التوقيع الإلكتروني من أودو: تعريفه وأهميته وآليات عمله

هل سمعت من قبل عن مصطلح التوقيع الإلكتروني؟ أصبحت التكنولوجيا موجودة في كل شيء، بما فيها الاتفاقيات والمعاملات التي قد تتم عبر الإنترنت من خلال استخدام وثائق وبيانات إلكترونية، لذا كان هناك حاجة للتوقيع إلكترونيًا، من أجل ربط الموقع أو الطرف المتعاقد بالمستندات المتفق عليها بشكل قانوني وموثوق. ليكون مثل التوقيع اليدوي على الاتفاقات لكن على الإنترنت. ليكون موثق وصحيح قانونيًا مثل التوقيع اليدوي تمامًا. وإليك في هذا التقرير كل ما تود معرفته من التعريف والأهمية وآليات عمله وغيرها من التفاصيل.

مفهوم التوقيع الإلكتروني

يتخلص مفهوم التوقيع الإلكتروني في أنه عبارة عن بيانات إلكترونية يتم إضافتها إلى معاملة إلكترونية أو يتم ربطها بها.

• استخدام التوقيع الإلكتروني:

يتم استخدام التوقيع الإلكتروني من أجل إثبات هوية الشخص الذي يقوم بالتوقيع وإثبات موافقته على محتوى المستند المُوقَع عليها بطريقة آمنة وموثوقة. مثل التوقيعات اليدوية وصحتها قانونيًا. ليكون وسيلة ملزمة لتوثيق الاتفاقات على الإنترنت. ومن أشهر البرامج التي تقدمه هي أودو من شركة باي سمارت.

• أمان التوقيع الإلكتروني:

نظرًا لحساسية التوقيعات التي يتم الإمضاء عليها، يعتمد التوقيع إلكترونيًا على تقنيات تشفير متقدمة وشهادات مصادقة من جهات موثوقة، من أجل التحقق والتأكد من هوية الشخص الذي قام بالتوقيع وضمان سلامة الوثيقة التي يمضي عليها الأطراف. ويتميز التوقيع الإلكتروني من أودو بإمكانية تحديد مكان التوقيع وتتبع كل حالة توقيع وإصدار شهادات رقمية مشفرة يجعلها معترف بها قانونيًا.

• الاعتراف بالتوقيع الإلكتروني:

مع التطور التكنولوجي والتعامل عبر المسافات من خلال الإنترنت، أصبحت التوقيعات الإلكترونية تحظى باعتراف دولي وقانوني واسع في كثير من الدول. وهي خطوة هامة لدعم وتعزيز التجارة الإلكترونية والتعاملات الرقمية للشركات والأفراد حول العالم.

• أهميته في الفاتورة الإلكترونية:

التوقيع الالكتروني تعريفه وأهميته في الفواتير الإلكترونية كبيرة، فهو تقنية تستخدم لتويق المستندات والتعاملات الإلكترونية. وترجع أهميته في الفاتورة الإلكترونية إلى:

1. جزء أساسي في منظومة الفوترة الإلكترونية في الدول خاصة في السعودية. حيث تفرضها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
2. عنصر أساسي لضمان مصداقية وصحة الفواتير التي يتم إصدارها.
3. مصداقيتها تمنع التلاعب والتزوير بعد إصدارها.
4. ضمان أن الفواتير صادرة من جهات معتمدة وصحيحة قانونيًا لدى الجهات الضريبية.
5. تعتمدها المملكة العربية السعودية في مكافحة التهرب الضريبي.
6. تلعب دور هام في تعزيز الشفافية ومصداقية النظام المالي.
7. من خلال يكون هناك ضمان للالتزام بالمعايير الفنية والقانونية.

