الفاتورة الالكترونية اودو لإدارة الفواتير للشركات الحديثة

هل تتساءل ما هي الفاتورة الالكترونية اودو؟ تتجه كثير من الشركات نحو الرقمنة في جميع المجالات، لدورها الكبير في تسهيل العمل وتقليل الأخطاء وتحقيق نجاحات وإنجازات جديدة. حتى الفواتير أصبحت ذات نظام إلكتروني يمكن الشركات من إنشاء وإرسال وحفظ الفواتير آليًا بأمان. وهو ما يقدمه نظام الفاتورة الإلكترونية من أودو، مع ربطها ببقية الخدمات التي يقدمها النظام. ما يبسط من إجراءات المحاسبة ويجعلها أكثر كفاءة.

ما هي الفاتورة الإلكترونية وأهميتها في الأعمال؟

قبل التطرق إلى الفاتورة الالكترونية اودو، تحتاج لمعرفة ما هي الفاتورة الإلكترونية وأهميتها في الأعمال. 

• ما هي الفاتورة الإلكترونية؟

الفاتورة الإلكترونية هي مستند رسمي لكن يكون في شكل رقمي، يقوم بإصدار وإنشاء الفواتير وإرسالها وحفظها على نظام إلكتروني معتمد، مثل برنامج أودو. لتكون بديل أكثر تطورًا من الصورة التقليدية للفواتير الورقية القديمة.

الفواتير الإلكترونية تتضمن نفس البيانات الموجودة في الفواتير العادية، لكن الفارق أنها رقمية ومشفرة، يسهل تبادلها بين الجهات المختلفة. كما أن حفظها والبحث عنها ومراجعتها أكثر سهولة.

• أهمية الفواتير الإلكترونية:

1. التحول الرقمي في الأعمال وتقليل الاعتماد على العمليات الرقمية يجعل التعاملات أكثر سهولة وسرعة.
2. توفير الوقت والتكاليف، نتيجة التخلي على الورق والطباعة والحفظ يدويًا.
3. تقليل الأخطاء، كونها تصدر آليًا وتحفظ رقميًا، بما يقلل من الأخطاء الحسابية البشرية أو فقدان البيانات نتيجة ضياع الفواتير الورقية.
4. الامتثال للقوانين، التي تتجه نحو رقمنة الأعمال، بما يسهل من الالتزام بالضرائب والقوانين الحكومية.

اقرأ أيضا نظام إدارة المستندات والسجلات الإلكترونية من أودو لشركتك

ما هو نظام الفاتورة الإلكترونية في أودو؟

الفاتورة الالكترونية اودو هي عبارة عن تطبيق مدمج داخل نظام أودو المتكامل، والمتخصص في تسهيل إدارة الأعمال. ويقدم لك نظام الفاتورة الإلكترونية في أودو كصاحب عمل ما يلي:

1. إنشاء الفواتير بشكل آلي مباشرة من أوامر البيع أو بعد توقيع عقود مع العملاء.
2. إدارة كفوءة للفواتير حسب المرحلة، سواء تم إصدارها، أو مدفوعة، أو تحت المراجعة، أو فاتورة متأخرة).
3. توقيع رقمي مشفر يضمن المصداقية، كما أنها معتمدة من قبل الجهات الرسمية في بلدك.
4. ربط الفواتير بالجهات المختلفة، حيث يمكن ربطها بالأنظمة الحكومية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية، أو الفاتورة الإلكترونية في مصر.
5. تقديم تقارير لمراقبة حالة كل فاتورة، ما يسهل من متابعة التدفق المالي.

اقرأ أيضا ماهي ادارة المبيعات من أودو؟ دليل لتنظيم عمليات البيع وزيادة الأرباح

إليك مزايا استخدام الفاتورة الإلكترونية في أودو

برنامج أودو واحد من البرامج الشهيرة في إدارة الأعمال، والفاتورة الالكترونية اودو تطبيق من ذلك البرنامج الواسع، الذي يقدم الكثير من المزايا، التي تجعل إدارة أعمالك المحاسبية والفواتير أكثر سهولة وسلاسة:

• تتبع مباشر للفواتير:

يتم التحكم في الفاتورة الالكترونية اودو، من خلال شاشة واحدة يمكنك متابعة كل الفواتير المسجلة على البرنامج، ما يجعلك على اطلاع بحالة كل فاتورة بسهولة تامة سواء كانت (مدفوعة أو مؤجلة أو غيرها).

• سهولة الحفظ والبحث:

من مزايا استخدام الفاتورة الإلكترونية في أودو أن الفواتير محفوظة إلكترونيًا ما يجعل الرجوع إليها في أي وقت سهل، وحفظها سهل، وإمكانية مراجعتها أو مشاركتها سهل ولا يحتاج إلا لثواني معدودة، العكس البحث في وسط الكثير من الفواتير الورقية.

