برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو لرفع الإنتاجية

هل تواجه مشكلة في متابعة أداء الموظفين في شركتك؟ هل ترغب في أداة سهلة الاستخدام تمكّنك من توزيع وتنظيم المهام بين الموظفين ومتابعة أدائهم؟ يعد برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو من أفضل المنصات التي توفر لك ميزات متكاملة وسلسلة لإدارة المهام ومتابعة أداء الموظفين بشكل فعال. في هذا المقال، نسلط الضوء على هذا البرنامج، ونكشف مميزاته وخطوات تفعيله وتخصيصه وفقًا لمتطلباتك.

ما هو برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو؟

يمكن تعريف برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو بأنها منصة تساعد على توزيع المهام المطلوبة على الموظفين في المشروع الذي تعمل عليه وتنظيمها وتحديد الأولويات داخل المشروع، ومن ثم متابعة أداء الموظفين حتى إكمال المهام.

يمنح لك برنامج إدارة المهام من أودو نظرة شاملة على أداء الموظفين داخل المشروع ومدى تقدمهم ومستواهم في أداء تلك المهام، وبالتالي يسهّل عليك مهمة تقييم أدائهم وتطورهم، بالإضافة إلى ذلك، يمنح لك البرنامج ميزات التنبيهات والتعليقات على المهام المطلوبة من الموظفين، فضلًا عن إمكانية إضافة مهام فرعية تندرج تحت كل مهمة أساسية.

 ما هي مميزات برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو للشركات؟

تعد منصة أودو واحدة من أفضل المنصات التي توفر حلولًا فعالة ومتكاملة لضمان إدارة المهام في المشاريع وتنظيم عمل الفرق داخل الشركات -سواء كانت شركات كبيرة أو متوسطة أو حتى صغيرة- ومن مميزات برنامج إدارة المهام من أودو للشركات التالي:

• بيئة عمل مرن:

يوفر برنامج إدارة المهام للموظفين بيئة عمل مرنة تربط بين المدراء والموظفين داخل الشركة، حيث تمكّن تلك الأداة العاملين في الشركات، سواء كانوا موظفين أو مدراء، على التخطيط للمهام وتوزيعها ومتابعة تنفيذها، بالإضافة إلى ذلك، يتيح برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو إمكانية التواصل الفعال بين الموظفين والمدراء داخل الشركة من خلال واجهة تواصل بسيطة وسهلة الاستخدام.

• نوافذ عرض سهلة التخصيص:

يقدم برنامج أودو نوافذ عرض أو لوحات عمل سهلة التخصيص وفقًا لنماذج مختلفة، منها نموذج عرض كانبان للمهام الذي يسهّل عليك متابعة سير العمل بشكل منظم، كما يتيح البرنامج كذلك الجداول والمخططات الزمنية من خلال نموذج عرض غانت لمنح الموظفين نظرة عامة على المهام والخطة الزمنية التي يجب تنفيذ المهام خلالها وتتبع الوقت بالإضافة إلى إرسال الإشعارات بشكل تلقائي في حالة التأخير في تنفيذ المهمة، وهذا يعني زيادة التزام الموظفين بأداء المهام في الأوقات المحددة.

• جدول الفواتير:

من المميزات التي تقدمها منصة أودو في إدارة المهام هو تقسيم الميزانية المطلوبة لأداء المهام المختلفة داخل المشروع. تتيح تلك الميزة متابعة التكاليف المالية داخل المشروع بدقة وشفافية من خلال جداول تسجل الميزانية الإجمالية للمشروع، والمصروفات أولًا بأول، وتوضح بشكل لحظي ما تم إنفاقه والميزانية المتبقية.

تسهّل هذه الميزة الأمر على المدراء في اتخاذ القرارات المالية بناء على البيانات الدقيقة والمباشرة للجداول.