اقرأ أيضا التطور في انظمة التشغيل من برنامج أودو: آفاق جديدة في إدارة عملك

الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني في الفاتورة الإلكترونية

التعاملات الإلكترونية أدت إلى ظهور الكثير من التعريفات الهامة المرتبطة منها، مثل التوقيع والفاتورة والختم الإلكتروني وغيرها:

• التوقيع الإلكتروني:

كما أشرنا التوقيع الإلكتروني هو قيام أشخاص بالتوقيع أو الإمضاء على مستندات على الإنترنت تؤكد موافقتهم على المستند الذي يقوم بالتوقيع عليه. مثل موظف يتم تعيينه في شركة جديدة ويقوم بالتوقيع الإلكتروني. أو شركات تقوم بعقد شراكة ويتم التوقيع الإلكتروني من قبل الأطراف المعنية وغيرها. يتم إنشاؤه من خلال تقنيات تشفير عالية الأمان لضمان سلامة المستند وعدم التلاعب به.

• الختم الإلكتروني:

الختم هو عبارة عن توقيع إلكتروني لكن خاص بالشركة أو المؤسسة نفسها. من أجل إثبات أن الفاتورة صادرة من هذه المؤسسة بشكل رسمي، وليس من قِبل أشخاص، يعمل الختم الإلكتروني من خلال شهادة رقمية يتم إصدارها من جهات موثوقة للحماية من التلاعب والتزوير أو التغيير. وهي من شروط الفاتورة الإلكترونية، فهي إلزامية في أنظمة الفواتير الإلكترونية في السعودية، حيث لا تقبل أية فواتير لا تملك ذلك الختم الرقمي.

إليك الفرق بين التوقيع الإلكتروني والختم الإلكتروني في الفاتورة الإلكترونية:

وجه المقارنة	التوقيع الإلكتروني	الختم الإلكتروني
التعريف	توقيع رقمي يقوم به أشخاص لإثبات هويته وموافقته.	توقيع إلكتروني خاص بالشركات والمؤسسات صادر عنها رسميًا.
الهدف	إثبات هوية الشخص الذي يقوم بالتوقيع ومسئوليته.	إثبات أصالة المستند وربطه بالمؤسسة.
الاستخدام في الفاتورة الإلكترونية	اثبات الموافقة الشخصية على محتوى الفاتورة.	ضمان مصداقية الفاتورة الصادرة من المؤسسة.
القانونية	صحيحة قانونيًا وملزمة في العقود والمعاملات الرقمية.	ملزمة على مستوى المؤسسة وضمانة على سلامة الفواتير الإلكترونية.
أهميتها في النظام السعودي	غير إلزامية على الفواتير	إلزامية وضرورية لقبول الفواتير الإلكترونية من الهيئة المختصة.

دور التوقيع الإلكتروني في ضمان مصداقية الفواتير وحمايتها من التزوير

يلعب التوقيع الإلكتروني دور كبير في الحماية من التزوير وضمان المصداقية، فهو ركيزة أساسية في تعزيز أمان ومصداقية الفواتير الإلكترونية والحماية من التلاعب والاحتيال في النظام التجاري لأي مؤسسة تعتمد عليه. خاصة مع صحته قانونيًا.

• صحة الفاتورة:

التأكد من صحة الفاتورة هو دور التوقيع الإلكتروني في ضمان مصداقية الفواتير وحمايتها من التزوير. وجود توقيع يعني أن الفاتورة صادرة من جهة موثوقة وتم اعتمادها رسميًا. بما يحمي من الوقوع في فخ الفواتير غير المصرح بها. أو تلك المزورة. كما أن إصدار فاتورة إلكترونية في أودو يتم توقيعها م خلال شهادات رقمية مشفرة تثبت وقت التوقيع وسجل الأحداث المتعلقة بظروف التوقيع وهوية الشخص الموقع.

• الامتثال للقانون:

اعتماد الفواتير الإلكتروني أصبح شرط أساسي من قبل المنظومات الحكومية والضريبية. لذا أصبحت الفاتورة الإلكترونية والتوقيع الإلكتروني معترف به من الجهات الرسمية، وأصبحت صحيحة من الناحية القانونية. ويوفر أودو الالتزام بتلك المعايير القانونية والتنفيذية مع يجعل الفواتير الصادرة من البرنامج معتمدة وموثوقة لدى الجهات الضريبية الرسمية.

