحية.
3. تحديد طرق تقييم المخزون، وتكلفة البضاعة المباعة.

• إدارة العمليات:

1. تسجيل عمليات الشراء واستلام المنتجات تلقائيًا في المخازن.
2. تسجيل عمليات البيع والفواتير الخاصة بها وخصمها من المخزون، ومتابعة الطلب حتى التسليم.
3. تسجيل التحويلات الداخلية الخاصة بنقل البضائع بين الفروع.
4. جرد دوري للمخازن والتأكد من مطابقتها مع النظام.
5. عمل تنبيهات تشير لحجم المخزون وما إذا كان ناقص ويحتاج لزيادته.

• عمل التقارير:

يقوم البرنامج بعمل تقارير حول حركة المخزون وقيمته الحقيقة، مع تقارير تشغيلية لأوامر البيع والشراء ومتابعة الموردين وتحديد العملاء النشطين.

كما يتم عمل رسوم بيانية دقيقة لحالة المخزون، ومؤشرات KPIs.

اقرأ أيضا كل ما تحتاج معرفته عن برنامج اودو للمحاسبة

التعامل مع الحسابات الوسيطة ومشاكلها في أودو وحلولها العملية

تحتاج من أجل معرفة كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن، أن تكون على اطلاع بالتعامل مع الحسابات الوسيطة ومشاكلها في أودو وحلولها العملية.

• ما هي الحسابات الوسيطة؟

هي حسابات مؤقتة يستخدمها نظام أودو من أجل تمرير العمليات قبل أن تستقر في الحسابات النهائية، مثل:

1. حسابات بنكية وسيطة، عند عمل تسوية أو تحويل بنكي جاري.
2. حسابات وسيطة للموردين والعملاء، وتعني تسجيل فاتورة دون أن يتم دفعها أو استلامها بالكامل.
3. حساب مخزون يستخدم عند استلام وتسيلم منتجات قبل قفل العملية.

• المشاكل الشائعة مع الحسابات الوسيطة وحلولها:

أرصدة غير صفرية:

وتعني أن الحساب الوسيط يجب أن يكون صفر بعد إغلاق عمليات الاستلام أو التسليم أو الدفع لكن يظل فيه رصيد.

الحل يكمن في مراجعة دورية لرصيد الحسابات الوسيطة من خلال تقرير متخصص في أودو يتابعها دوريًا.

اختلاف بين المحاسبة والمخازن:

وتعني القيام بعمليات خاصة بالمخازن لم يتم تسجيلها بالفاتورة المحاسبية، مثل عمليات استلام البضائع.الحل يكمن في التأكد من ربط المنتجات بالحسابات الصحيحة.

نيسان تسجيل بعض العمليات:

مثل استلام فاتورة مرتين أو نسيان تسجيل فواتير بعد الاستلام، وحل المشكلة يكون من خلال تنبيهات آلية، ينبهك في حال وجود رصيد غير طبيعي في حساب وسيط بعد فترة معينة.

أخطاء في القيود التلقائية:

ويتم ربط منتج بحساب خاطئ بدلاً من حساب المخزون، ويتم حل المشكلة من خلال برنامج أودو بمطابقة المخزون مع المحاسبة.

اقرأ أيضا شركات إدارة المتاجر الإلكترونية لتحقيق أفضل نتائج

تحسين دقة التقارير المالية وتقارير المخزون باستخدام أودو

تحتاج من أجل تحسين دقة التقارير المالية وتقارير المخزون باستخدام أودو، لمعرفة كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن احترافي على برنامج أودو:

• طريقة تحسين دقة التقارير المالية:

1. إعداد صحيح لشجرة الحسابات على أن تكون مطابقة للمعايير السعودية، ومقسمة بشكل صحيح، مع ربط كل منتج أو خدمة بالحساب المناسب.
2. ربط العمليات بالمحاسبة، من خلال تسجيل أي عملية بيع في الإيرادات، والشراء في المصروفات والموردين.
3. تفعيل الضرائب والفوترة الإلكترونية، وأن تكون متوافقة مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
4. التأكد من إغلاق الحسابات دوريًا كل شهر أو ربع سنة، ومراجعة الأرصدة الوسيطة للتأكد من أنها صفر.

• طريقة تحسين دقة تقارير المخزون مع أودو:

1. تعريف المنتجات بشكل صحيح من خلال الكود والباركود.
2. تقسيم المستودعات لمواقع استلام وتخزين وشحن، وتتبع حركة المنتج بدقة منذ دخوله حتى خروجه.
3. جرد دوري للتأكد من مطابقته مع النظام في أودو وتصحيح أية فروقات.
4. تفعيل التنبيهات التلقائية عند انخفاض المخزون، وإنشاء أوامر شراء لتفادي نفاذ المخزون.
5. التكامل بين المخزون والمحاسبة، من خلال تسجيل أي عملية بيع أو شراء في التقارير.

