ترتيب العمل في أودو: أدوات متقدمة لتحسين إدارة العمليات

ترتيب العمل في أودو واحد من العناصر الأساسية التي تساعد على إدارة المؤسسات بذكاء وفعالية. من خلال تحسين إدارة العمليات المختلفة داخل النظام. من خلال أدوات ذكية ومتطورة تساعد على إدارة وتطوير كافة المهام والأقسام. من إدارة فعالة لجداول الأعمال ومراقبة العمليات وتقدمها. بما يضمن أفضل استغلال للموارد البشرية والمادية وإدارة ذكية وتقارير دورية تساعد على تحقيق أهداف المؤسسات المختلفة بأعلى جودة وبأفضل كفاءة تشغيلية ودون هدر في المال والوقت والجهد. وبأقل قدر من الأخطاء نتيجة الأتمتة. وإليك في هذا التقرير كيف يتم إدارة وترتيب العمل من خلال نظام أودو الشهير.

ما هو نظام إدارة المهام المتكامل من Odoo؟

كصاحب عمل قد ترغب في استخدام طرق تجعل إدارة العمل ومتابعة كل تفاصيله أكثر سهولة وشمولية، وهنا يظهر أهمية برنامج أودو ERP الشهير، وإليك إجابة حول ما هو نظام إدارة المهام المتكامل من Odoo؟ وكيف يفيدك في عملك وإدارته بذكاء.

• منصة شاملة بتطبيقات متعددة:

أودو من المنصات الشهيرة في إدارة الأعمال على اختلاف وتنوع أنشطتها، من خلال العديد من التطبيقات التي تتوفر عليها. من خلال هذه التطبيقات يتم ترتيب العمل في أودو وتنظيم وتخطيط المهام المختلفة والتنسيق بين الأقسام.

• متابعة سير العمل بسهولة:

أودو برنامج ذكي تقوم بتخصيص التطبيقات عليه وإضافة الأقسام التي تريد متابعتها، ومن خلاله تتمكن من مراقبة سير العمل بسهولة تامة، ومراقبة تقدم العمل والمهام وتنفيذها في وقتها الفعلي. وكيفية سير العمل في كل إدارة.

• تكامل المهام:

كل قسم داخل أقسام أودو مثل المحاسبة والمبيعات والمشتريات والموارد البشرية، تتداخل فيما بينها المعلومات والبيانات. وهنا يتميز أودو بتحقيق التكامل بين تلك الأقسام المختلفة في البيانات والمعلومات التي يتم تحديثها آليًا، فتكون على دراية بعمل كل قسم على حدى، وعمل كل الأقسام معًا.

• إنشاء التقارير المفصلة:

بناء على المعلومات والبيانات التي يتم تحديثها طوال الوقت على الأقسام المختلفة. يقوم أودو بعمل تقارير مفصلة تقيس وتحلل الأداء والإنتاجية النهائية. بما يعطي رؤية حول كيفية سير العمل. ويجعلك على دراية بالتحسينات التي تحتاجها والتغييرات المطلوبة حتى يصبح العمل أكثر كفاءة.

اقرأ أيضا طرق تقييم المخزون بفعالية وذكاء لزيادة أرباح شركتك

الفرق بين الورك أوردر والباك أوردر في أودو

الورك أوردر داخل أودو يتعلق بتنظيم عملية الإنتاج والمهام بشكل داخلي. أما الباك أوردر يتعلق بإدارة الطلبات المفتوحة التي لم تتم تلبيتها بسبب نقص في المخزون، وإليك الفرق بين الورك أوردر والباك أوردر في أودو بالتفصيل:

وجه المقارنة	الورك أوردر	الباك أوردر
التعريف	الورك أوردر هو نظام من أجل ترتيب العمل في أودو والموارد المطلوبة من أجل تصنيع منتج أو إتمام مشروع.	الباك أوردر عبارة عن طلب مبيعات أو شراء يتعلق بمنتج غير متوفر.
آلية العمل	تحديد الخطوات والإجراءات التي يجب اتباعها. تحديد سير العمل داخل وحدات الإنتاج.	إنشاء أمر تلقائي من أجل توفير المخزون. إدارة الطلبات المفتوحة التي تنتظر اكتمال المخزون.
الأهمية والاستخدام	تقسيم عملية التصنيع لمراحل قابلة للإدارة. تسهيل مراقبة وتنسيق الإنتاج بشكل دقيق. تخصيص الموارد والمهام لضمان سير العمل بكفاءة. المتابعة للتأكد من تحقيق الجودة العالية أثناء عملية الإنتاج.	تنبيهات من أجل التأكد من تلبية طلبات العملاء حتى مع عدم توفر الكميات. عند توفر الكميات يتم تنفيذ الباك أوردر تلقائيًا من أجل تسليم المتأخر.