• من شروط الفاتورة الضريبية:

ترتبط الفاتورة الضريبية ارتباط وثيق بالتوقيع الإلكتروني. فهو من أساسيات إصدار الفواتير الضريبية الإلكترونية المعتمدة. بناء على صحة الفاتورة وضمان عدم التلاعب بها. ما يجعل الفواتير موثوقة نتيجة التوقيع الإلكتروني لتكون مقبولة أمام الجهات الضريبية. فعلى سبيل المثال في السعودية الفاتورة الضريبية الإلكترونية تحتاج لتوقيع إلكتروني صحيح حتى يتم اعتمادها في نظام الفوترة السعودية وإلا لن تكون صحيحة ولا مقبولة.

• حماية البيانات:

يعتمد التوقيع الإلكتروني على تقنيات تشفير عالية الأمان والحماية. بدورها تحمي من أي تعديل أو تلاعب في الفواتير الإلكترونية بعد التوقيع عليها. بما يضمن سلامة البيانات طوال الوقت.

• التحقيق والقابلية للتدقيق:

كونها أصبحت معتمدة قانونيًا، تستطيع الجهات المعنية التحقق من صحة التوقيع الإلكتروني بسهولة. وهو ما يدعم ويحمي من تزوير الفواتير الإلكترونية ويعزز من الثقة فيها. بما يحمي حقوق كل الأطراف من أي تلاعب أو تزوير. ويسهل أودو من تتبع عمليات التوقيع ومراجعتها ومراجعة كل التفاصيل الخاصة بها بما يضمن الشفافية.

• كفاءة أعلى وتكاليف أقل:

يجعل التوقيع الإلكتروني عمليات الموافقة على الفواتير الإلكترونية وإصدارها أكثر سرعة. حيث يتم الانتهاء والتوقيع في أي وقت ومن أي مكان. كذلك يعني ذلك تكاليف أقل من الحضور شخصيًا والتوقيع اليدوي وغيرها من الإجراءات التي تحتاج لوقت وتكاليف.

اقرأ أيضا دليك شامل لمعرفة ما هو نظام الفوترة الجديد من أودو؟

كيف يعمل التوقيع الإلكتروني داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

التوقيع الإلكتروني أساس الفاتورة الإلكترونية، بدونها لا تكون صحيحة أو مقبولة من الجهات الرسمية، وإليك كيف يعمل التوقيع الإلكتروني داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية؟

• استخراج شهادة من الهيئات المختصة:

في البداية من أجل اعتماد التوقيع الإلكتروني في منظومة الفاتورة الإلكترونية في السعودية، يقوم صاحب المؤسسة بالحصول على شهادة رقمية من خدمة تصديق إلكتروني يتم اعتماده من المركز الوطني للتصديق الرقمي. أو من الهيئة العامة للأمن السيبراني.

• دمج الشهادة داخل نظام الفوترة الإلكتروني:

بعد حصول الشركة على الشهادة تقوم بدمجها في نظام الفوترة الإلكتروني الخاص بها، وإنشاء توقيع إلكتروني مرتبط بالفاتورة باستخدام مفتاح خاص فريد يتم إصداره مع أي فاتورة تخرجها المؤسسة أو الشركة. 

• التحقق من صحة التوقيع وأصالة الفاتورة:

يتم إرسال الفاتورة التي تم توقيعها إلكترونيًا إلى منصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية. والتي بدورها تتحقق من صحة التوقيع وأصالة الفاتورة قبل السماح للشركة المتقدمة بها بتداولها قانونيًا. كما يتم التحقق من هوية الشركة بما يضمن مصداقية الفاتورة. عند إنشاء فاتورة إلكترونية على أودو يتم توقيعها باستخدام شهادة التوقيع المشفرة التي تثبت مكان التوقيع ووقته وهوية الموقع. ويقوم أودو بعمل عدة إعدادات من أجل تخصيص التوقيع والتأكد من أنه متوافق مع متطلبات الأنظمة المحلية والدولية.