• الاستفادة من تقارير أودو:

يوفر نظام أودو تقارير مالية وتقارير مخزون وتقارير تشغيلية، كلها تحسين من دقة التقارير المالية وتقارير المخزون.

اقرأ أيضا كيفية ادارة العلاقة مع الموردين من خلال برنامج أودو

التكامل بين نظام الحسابات والمخازن في برنامج أودو لتعزيز الأداء المؤسسي

من أبرز المشكلات التي تواجه أصحاب المال والأعمال التجارية المختلفة هو انفصال نظامي الحسابات والمخازن، وهي مشكلة تمكن برنامج أودو من تحقيق التكامل بينها، بما يخدم صاحب العمل.

• التكامل بين نظام الحسابات والمخازن في برنامج أودو:

1. عند تسجيل فاتورة شراء يزيد المخزون أوتوماتيكيا على أورو ويتم تسجيل قيد محاسبي في حساب المورد والمصروفات.
2. إصدار فاتورة بيع يقلل من المخزون، ويتم تسجيله في الحسابات.
3. أي فرق بين المخزون الفعلي والمسجل يظهر في الحسابات العامة.

• تعزيز الأداء المؤسسي من خلال أودو:

1. عمل البرنامج بذلك التكامل يرفع الكفاءة التشغيلية بفضل الأتمتة التي تقلل الأخطاء.
2. تحسين الإدارة المالية والسيولة، ودقة مالية أكبر.
3. تحكم أفضل في المخزون.

اقرأ أيضا كيفية تطوير ادارة المشتريات من خلال برنامج أودو

التحديات الشائعة في استخدام أودو للحسابات والمخازن وكيفية التغلب عليها

على الرغم من المزايا الكثيرة التي يوفرها برنامج أودو، لكن هناك عيوب برنامج أودو، التي تحتاج لمعرفتها، ومعرفة التحديات الشائعة في استخدام أودو للحسابات والمخازن وكيفية التغلب عليها.

• صعوبة إعداد النظام:

تواجه بعض الشركات صعوبة في إعداد الحسابات والمخازن بشكل صحيح، ما يسبب في استخدام خاطئ وتقارير خاطئة، والحل يكون بالاعتماد على شركة محترفة مثل باي سمارت تقوم بتصميم البرنامج بسهولة وبما يتلائم مع احتياجاتك المؤسسة وتدريب الموظفين عليه.

• التكامل بين الحسابات والمخازن:

قد تظهر بعض الفروقات بين رصد المحاسبة والمخزون وبين الواقع، ويحدث نتيجة عدم غلق العمليات بشكل صحيح، وهو ما يحتاج تسجيل الفواتير والاستلامات.

• أرصدة الحسابات الوسيطة:

بوجود أرصدة معلقة في الحسابات الوسيطة نتيجة نقص خطوة في دورة البيع أو الشراء ، والتغلب على المشكلة يكون من خلال متابعة الأرصدة دوريًا.

• ضعف خبرة الموظفين:

نظام أودو من الأنظمة المتطورة التي يصعب على بعض الموظفين التعامل معه، خاصة مع تعودهم على الطرق القديمة التقليدية، وتوفر شركة باي سمارت للتغلب على تلك المشكلة برامج تدريب حتى يتقن الموظفين التعامل مع البرنامج بحرفية.

اقرأ أيضا ما هي الأنظمة التي تعتمد عليها التجارة الإلكترونية وكيف يمكن ربطها بأودو

نصائح للحصول على أفضل دعم فني وخدمة مستخدم في استخدام برنامج أودو بالسعودية

كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن احترافي يعتمد على اختيار البرنامج الصحيح من الوكيل المعتمد. وإليك نصائح للحصول على أفضل دعم فني وخدمة مستخدم في استخدام برنامج أودو بالسعودية:

• اختيار شريك معتمد:

شركة باي سمارت هي شريك معتمد في السعودية، لديها فرق محترفة في تصميم البرنامج بما يتلاءم مع احتياجات كل مؤسسة، وبما يتماشى مع قوانين السوق السعودي.

• دعم اللغة العربية:

من المهم أن يدعم البرنامج اللغة العربية لتسهيل التعامل معه وتقليل الأخطاء.

• توفر دعم فني وصيانة:

يجب الاتفاق على توفير دعم فني سريع الاستجابة مع صيانة دورية للبرنامج، للتأكد من خلوه من الأخطاء أو المشكلات، وعمله بسلاسة طوال الوقت.

• تدريب مستمر:

برنامج أودو نظام متطور يحصل على تحديثات دورية، لذا من المهم تدريب الموظفين على استخدامه وتلك التحديثات.

الخاتمة

لم تعد الطرق القديمة تصلح لإدارة المؤسسات باحترافية وسط المنافسة القوية، لذا معرفة كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن من أودو وشركة باي سمارت أمر يساعدك على مواكبة هذا التطور السريع في عالم الأعمال.

تواصل معنا الان واحصل علي البرنامج.

الأسئلة الشائعة.