• إعداد التقارير:

تقدم منصة أودو أدوات قوية لإعداد التقارير المفصلة حول تقدم العمل، وتحليل أداء الفريق، وهو ما يساعد المدراء على اتخاذ قرارات مدروسة تعتمد على البيانات.

• التكامل بين التطبيقات:

لا تقدم منصة أودو خدمات إدارة المهام داخل المشاريع فحسب، بل تقدم مجموعة من الخدمات المتنوعة، منها الموارد البشرية وبرنامج أودو المحاسبي وإدارة المشاريع وغيرها، وهو ما يمنح الشركات رؤية متكاملة لجميع المشروعات والعمليات داخلها.

• تحسين الإنتاجية وجودة العمل:

عند جمع كل الميزات السابقة وأخذها بعين الاعتبار، نجد أن برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو برنامج مناسب ومهم لتحسين وتعزيز الإنتاجية وجودة العمل داخل الشركات، كما تتيح تلك المنصة للفرق تنظيم المهام بسهولة وضوح مما يزيد من تركيز الموظفين على الأهداف الأساسية، بالإضافة إلى مراقبة الأداء سير العمل، وكل هذا ينعكس على جودة الإنتاجية وزيادتها بشكل ملحوظ.

• يدعم اللغة العربية:

تدعم منصة أودو اللغة العربية، وهي ميزة رائعة تسهّل على الفرق في الشركات فهم نظام المنصة وواجهاته دون الحاجة إلى إتقان اللغة الإنجليزية، وبالتالي سرعة تكيف الموظفين مع النظام وتقليل الأخطاء الناتجة عن عدم الفهم.

اقرأ أيضا برنامج اودو للموارد البشرية: سر الشركات الناجحة في الإنتاجية والتكامل

تحديات استخدام أودو في إدارة مهام الموظفين

على الرغم من أن منصة أودو تعد من أفضل المنصات في إدارة مهام الموظفين، لكن في الوقت نفسه هناك بعض التحديات التي قد تواجه الشركات في استخدام تلك المنصة في البداية، ومن تحديات استخدام أودو في إدارة مهام الموظفين التالي:

• الحاجة إلى تدريب:

على الرغم من أن واجهة المستخدم في منصة أودو سهلة الاستخدام وسلسة، ولكنها في الوقت نفسه تضم الكثير من التطبيقات والخدمات المتاحة داخل النظام، والتي قد تسبب إرباكًا وتعقيدًا للموظفين في البداية، لذا من المهم عند استخدام منصة أودو إدارة مشاريع توفير تدريب وتوجيه للموظفين في البداية لتمكينهم من متابعة مهامهم عليها دون تعقيد.

• الحاجة إلى التخصيص وفقًا لطبيعة كل شركة:

لا تقدم منصة أودو برنامج إدارة المهام للموظفين فحسب، بل هي منصة متكاملة تساعد الشركات -على اختلاف مجالاتها- على تنظيم أعمالها، وبسبب ذلك، يتطلب وجود فريق تقني أو فريق دعم خارجي لاستغلال إمكانيات المنصة وتطويعها وفقًا لرغبات وتوجهات الشركات وهيكل فرق العمل داخلها.

اقرأ أيضا تطبيق نقاط البيع من خلال الجوال: المرونة في إدارة المبيعات الحديثة

خطوات تفعيل برنامج إدارة المهام لموظفيك باستخدام أودو

إذا كنت ترغب في تنظيم المهام داخل شركتك وتوزيعها على الموظفين بشكل فعال، فإن استخدام منصة أودو هي خيارك الأمثل نحو تطوير الأداء بفضل مميزاته الكثيرة التي سبق أن تحدثنا عنها.