• الموافقة على التوقيع الإلكتروني:

بعد كل تلك الخطوات السابقة تصبح الفاتورة الإلكترونية معتمدة مع التأكد من صحة التوقيع الإلكتروني عليها. بما يضمن الشفافية والمصداقية في المعاملات، وتقليل التهرب الضريبي وتعزيز الثقة في الشركة من قبل العملاء.

اقرأ أيضا افضل 5 طرق ادارة المخزون من أودو لزيادة كفاءة عملك

المتطلبات النظامية والفنية لاستخدام التوقيع الإلكتروني في مصر والسعودية

أصبح التوقيع الإلكتروني صحيح قانونيًا ويتم الالتزام به، وحتى تتمكن المؤسسات من العمل به هناك بعض المتطلبات النظامية والفنية لاستخدام التوقيع الإلكتروني في مصر والسعودية وهي:

• متطلبات التوقيع الإلكتروني في مصر:

يحتاج التوقيع الإلكتروني من أجل العمل بيه وأن يكون متماثل للقانون القيام بالتالي:

1. صدور التوقيع الإلكتروني من جهة مرخصة رسميًا من استخراج شهادة تصديق رقمية موثقة من هيئة تنمية صناعة تكنولوجيا المعلومات.
2. يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني قادر على التأكد من هوية الشخص الموقع حتى يكون مطابق للقانون.
3. يجب أن يتم توفير حماية للبيانات من التلاعب.

• متطلبات التوقيع الإلكتروني في السعودية:

1. يجب أن يرتبط التوقيع الإلكتروني بشهادة تصديق رقمي يتم إصدارها من مقدم خدمات تصديق مرخص من المركز الوطني للتصديق الرقمي، أو الهيئة العامة للأمن السيبراني.
2. يجب أن تكون شهادة التصديق سارية المفعول وقت التوقيع الإلكتروني.
3. الحفاظ على سلامة هوية الشخص الموقع وتطابقها مع شهادة التصديق.
4. الحفاظ على إجراءات التوقيع وحماية البيانات وسريتها من جانب مقدم التصديق.
5. يجب أن يكون التوقيع متوافق مع منصات نفاذ وأبشر وهي منصات حكومية معتمدة لضمان امتثال الأعمال الإلكترونية تلك للقانون السعودي.

اقرأ أيضا كيف تختار أفضل شركات erp في السعودية لتحقيق تقدم إداري

خطوات استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني والفئات المخولة لذلك

بعد التعرف على المتطلبات الفنية والتنظيمية اللازمة من أجل استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني حتى تكون مطابقة للقانون بما يحمي الأعمال الإلكترونية وأصحاب الشركات من التزوير والاحتيال. تحتاج لمعرفة ما هي خطوات استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني والفئات المخولة لذلك:

• استخراج شهادة توقيع إلكتروني في مصر:

1. تقديم طلب رسمي إلى مصلحة الضرائب أو إلى الشركات المعتمدة في استخراج تلك الوثيقة مثل إيجبت تراست أو مصر للمقاصة أو فيكسد مصر.
2. تعبئة تموذج الطلب على استخراج شهادة توقيع إلكتروني.
3. تقديم المستندات اللازمة مثل:

• البطاقة الشخصية.
• البطاقة الضريبية.
• عقد الشركة أو صحيفة استثمار.
• إثبات شخصية الممثل القانوني أو تفويض رسمي في حال وجود ممثل للشركة سيقوم بالتوقيع الإلكتروني.