كيفية إنشاء باك أوردر في أودو

الباك أوردر من الخطوات الهامة التي تساعد على تلبية كل الطلبات دون فقدها أو إهمالها نتيجة نقص في المخزون، وإليك كيفية إنشاء باك أوردر في أودو:

• إنشاء الباك أوردر:

قم بالضغط على خيار إنشاء باك أوردر في البرنامج، من أجل تقسيم الطلبات إلى كميات متوفرة وكميات متأخرة، والتي تظهر عند تلقي الطلبات وفحص المخزون.

• تحديد المنتج والطلب في الباك أوردر:

قم بتحديد المنتجات، وفي حال استلام طلب لمنتج غير متوفر في المخزون، يقوم البرنامج بالكشف عن الكميات الناقصة والتنبيه من أجل توريدها.

• معالجة المخزون وفحص دوري للكميات:

يقوم البرنامج بفحص المخزون ومعالجة الكميات المتوفرة فيه، في حال توفر المنتج لكل طلب يتم توفيرها، وفي حال نقصها يقوم البرنامج بجدولة الطلب المتبقي من أجل توفيره في أقرب وقت.

• متابعة أوامر الباك أوردر:

يتم متابعة الباك أوردر من النظام بسهولة، من خلال تحديثات تلقائية يتم تفعيلها بعد وصول المخزون وإتمام عمليات الشحن.

اقرأ أيضا التصنيع حسب الطلب من أودو حلول ذكية عبر برنامج متطور

الفرق بين الورك أوردر والتجميع

هناك عدة فروقات في ترتيب العمل في أودو مثل الورك أوردر والتجميع، وإليك الفرق بين الورك أوردر والتجميع:

الفرق	الورك أوردر	التجميع
التعريف	يعني إصدار أوامر لتحديد المهام والموارد المطلوبة لإنتاج منتج معين أو تصنيع.	التجميع هو عملية جمع الأجزاء والمكونات المختلفة لتكوين المنتج النهائي. التجميع نوع من أنواع أوامر التصنيع.
الأهمية	يمثل خطوات العمل والإجراءات المطلوبة لإنجاز جزء من العملية.	خطوة من عمليات العمل لتجميع المنتج.
الاستخدام	الورك أودر أساسي في جميع خطوات التصنيع.	التجميع خطوة أخيرة لتركيب المنتج وخروجه في شكله النهائي المطلوب.

خطوات تفعيل وإعداد ترتيب العمل في أودو

اتباع خطوات تفعيل وإعداد ترتيب العمل في أودو يساعد المؤسسات على تنظيم العمل وإدارته عملياته بفعالية. وهو ما ينعكس على الكفاءة وضمان تلبية طلبات العملاء بكفاءة وجودة وفي الوقت المناسب. وإليك تلك الخطوات:

• انشاء حساب أودو:

يتم إنشاء حساب أودو مع شركة باي سمارت. حتى تقوم بعمل التخصيصات والإضافات التي تحتاجها ويتناسب ترتيب العمل في أودو وفق احتياجات مؤسستك أو شركتك.

• تفعيل الورك أوردر:

قم بالتوجه إلى وحدة التصنيع في نظام أودو، ثم إعدادات النظام من أجل تفعيل خيار الورد أوردر. حتى يتم ترتيب وتنسيق العمل والمهام وتقسيمها وتنسيقها بناء على المهام المختلفة.

 

• إعداد المنتجات وقائمة المواد الخاصة بها:

من خلال قائمة المواد BOM، تأكد من تعريف المنتجات التي تقدمها شركتك أو مصنعك، مع إعداد قائمة بالمواد التي يحتاجها كل منتج بشكل منفصل. يلي تلك الخطوة أن تقوم بربط المنتجات بعمليات التصنيع المختلفة في الورك أوردر.

• تحديد مراكز العمل:

إذا كان كل منتج يتم تصنيعه في مراكز معينة، قم بعمل قائمة بتلك المراكز أو تحديد خطوط الإنتاج الخاصة بكل منتج. مع ضبط مواصفات كل منتج من المواد والوقت والتكلفة وسعة الإنتاج وغيرها من التفاصيل من أجل تسيير العمل بشكل أوتوماتيكي.