وفي هذه الفقرة، سنستعرض خطوات تفعيل برنامج إدارة المهام لموظفيك باستخدام أودو:

• إنشاء حساب للشركة:

الخطوة الأولى لاستخدام برنامج إدارة مهام الموظفين من أودو هو إنشاء حساب للشركة على المنصة من قائمة “المشروع”. ستطلب منك المنصة كتابة اسم الشركة، وعدد الموظفين فيها، بالإضافة إلى إيميلك الإلكتروني أو إيميل شركتك ورقم الهاتف، ولغة واجهة المستخدم.

• تفعيل بريدك الإلكتروني:

بعد التسجيل، سترسل لك المنصة رسالة على بريدك الإلكتروني لتفعيل البريد وتأكيد قاعدة بيانات الشركة. يُرجى العلم بأنه يجب تأكيد التفعيل خلال 3 ساعات من التسجيل.

• اختيار “المشروع”:

ستفتح لك المنصة واجهة بها عدة أيقونات اختر منها أيقونة “المشروع”.

• اختر “مشروع جديد”:

ستظهر صفحة جديدة اختر فيها أيقونة “جديد” من أعلى الصفحة يمينًا.

• قسّم المراحل:

في هذه المرحلة ستمنح لك المنصة أيقونات لتقسيم مراحل المشروع. مثال على ذلك: (مرحلة الأفكار- مرحلة المراجعة- مرحلة التنفيذ-). يمكنك توزيع تلك المراحل تبعًا لمشروعك، ومن ثم حدد المواعيد النهائية لكل مرحلة.

• توزيع المهام داخل كل مرحلة:

بعد تقسيم مراحل المشروع في برنامج إدارة المهام للموظفين، سيتعين عليك أسفل كل مرحلة تحديد المهام المطلوبة وتوزيعها على الموظفين من خلال البريد الإلكتروني لكل موظف.

بمجرد كتابة البريد الإلكتروني للموظف داخل كل مهمة، سيتم إرسال رسالة إلى بريده تخبره بأنه تم تكليفه في المهمة.

• متابعة التقدم:

يمكنك من خلال واجهة المستخدم مراجعة ومتابعة تقدم المهام من خلال أيقونات الرسم البياني والجدول الزمني وغيرها من أدوات المتابعة التي توفرها المنصة.

اقرأ أيضا كيفية تطوير ادارة المشتريات من خلال برنامج أودو

طرق تخصيص أودو ليلائم متطلبات السوق المصري والسعودي

تتميز منصة أودو بالمرونة العالية في التخصيص، وهو ما يجعلها منصة تتناسب بسهولة مع متطلبات السوق المصري والسعودي على حد سواء. إذن، ما هي طرق تخصيص أودو ليلائم متطلبات السوق المصري والسعودي؟ يمكن القيام بذلك من خلال النقاط التالية:

• دعم اللغة العربية:

تعد منصة أودو من المنصات التي تدعم اللغة العربية في واجهة المستخدم وكل خدماتها وتطبيقاتها، وهو ما يتناسب بشكل فعال مع متطلبات السوقين المصري والسعودي، وخاصة فيما يتعلق ببرنامج إدارة المهام للموظفين.

• استخدام نظام Odoo ERP:

نظام Odoo ERP هو هو اختصار لكلمة Electronic Data Interchange، أو تبادل المعلومات الإلكترونية. يسمح هذا النظام من أودو تبادل البيانات التجارية بين الشركات باستخدام رقم تنسيقي موجود، ومن بين البيانات التي ينقلها هذا النظام الفواتير وإشعارات الشحن.

• استخدام الفاتورة الإلكترونية من Odoo:

تتوافق الفاتورة الإلكترونية التي يتم استخراجها من أودو بشكل كامل مع الهيئات الضريبية في مصر من خلال مصلحة الضرائب المصرية، والسعودية من خلال هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ZATCA.

• التكيف مع العملات المحلية:

تسمح منصة أودو باستخدام العملات المحلية في مصر والسعودية كعملة لإدارة التحويلات المالية أو إعداد التقارير المالية بشكل سهولة.