• تقليل الوقت والجهد:

لأن تسجيل الفاتورة وحفظها والبحث عنها ومراجعتها ومشاركتها إلكتروني، فهذا يوفر الكثير من الوقت والجهد.

• تكامل مع الأقسام الأخرى:

أبرز ما يميز برنامج أودو هو التكامل الذي يوفره بين الأقسام والتطبيقات المختلفة، ومنها الفواتير التي يتم تسجيلها في الحسابات والمخازن وأوامر البيع وغيرها، بما يحافظ على تطابق البيانات ودقتها.

• تشفير وأمان:

يقوم أودو بتشفير الفواتير، بما يجعلها آمنة من التلاعب وغيرها من المشكلات.

• دقة أعلى وأخطاء أقل:

تسجيل وحفظ الفواتير إلكترونيًا يقلل من الأخطاء الناتجة عن الفواتير الورقية والحسابات والبيانات الناتجة عنها، والتي تكثر بها الأخطاء البشرية.

• امتثال للقوانين المحلية:

من ضمن دعم أودو الذي يقدمه للمؤسسات والشركات هو التكامل مع أنظمة الضرائب الرسمية في العديد من الدول مثل مصر والسعودية، ما يعني امتثال تام للقوانين المحلية.

• أسعار أودو:

من مزايا برنامج أودو هو الأسعار المرنة التي تناسب كل الميزانيات مع إمكانيات التخصيص، حيث تتواجد حزم واضحة بدون تكاليف إضافية تفاجئ بها مستقبلاً، واشتراكات شهرية أو سنوية.

اقرأ أيضا برنامج أودو المحاسبي في السعودية: حلول متكاملة للشركات

كيف يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية في أودو؟

• إنشاء أمر بيع وإصدار فاتورة:

تبدأ عملية إصدار الفواتير بإنشاء فاتورة جديدة، تحمل بيانات العميل والمنتجات أو الخدمات التي حصل عليها، والكميات والسعر والضرائب الخاصة بها.

• توقيع رقمي مشفر:

يعمل البرنامج على إنشاء توقيع رقمي مشفر لكل فاتورة يتم إًدارها، من أجل ضمان صحتها، وحمايتها، وحتى تكون متطابقة مع القوانين المحلية.

• تطبيق الضرائب:

يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة وأية ضرائب أخرى على الفاتورة آليًا.

• التحويل لفاتورة رسمية:

يحول برنامج أودو الفاتورة الإلكترونية إلى صيغة معتمدة رسمية تتوافق مع نظام الفوترة المحلي.

• إرسال الفاتورة لجهات معنية:

ترسل الفاتور تلقائيًا إلى العميل أو الجهة الحكومية المختصة من أجل المعالجة والمطابقة.

• التحديث والأرشفة والحفظ:

يتم تحديث حالة الفاتورة ما إذا كانت مدفوعة أو قيد المراجعة أو مقبولة وغيرها، ثم يتم تخزين جميع الفواتير الإلكترونية في برنامج أودو، لتسهيل الرجوع إليها في أي وقت.

اقرأ أيضا شركات إدارة المتاجر الإلكترونية لتحقيق أفضل نتائج

التكامل مع الجهات الحكومية والمنصات الضريبية

تكامل أودو مع المنصات الضريبية يجعلها ملتزمة بالقوانين، وإليك أوجه هذا التكامل:

• ربط مباشر مع المنصات الرسمية:

من أوجه التكامل مع الجهات الحكومية والمنصات الضريبية الذي يقدمه لك برنامج أودو أو دعم التعامل مع منصات الفوترة الإلكترونية الحكومية، وهيئات الضرائب في البلد الذي تقيم فيه.

• الالتزام بمعايير التشفير الحكومية:

يتم تشفير الفواتير لضمان مصداقيتها ومنع التلاعب، والتشفير يتم وفق معايير التشفير الحكومية.

• إرسال الفواتير الإلكترونية تلقائيًا:

بمجرد إصدار الفاتورة داخل نظام أودو، يتم تحويلها لصيغة إلكترونية معتمدة رسميًا، ثم إرسالها للمنصات الضريبية.

• تحديث تلقائي:

الفاتورة الالكترونية اودو يتم تحديثها تلقائيًا بشكل مستمر، في حال ظهور قوانين جديدة أو تعديلات في القيمة المضافة، حيث يمكن ضبطها من الإعدادات بسهولة حتى تتوافق مع أحدث القوانين والقرارات الحكومية.

اقرأ أيضا كيفية تطوير ادارة المشتريات من خلال برنامج أودو

إدارة المدفوعات وتتبع حالة الفواتير

تتسم إدارة المدفوعات وتتبع حالة الفواتير بالسهولة والسلاسة والشفافية، حيث تتم بشكل إلكتروني، يقلل من الكثير من المشكلات، مثل التأخير في التحصيل، أو حدوث معوقات في التدفق النقدي.