• عمليات الإنتاج:

من خطوات ترتيب العمل في أودو أيضًا. هو إعداد العمليات المرتبطة بكل منتج في قوائم المواد التي يحتاجها هذا المنتج. مع تحديد تسلسل الخطوات والمراحل الواجب اتباعها من أجل التنفيذ. حتى يكون البرنامج قادر على متابعة العمل وتحليل الأداء وسير الإنتاج.

• الباك أوردر:

قد لا تتوفر المنتجات بكميات تكفي الطلب عليها، أو قد لا تتوافر مواد لتصنيع المنتجات التي يحتاجها العميل. وهنا يأتي دور الباك أوردر من أجل التنبيه بالطلبات الغير مكتملة لنقص من المخزون من أجل تلبيتها في أسرع وقت للعملاء وعدم خسار طلباتهم.

• مراقبة الأداء وإعداد التقارير:

يقوم أودو بمراقبة تنفيذ الخطوات السابقة في عملية الإنتاج وتلبية الطلبات في كل مراحلها. مع إنشاء تقارير تساعد على الإدارة بكفاءة وتحديد الأخطاء لتجنبها والتأكد من سير العمل بسلاسة وفي الوقت المحدد.

اقرأ أيضا التصنيع في اودو: إدارة التصنيع من البداية للنهاية بحرفية

كيفية إنشاء وإدارة أوامر العمل داخل النظام في أودو

إدارة عمليات التصنيع والإنتاج بفعالية يحتاج لمعرفة كيفية إنشاء وإدارة أوامر العمل داخل النظام، حتى يسير العمل بالشكل المطلوب على أكمل وجه، من خلال الخطوات التالية:

• إنشاء أمر عمل من قسم أوامر العمل في أودو:

التوجه لقسم التصنيع أو إدارة الأوامر في أودو هي أولى الخطوات التي تمكنك من إنشاء أمر عمل جديد وتحديد المنتج أو العمليات التي تريد البدء في تنفيذها. مع تحديد المواصفات من الكميات المطلوبة ومركز العمل ووقت التسليم وغيرها من التخصيصات التي تريد إضافتها.

• متابعة تنفيذ أوامر العمل:

بعد تحديد أمر العمل ومواصفاتها وإعطاء الأمر بالتنفيذ، من خلال أودو تتمكن من مراقبة سير العمل بناء على التحديثات المتوفرة مثل قيد التنفيذ أو معلق أو تم الانتهاء منه. مع إمكانية إضافة الملاحظات والتعليقات حسب الحاجة.

• إغلاق أمر العمل:

عند انتهاء المهام يتم تحديث حالة أمر العمل بأنه تم الإنتهاء منه وإغلاقه. بما يسمح لنظام أودو من تسجيل الإنتاج ومتابعة المخزون وتحديثه.

• تسلم التقارير:

يقوم أودو بإنشاء تقارير وتحليل لخطوات العمل السابقة بداية من الأوامر وزمن التنفيذ ومتابعة الإنتاج والتسليم وغيرها. مع تحديد هل تم التنفيذ في الوقت ورصد أي خلل أو مشكلات. بما يحسن من الكفاءة ومراقبة الأخطاء وتعديلها.

اقرأ أيضا تحليل نظام ERP ودوره في تحسين أداء المؤسسات 

دور ترتيب العمل في تحسين كفاءة التصنيع والإنتاج

يهدف نظام أودو ERP المتطور إلى جعل إدارة الأعمال والمؤسسات ذات الأنشطة المختلفة أكثر سهولة وفعالية وذكاء. وهنا يظهر دور ترتيب العمل في تحسين كفاءة التصنيع والإنتاج والذي يتم بالشكل التالي:

1. تنظيم المراحل والمهام بشكل متناسق وسلس ومحدد يسهل مراحل الإنتاج المختلفة والحفاظ على الوقت.
2. تخصيص الموارد لكل عملية إنتاج لضمان الانتهاء من الإنتاج والتسليم في الوقت المحدد.
3. متابعة سير العمل في كل مراحله المختلفة بما يضمن اكتشاف مبكر لأية أخطاء أو مشكلات قد تؤثر على الجودة أو وقت التسليم.
4. الباك أوردر ودوره في تلبية كل طلبات العميل. فعلي سبيل المثال لو احتاج العميل 10 منتجات لا يتوفر منها سوى 5، يسجل الباك أوردر تلك الطلبات التي يجب تلبيتها.
5. اكتشاف الأخطاء بما يضمن سير العمل بسلاسة ونظام. ما يعزز من الإنتاجية والكفاءة العامة للمؤسسة.
6. إعداد التقارير التي تكتشف الأخطاء وتحلل الأرقام وتكشف مواطن الضعف لتقويتها ومواطن القوة لتعزيزها.