• تخصيص واجهة مخصصة للقطاعات المختلفة:

تسمح منصة أودو للشركات التي تعمل في قطاعات مختلفة ومتنوعة من تخصيص واجهاتها للتناسب مع الهيكل التنظيمي للشركة وفرق العمل داخلها، وهو ما يجعل هذه المنصة خيارًا مثاليًا لقطاعات مختلفة، بدءًا من التجارة الإلكترونية مرورًا بالشركات الكبرى، ووصولًا إلى قطاع التعليم والتدريب، ولكي تتمكن من الاستفادة الكاملة من خدمات منصة أودو، سواء من خلال برنامج إدارة المهام للموظفين، أو البرامج الأخرى التي توفرها المنصة، يمكن الاستعانة بشركة “باي سمارت” التي تقدم فريقًا كاملًا من التقنيين والماليين لتصميم برامج محاسبية مخصصة لمختلف القطاعات في مصر والسعودية.

اقرأ أيضا ما هي الأنظمة التي تعتمد عليها التجارة الإلكترونية وكيف يمكن ربطها بأودو

إليك سياسات الأمان والخصوصية في حفظ البيانات من برنامج أودو

سياسات الأمان والخصوصية في برنامج أودو بالنسبة لإدارة مهام الموظفين ترتكز على مجموعة من الأسس والضمانات التقنية والتنظيمية المصممة لحماية بيانات الشركة وموظفيها:

• تشفير البيانات:

جميع البيانات المرسلة بين المستخدمين وخوادم أودو يتم تشفيرها باستخدام بروتوكولات HTTPS القياسية، كما يدعم تشفير البيانات المخزنة في قواعد البيانات، مما يمنع اعتراضها أو الوصول إليها من غير المصرح لهم.

• إدارة متقدمة لصلاحيات الوصول:

يتحكم مدير النظام في أودو بدقة في الصلاحيات والأذونات؛ يمكن تخصيص ما يمكن لكل موظف أو مستخدم الاطلاع عليه أو تعديله.

يدعم النظام التوثيق الثنائي (Two-Factor Authentication) كطبقة حماية إضافية.

يمكن تفعيل حماية البيانات الحساسة من إعدادات النظام، وضبط أذونات خاصة للمستخدمين لضمان عدم وصول أي موظف إلا للبيانات الضرورية فقط.

• سجلات التدقيق والمراقبة:

يحتفظ أودو بسجلات دقيقة لجميع الأنشطة والتعديلات على النظام، لتتيح تتبع أي تغيير يتم على مهام أو بيانات الموظفين في أي وقت، وضمان المساءلة والشفافية.

• النسخ الاحتياطي والاستعادة:

يتم إجراء نسخ احتياطية للبيانات بشكل دوري ومنتظم، مع إمكانية استعادة النظام إلى نقطة سابقة في حال حدوث خلل أو فقدان للبيانات. النسخ الاحتياطي يتم تخزينه في مراكز بيانات متعددة لمزيد من الأمان، كما توفر المنصة إمكانية تحميل نسخة احتياطية يدوية من بيانات شركتك في أي وقت.

• المعايير والالتزام التنظيمي:

يلتزم أودو بمعايير عالمية للأمن السيبراني مثل ISO 27001، وبمعايير حماية البيانات والخصوصية GDPR، مما يضمن حماية بيانات الموظفين والشركات وإمكانية الامتثال للأنظمة المحلية والدولية.

• تحديثات أمان دائمة:

يتابع فريق Odoo بشكل مستمر التهديدات الأمنية، ويصدر تحديثات أمنية منتظمة لتعزيز الحماية وسد الثغرات فور اكتشافها.

النظام قائم على مبدأ الأمان الطبقي (Layered Security)، فيتم تأمين كل مستوى من النظام بشكل مستقل لمواجهة الهجمات الداخلية والخارجية.