1. تحديد موعد لمصلحة الضرائب أو الشركة المعتمدة من أجل التحقق من المستندات واستخراج الشهادة.
2. تركيب أجهزة توقيع إلكتروني تبعًا لحجم الشركة والأجهزة المستخدمة فيها.

• خطوات استخراج شهادة توقيع إلكتروني في السعودية:

1. تقديم طلب رسمي إلى الهيئة العامة للأمن السيبراني.
2. إرفاق المستندات الرسمية وهي:

• نسخة السجل التجاري أو الترخيص القانوني  للشركة.
• هويات الأفراد الذين يقومون بالتوقيع.
• عقد تأسيس الشركة في حالة وجوده.
• شهادة تفويض أو توكيل رسمي لمن يقوم بالتوقيع نيابة عن الشركة.
• إقرار قانوني لإثبات صحة البيانات المقدمة.

1. استلام شهادة التوقيع بعد الاعتماد الفني والقانوني من الهيئة.
2. استلام جهاز التوقيع.

اقرأ أيضا كل ما تحتاج معرفته عن برنامج اودو للمحاسبة

أنواع أجهزة التوقيع الإلكتروني وكيفية اختيار الأنسب لمؤسستك

بعد الحصول على التوقيع الإلكتروني المعتمد من الجهات المختصة، يتم تسليم أجهزة مختلفة للشركات من أجل التوقيع الإلكتروني. وتوجد العديد من الأنواع المختلفة التي يمكن الاختيار من بينها، وإليك أنواع أجهزة التوقيع الإلكتروني وكيفية اختيار الأنسب لمؤسستك:

• أنواع أجهزة التوقيع الإلكتروني:

1. جهاز USB Token وهو عبارة عن جهاز صغير يشبه الفلاش ميموري يتم توصيله بالجهاز المستخدم من أجل التوقيع. هذا النوع يناسب الشركات الصغيرة كونه يستخدم على جهاز واحد فقط من أجل التوقيع.
2. جهاز PCI HSM من الأجهزة الأكثر تطورًا والتي يتم تركيبها داخل الخوادم، وهو يناسب الشركات المتوسطة والكبيرة كونها يسمح بتوقيع عدد كبير من الفواتير.
3. لوحات التوقيع الإلكتروني وهي تستخدم من أجل تسجيل التوقيع بشكل مباشر من خلال الكتابة عليها، وتعد من الأنواع الشائع استخدامها في البنوك والمؤسسات التي تحتاج لتوقيع المستندات الميدانية.
4. جهاز Network HSM وهو جهاز شبكة متطور مناسب للشركات الكبيرة التي تحتاج لإدارة مركزية.
5. أجهزة توقيع البيومترية وهي من الأجهزة شديدة التطور التي توفر أمان عالي وحماية من الاحتيال والتزوير وتضمن صحة التوقيع من خلال تسجيل خصائص توقيع الشخص الذي يقوم به من السرعة والزاوية ودرجة الضغط.

• كيفية اختيار جهاز التوقيع الأفضل:

1. اختر جهاز يتناسب مع حجم المؤسسة وعدد الفواتير التي يتم توقيعها يوميًا. ومن أنسب تلك الأجهزة USB Token.
2. التأكد من أن الأجهزة تدعم تقنيات تشفير متقدمة وتوفر حماية من التلاعب.
3. يجب أن يكون الجهاز الذي ستشتريه يتوافق مع أنظمة الفوترة ومصدق عليها من قبل الهيئات المتخصصة.
4. اختر أجهزة تتميز بأنها سهل الاستخدام وبمزايا تلبي احتياجاتك.
5. ابحث عن القيمة مقابل السعر ووازن بينهما، قارن بين الأسعار والمزايا التقنية وملاءمتها مع احتياجاتك.