اقرأ أيضا إليك افضل برنامج لادارة المصاريف من أودو

متابعة ومراقبة حالة الأوامر وإدارة الموارد

المتابعة والمراقبة لأوامر العمل من أفضل مزايا ترتيب العمل في أودو، فهي تضمن إنتاجية متوازنة مع حجم الطلب وتقليل الهدر وضمان الجودة. ويتم ذلك من خلال:

• متابعة أوامر العمل في كل المراحل:

متابعة ومراقبة حالة الأوامر وإدارة الموارد من أودو لحظيًا مع توفير تحديثات مستمرة حول حالة العمل من كونه مازال تحت التنفيذ أو تم إكماله أو مؤجل أو متوقف وغيرها. بما يسهل على الإدارة المتابعة واتخاذ الإجراءات الهامة لضمان سير العمل بسلاسة.

• إدارة الموارد بكفاءة:

من خلال تقسيم مراحل العمل بوضوح وتوزيع المهام وتحديد مواصفات المنتج والمواد اللازمة له، كل هذا يضمن التركيز على تنفيذ المهام دون تعقيدات وتسليمها في الوقت المحدد بكفاءة وبجودة عالية.

• أتمتة عمليات التصنيع والشراء:

الأتمتة من أهم مزايا أودو حيث يدمج أوامر العمل مع عمليات الشراء والمخزون، حيث يقوم بعمل طلبات شراء تلقائية لتعويض نقص المخزون وضمان تدفق المواد لإكمال الإنتاج والتصنيع دون توقف وتعطل.

• تتبع حضور العاملين:

متابعة مواعيد حضور وانصراف الموظفين والعاملين وتسجيل ساعات العمل يتم تقييم الأداء والتأكد من قيام كل عامل بدوره على أكمل وجه. بما يعود على الإنتاجية ويحسنها.

• التقارير والتحليلات:

يقدم أودو تقارير مفصلة مزودة ببيانات ومعلومات دقيقة عن أوامر العمل والموارد والأداء. بما يساعد على التخطيط الدقيق ووضع الاستراتيجيات التي تحسن من عملية الإنتاج.

اقرأ أيضا التطور في انظمة التشغيل من برنامج أودو: آفاق جديدة في إدارة عملك

استخدام تقارير الأداء لتحليل تقدم العمل في أودو

ترتيب العمل في أودو يساعد على إدارته بفعالية، لكن لا يتوقف الأمر عند تلك الميزة، حيث يوفر النظام تقارير تساعد على تقدم العمل وتحسين الإنتاجية ورفع الكفاءة التشغيلية:

1. يتيح أودو تقارير تتيح للإدارات المختصة متابعة سير العمل وتقدمه في كل مراحله.
2. يوفر النظام تقارير مفصلة حول كل مهمة تم إنجازها ووقت تنفيذها وكم المواد المستخدمة في التنفيذ.
3. يقدم أودو جداول ورسوم بيانية وتقارير تجعل هناك رؤية واضحة لسير العمل.
4. تظهر التقارير التأخيرات والمشكلات التي واجهت عملية الإنتاج، وتحديد أسبابها وفي أي مرحلة بما يساعد على اتخاذ خطوات تصحيح سريعة.
5. يتم استخدام تقارير الأداء لتحليل تقدم العمل في أودو ومتابعة نتائج العمليات الإنتاجية والتأكد من جودتها ومواعيد تسليمها.
6. تساعد التقارير على زيادة ضبط العمل وتعديل الخطط والاستراتيجيات بما يعزز من الجودة ويزيد من الكفاءة ويرفع من رضا العملاء ويحقق المزيد من الأرباح.