• حماية البنية التحتية والبيئة التشغيلية:

خوادم أودو تعمل على توزيعات “لينكس” محصنة وتخضع لتدابير حماية صارمة (جدران حماية، مراقبة، وتشفير)، مع إجراءات دخول مشددة واقتصار الوصول على المهندسين المختصين، و مراكز البيانات نفسها تخضع لإجراءات حماية فيزيائية ومراقبة مستمرة.

• التدريب والتوعية:

يقدم أودو مواد تدريبية ودعم لمساعدة الشركات على تفعيل أفضل ممارسات الأمان وتكوين النظام بصورة آمنة.

اقرأ أيضا ماهي ادارة المنتجات؟ وكيف يقدمها أودو

مقارنة بين أودو وبرامج إدارة المهام المنافسة

لا تعد منصة أودو المنصة الوحيدة التي تقدم برنامج إدارة مهام الموظفين، فهناك العديد من الخيارات التي يمكن للشركات والموظفين الاختيار من بينها، وكل منصة تقدم تجربة مختلفة من حيث الوظائف والخدمات والدعم والمرونة وغيرها.

ولكن ما الذي يجعل منصة أودو هي المنصة الأفضل؟

ولنجيبك على هذا السؤال سنقدم لك مقارنة بين أودو وبرامج إدارة المهام المنافسة الأخرى، منها منصات Asana، وTrello، وZoho، و Microsoft To Do: 

وجه المقارنة	Odoo	Zoho	Asana	Trello	Microsoft To Do
دعم اللغة العربية	يدعم اللغة العربية	يدعم اللغة العربية	يدعم اللغة العربية	يدعم اللغة العربية	يدعم اللغة العربية
أسعار برامج إدارة المهام	مجانية	مجانية	مجانية	مجانية	مجانية
التكامل مع الأنظمة	تقدم نظام ERP متكامل	نظام  متكامل	تقدم عدة خيارات  تكامل	تكامل محدود	تكامل ضعيف
واجهة المستخدم	واجهة احترافية  تتطلب تدريبًا بسيطًا	واجهة  مستخدم  متقدمة	واجهة  مستخدم  بسيطة.	واجهة  مستخدم  بسيطة	واجهة  مستخدمة بسيطة  وأساسية
التعاون بين الفرق	ممتاز للتعاون     بين الفرق في الشركات	متوفر	متوفر	متوفر	تعاون محدود
المرونة في التخصيص	مرونة عالية  جدًا ومتنوعة	توفر خيارات تخصيص متنوعة	تتيح خيارات تخصيص  متنوعة	متوفرة  لكن تفتقر  لبعض الميزات	جيدة في المهام الشخصية
متابعة الفواتير	توفر متابعة  الفواتير  والتكاليف	توفر خاصية الميزانية	لا توفر    تلك الخاصية	لا توفر خاصية متابعة الفواتير	لا توفر خاصية متابعة الفواتير

بالنظر إلى الجدول السابق نجد أن منصة أودو تتفوق على المنصات المنافسة في العديد من الميزات، فهي منصة متكاملة تمكّن الأشخاص والشركات على إدارة المهام والتكاليف داخل نظام واحد متكامل مع إمكانية تخصيص المهام بمرونة عالية وواجهة مستخدم احترافية تدعم اللغة العربية بشكل كامل.

الخاتمة.

في الختام، يعد برنامج إدارة المهام للموظفين من منصة أودو خيارًا مثاليًا للشركات- سواء الصغيرة أو المتوسطة أو الكبيرة- لتعزيز إنتاجيتها وتحسين كفاءة العمل والتواصل بين فرق العمل لديها. تقدم منصة أودو خدمات متكاملة ومرنة يمكن تخصيصها وفقًا لاحتياجات الشركات مع دعمها للغة العربية، ما يجعلها اختيارًا جيدًا للشركات في مصر والسعودية.

تواصل معنا الان واحصل علي البرنامج.