اقرأ أيضا تطبيق نقاط البيع من خلال الجوال: المرونة في إدارة المبيعات الحديثة

مزايا التوقيع الإلكتروني في تحسين العمليات الضريبية وتقليل المخاطر المالية

يلعب التوقيع الإلكتروني دور كبير في تحسين أعمالك وحمايتها، وإليك مزايا التوقيع الإلكتروني في تحسين العمليات الضريبية وتقليل المخاطر المالية:

• زيادة مصداقية الفواتير:

التوقيع الإلكتروني صادر من جهات موثوقة ومختصة لذا يعطي مصداقية للفواتير ويحميها من التلاعب والتزوير. وهو ما يضمن صحة العمليات الضريبية. كما أن أودو يوضح كل التفاصيل الخاصة بعملية التوقيع من توقيت دخول الموقعين والمكان الذي تم فيه التوقيع وسجل الأحداث ما يجعله وثيقة قانونية قوية تثبت صحة الفواتير والمعاملات.

• الالتزام بالقانون:

إصدار التوقيع الإلكتروني له العديد من المتطلبات التنظيمية والفنية، الالتزام بها من أجل الحصول على التوقيع من الجهات المسئولة في الدولة يعني أنك تسير وفق القانون. بما يحميك من العقوبات أو الغرامات المالية.

• زيادة أمان المعاملات:

يعتمد التوقيع الإلكتروني على خصائص تشفير عالية توفر مستويات متقدمة من الحماية والخصوصية بما يمنع التزوير والتلاعب.

• تقليل الأخطاء:

يعمل أودو على توفير دقة عالية ومتابعة دقيقة لكل العمليات المالية التي تتم، بما يقلل من الأخطاء.

اقرأ أيضا ما هو البرنامج المحاسبي الأكثر استخداماً ؟ أكثر الأنظمة موثوقية وكفاءة 

التحديات الشائعة في تطبيق التوقيع الإلكتروني وكيفية التغلب عليها

يواجه أصحاب الشركات العديد من التحديات الشائعة في تطبيق التوقيع الإلكتروني، وإليك أبرز تلك التحديات كيفية التغلب عليها:

• التكامل مع الأنظمة الحكومية:

هناك متطلبات فنية يحتاج أصحاب الشركات الالتزام بها من أجل الحصول على التطبيق الإلكتروني حتى تتكامل مع الأنظمة مثل نظامي أبشر ونفاذ في السعودية. من أجل التغلب على تلك العقبة تأكد من أن التقنية التي ستعتمدها من أجل التوقيع الإلكتروني في شركتك تتوافق مع تلك الأنظمة قبل تطبيقها.

• تحدي التكلفة:

يحتاج التوقيع الإلكتروني إلى تجهيز بنية تحتية وشراء أجهزة توقيع متطورة وتلبي احتياجاتك، وهو ما يعني تكلفة خاصة للشركات الصغيرة. من أجل التغلب على تلك المشكلة حدد الميزانية المتاحة وابحث عن خيارات الأجهزة المناسبة لما تحتاجه وقارن الأسعار وابدأ في التنفيذ.

• القلق من التلاعب والتزوير:

التعامل مع التكنولوجيا محفوف بمخاطر الاختراق والتهكير. وللتغلب على ذلك احرص على توفير تقنيات تشفير متقدمة واستخدام أجهزة حاصلة على شهادات رقمية معتمدة، وأنظمة تدقيق ومراقبة متعددة الطبقات تضمن حماية عالية.

• تدريب الموظفين:

في البداية قد يواجه الموظفون صعوبة في التكيف مع الأنظمة الجديدة، لذا تحتاج لبرامج تدريبية وتوفير دعم فني. حتى يجيد الموظفين التعامل مع النظام الجديد باحترافية.

اقرأ أيضا أهمية نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) في زيادة كفاءة العمل

الخاتمة

التوقيع الإلكتروني من الأنظمة التقنية الحديثة المميزة التي يوفرها نظام أودو والتي تتميز بسهولة استخدامها والأمان العالي لأصحاب الشركات. حيث يتم إصدار شهادات رقمية مشفرة توفر لك الأمان والحماية التي تبحث عنها.

أسئلة شائعة.