اقرأ أيضا إدارة الحملات التسويقية من أودو لتحقيق حملة احترافية

دمج ترتيب العمل مع وحدات أودو الأخرى (المخزون، المشتريات، …)

دمج ترتيب العمل مع وحدات أودو الأخرى (المخزون، المشتريات، غيرها من المزايا التي تضمن سير العمل بأعلى كفاءة ممكنة. فالأساس أن تتكامل تلك الأقسام وتعمل معاً بنظام وتنسيق بما يخدم العمل ككل في النهاية بدون أخطاء.

• ترتيب العمل وإدارة المخزون:

بناء على أوامر العمل والمنتج الذي سيتم تصنيعه، يتم التنسيق والتكامل مع المخزون من أجل توفير المواد اللازمة للتصنيع. أو يتم تحديث كميات المنتجات بناء على الطلب وأوامر العمل.

• ترتيب العمل والتكامل مع المشتريات:

يقوم أودو بعمل طلبات شراء تلقائيًا عند الحاجة لتوفير مواد أو منتجات نتيجة نقص المخزون والحاجة إلى تحديثه ليواكب الطلب المستمر.

• المحاسبة وترتيب العمل:

يتم ربط ترتيب العمل في أودو مع برنامج أودو المحاسبي في السعودية، من خلال رصد التكاليف ومتابعة الإيرادات الخاصة بكل عمل لابد أن يتكامل مع إدارة المحاسبة، بما يقلل من الهدر ويحسن من استغلال الموارد وتقليل التكاليف.

• إدارة المشاريع:

يتم ترتيب العمل في أودو بالتنسيق مع إدارة المشاريع، والتي تخطط وتحدد سير العمل وجداوله وتنظم الفرق وتتابع المهام والتسليمات في المواعيد النهائية.

• الموارد البشرية وترتيب العمل:

تنظيم جداول ومواعيد عمل الموظفين والعاملين مع تحديد مهام كل منهم من أجل سير العمل بالشكل المطلوب.

اقرأ أيضا كيفية عمل برنامج حسابات ومخازن بإحترافية من أودو

نصائح لتخصيص ترتيب العمل بما يناسب احتياجات شركتك

يختلف نشاط وطبيعة عمل كل شركة عن الأخرى، وهذا يعني الحاجة إلى التخصيص ووضع الإضافات التي تناسب كل شركة من خلال شركة باي سمارت وفريقها المحترف الذي يجعل البرنامج يتلاءم مع احتياجات وطبيعة عمل شركتك، وإليك أبرز نصائح لتخصيص ترتيب العمل بما يناسب احتياجات شركتك:

• فهم متطلبات العمل:

قبل إنشاء إدارة العمل في برنامج أودو تحتاج لفهم طبيعة وخصائص النشاط الذي تقدمه شركتك من خلال تحليل العمليات العالية وآلية الإنتاج وتحديد كل التفاصيل التي تساعد على تخصيص البرنامج بأفضل صورة ممكنة.

• تحديد المواد للمنتجات حسب الطلب:

استفد من قائمة المواد المتغيرة في التطبيق، حيث تتميز بالمرونة بإعداد قوائم من المواد المناسبة لتخصيص المنتجات.

• تحديد مراكز العمل بدقة:

من خلال التطبيق قم بتحديد مراكز العمل المناسبة لكل منتج ووظيفة والمهام المرتبطة بها، مع ضبط التكلفة والوقت. بما يحدد الأدوار والمهام ويحسن الإنتاجية ويلتزم بمواعيد التسليم.

• الأتمتة للتكامل بين المهام:

استفد واستغل الأتمتة في أوامر العمل، مع ربطها بأوامر البيع والمخزون. هذا يضمن تدفق المواد اللازمة للتصنيع دون توقف وتعطيل للإنتاج.

• استفد من التقارير:

التقارير التي يعدها نظام أودو تساعدك كثيرًا من فهم سير العمل وأية مشكلات فيه، كما تساعدك على وضع الخطط والتحسين والتطوير بناء على معلومات وبيانات مقدمة من البرنامج.

• استفد من أسعار أودو:

تقدم شركة باي سمارت تخصيص لبرنامج أودو من خلال باقات بأسعار مختلفة، بما يتناسب مع ميزانية كل عميل بناء على ما يحتاجه فعليًا.

اقرأ أيضا برنامج اودو للموارد البشرية: سر الشركات الناجحة في الإنتاجية والتكامل

الخاتمة

ترتيب العمل في أودو من المزايا الكبيرة التي يوفرها البرنامج من أجل إدارة العمل بكفاءة وذكاء وفعالية.

أسئلة شائعة.