• إدارة المدفوعات في أودو:

1. يتم تسجيل المدفوعات يدويًا أو إلكترونيًا.
2. التكامل مع البنوك وبوابات الدفع الإلكتروني.
3. ربط كل دفعة بفاتورة، حتى تتم تسوية الحسابات بدقة.
4. دعم طرق دفع عديدة، سواء كانت نقدية أو تحويلات بنكية أو شيكات أو فيزا.
5. تقارير توفر رؤية واضحة للتدفق النقدي الحالي داخل المؤسسة.

• تتبع الفواتير من أودو

1. متابعة حالة كل فاتورة ( مدفوعة- متأخرة- تحت المراجعة).
2. تنبيهات تلقائية لمتابعة الفواتير غير المسددة.
3. إرسال تنبيهات للعملاء بضرورة تسديد الفواتير.
4. تقارير تحليلية للفواتير.

اقرأ أيضا برنامج إدارة المهام للموظفين من أودو لرفع الإنتاجية

الخصائص التقنية الحديثة في نظام الفاتورة الإلكترونية بأودو

أودو هي منصة ذكية متكاملة، لا تقتصر على إصدار الفواتير فقط، بفضل الخصائص التقنية بها، التي توفر أمان عالي وسرعة وامتثال للقوانين، وتحكم كاملة في دورة الفواتير داخل الشركة، وإليك أبرز الخصائص التقنية الحديثة في نظام الفاتورة الإلكترونية بأودو:

• توقيع رقمي مشفر:

الفاتورة الالكترونية اودو تتميز بأنها تملك توقيع مشفر يحافظ على مصداقيتها، ويمنع التلاعب بها.

• أتمتة الفواتير:

يتم إصدار وإرسال وحفظ وأرشفة الفواتير إلكترونيًا بالكامل دون تدخل يدوي، ما يعني مصداقية وعدم وجود أخطاء.

• متابعة لحظية للفواتير:

من خلال أودو لا تحتاج لبحث متعمق وبذل جهد ووقت للبحث عن أية فواتير، حيث يعرض النظام آليًا حالة كل فاتورة، حتى تتمكن من متابعة كل منها بسهولة.

• تخزين إلكتروني آمن:

يخاف بعض أصحاب الشركات من الاعتماد على التكنولوجيا في أعمالهم، لكن أودو يوفر تخزين آمن وقابلية لاسترجاع الفواتير بسهولة في أي وقت.

اقرأ أيضا دليلك لاختيار أفضل وكيل Odoo في السعودية

كيف تساعد الفاتورة الإلكترونية أودو في تحسين كفاءة العمل؟

• تبسيط الفوترة الإلكترونية:

إذا كنت تتساءل عن كيف تساعد الفاتورة الإلكترونية أودو في تحسين كفاءة العمل؟ فالإجابة هي تبسيط عملية الفوترة بالكامل، من خلال واجهة واحدة سهلة الاستخدام، يتم إنشاء الفاتورة وإرسالها واستلامها وغيرها من المهام، بما يسرع من عملية الفوترة، ويقلل من الوقت.

• تكامل بين الأقسام يقلل الأخطاء:

قد تنتقل الفواتير أو يتم إصدارها من أقسام مختلفة مثل المبيعات والمشتريات والمحاسبة وغيرها. لكن الفاتورة الالكترونية اودو تضمن التكامل بين كل تلك الأقسام من خلال منصة موحدة متكاملة.  ما يقلل كثرة التنقل بين الأنظمة والأقسام العديدة، ما يقلل من الأخطاء ويجعل من السهل المتابعة.

• الربط مع بوابات الدفع المختلفة: 

يتيح أودو إمكانية الدفع من بوابات الدفع المختلفة والبنوك، مما يمكن كل عميل من الدفع بسهولة من أي وسيلة متاحة. وهو ما يسهل متابعة المدفوعات ويقلل من تأخر الفواتير ويحسن التدفق النقدي.

• مزايا الأتمتة:

ميزة الأتمتة في الفواتير الإلكترونية من أودو، يجعل إصدارها وتسليمها وتسجيلها وأرشفتها آليًا يساهم في تقليل الإدخال اليدوي، والأخطاء المرتبطة به، والتأخيرات الناتجة عنه.

• التقارير والتحليل:

ربط أودو بالفاتورة الإلكترونية يوفر تقارير لحظية ولوحات مراقبة تقدم رؤية واضحة للفواتير المستحقة والإيرادات والفواتير المدفوعة، ما يعني متابعة دقيقة للخارج والداخل.

الخاتمة.

الفاتورة الالكترونية اودو واحدة من ضمن العديد من التطبيقات التي تمكنك من إدارة عملك بأقسامه المختلفة بشكل فعال، كل ما تحتاجه الآن هو التواصل مع شركة باي سمارت لتصميم التطبيق وتخصيصه بما يتوافق مع احتياجاتك.

أسئلة شائعة.