كيفية اعداد شجرة الحسابات من الأسئلة التي يجب أن يتعرف أصحاب الشركات والمؤسسات على إجابتها بالتفصيل، لأنها المنقذ الأول للشركة خلال خطوة اتخاذ القرارات الحاسمة، حيث تقدم وصفًا دقيقًا للمعلومات المطلوبة من خلال نظام عرض هرمي يعتمد على توزيع الحسابات الرئيسية وانقسامها لعدة فروع توضح الوضع المالي للشركة، وتُساعد البرامج المحاسبية المحترفة على إتمام الشكل العام للشجرة ومساعدة المحاسبين على إنجاز عملهم بدقة.
ما هي شجرة الحسابات؟
تُمثل شجرة الحسابات الخريطة التي توزع العمليات المالية للشركة على أقسام واضحة، حيث يتم جمع المعاملات اللازمة وتقديرها حسابيًا للتوثيق مثل حساب المشتريات أو المبيعات، ومن خلال تلك الشجرة يمكنك تتبع تلك الحسابات وإدارتها بالشكل المطلوب، لأنها تعمل بنظام ترقيم يسهل عليك الوصول إلى أي معلومة بداية من المال الموجود في خزانة الشركة إلى الرواتب التي تُدفع للموظفين بعد انتهاء دورة المال من نفقات ومشتريات ومبيعات.
اقرأ المزيد: كل ما تحتاج معرفته عن تصميم وإدارة دليل الحسابات الموحد لعام 2025.
كيفية اعداد شجرة الحسابات في 7 خطوات
تعمل شجرة الحسابات كخريطة مثالية للسير عليها إذا أردت التعرف على أي جزء من الحركة المالية للمؤسسة، وذلك لأن عناصرها موزعة بصورة منطقية وتكامل يفيد في سرعة الوصول إلى أي بيانات تريدها، ولتعلم كيفية اعداد شجرة الحسابات عليك القيام بما يلي:
- حدد الحسابات الرئيسية التي يتكون منها عملك مثل أقسام الأصول والخصوم والإيرادات والنفقات والتي تُمثل قمة الشجرة.
- حدد الحسابات الفرعية التي تتفرع من الحسابات الرئيسية مثل توزيع الإيرادات إلى إيرادات من المبيعات وإيرادات متنوعة وهكذا.
- قسم المستويات الفرعية التي حصلت عليها غلى أخرى أكثر تفرعًا مثل تكون الأصول من أصول متداولة والأصول المتداولة من أخرى نقدية وعملاء ومخزون وأرصدة موزعة.
- أضف المستويات التحليلية للفروع الأقل لتوضيح بعض الأشياء غير الموضحة مثل توزيع العملاء إلى عملاء تجزئة وجملة أو محليين واستثمارات.
- رقَّم الحسابات من خلال منح كل حساب رئيسي وفرعي رقم للتعرف على مكانه في الشجرة، حيث تسير معظم الشركات على نظام محدد للأرقام خلال تنفيذ كيفية اعداد شجرة الحسابات .
- طور المرونة والقابلية للتطوير في شجرة الحسابات الخاصة بك كي تستطيع إضافة التفاصيل فيما بعد.مع تطور شركتك.
- طبق المعايير المحاسبية المطلوبة من خلال استخدام برنامج محاسبي يساعدك على تصنيف الحسابات بانسجام وتوافق.
شجرة الحسابات حسب المعايير الدولية
يلتزم المحاسبون في عملية كيفية اعداد شجرة الحسابات بالمعايير المحاسبية الدولية التي تنطوي على كيفية تسجيل البيانات بصورة موحدة وطريقة عرضها وهذه المعايير هي IFRS للتقارير المالية التي توجه المحاسبين إلى تبع نشاط الشركة وتنفيذ التقارير المالية بالصورة المطلوبة، ومن مبادئ تلك المعايير:
- الالتزام بالتصنيف الموحد خلال إتمام كيفية اعداد شجرة الحسابات .
- الشفافية والوضوح في إضافة البيانات والمعلومات.
- الاعتماد على الجوهر الخاص بالمعاملات لا الشكل القانوني لها.
- جعل التقارير الناتجة قابلة للمقارنة.
ما هي فائدة شجرة الحسابات؟
تعتبر شجرة الحسابات من أهم الأشياء الأساسية التي يعتمد عليها العمل لأنها تُسهل من سيره وتُضيف إليه الكثير من المزايا، لذلك يعمل الجميع على تعلم كيفية اعداد شجرة الحسابات لإدارة شركاتهم على أكمل وجه، وإليك مجموعة من فوائد تلك الشجرة التي تحتاجها كل مؤسسة.
- تصنيف العمليات المالية: أي الحصول على باب مخصص لكل عملية حسابية تتبعه مما يجعل مراقبة تلك العمليات أسهل، خاصة التدفقات المالية.
- إعداد القوائم المالية: تمتلك الشجرة كافة البيانات المطلوبة لإعداد القوائم المالية والتي يسهُل الوصول إليها.
- المراقبة والمتابعة: تُمكنك من متابعة سير الأموال داخل مؤسستك وخارجها واكتشاف أي تقصير وحل مشكلته.
- التحليل المالي: تُساعد على معرفة الوضع المالي للشركة في فترة محددة والمقارنة بينها وبين فترات أخرى.
- التنظيم والإدارة: تمكنك من تنظيم كافة الأعمال الخاصة بك وتوزيع الحسابات في أماكنها الصحيحة، ليكون لديك نظامًا متكاملًا يسهل التعامل معه.
لماذا تستخدم شجرة الحسابات؟
تستخدم عملية كيفية اعداد شجرة الحسابات للعديد من الأغراض التي تُساهم في رفع مستوى الشركة وجعلها في أفضل حال من خلال التنظيم المالي الدقيق لعناصرها والتي تشتمل على تنظيم البيانات المالية الكاملة للمؤسسات وعرضها في خريطة موضحة بالأرقام.
- يسهل الوصول إلى البيانات المالية التي تنظم العمل الداخلي للشركة ومراجعتها وتحليلها.
- تساهم في عملية إعداد القوائم المالية ومعرفة كيف يسير الأداء المالي للمؤسسة.
- تحليل الأداء المالي والمؤشرات التي تشير إلى وجود مخاطر والعمل على تجاوزها.
- تنظيم الأعمال المالية بالكامل في مكان واحد.
- تيسير عمل المراجعين الماليين من خلال كيفية اعداد شجرة الحسابات بطريقة منظمة وواضحة.
- توفير الوقت والجهد الضائع في البحث عن البيانات في أكثر من مكان.
ما هي الحسابات الرئيسية في شجرة الحسابات؟
تحتاج عملية كيفية اعداد شجرة الحسابات إلى تحديد ما يعرف بالحسابات الرئيسية لشجرة الحسابات والتي تتضمن الأوجه الأساسية للأمور المالية المتعلقة بالشركة، وتندرج تحتها كافة الفروع التي تنقسم إلى فروع أقل وهكذا لحين الوصول إلى كافة تفاصيل الوضع المالي للمؤسسة، وهذه الحسابات تضم:
- حسابات الأصول.
- حسابات الخصوم.
- حسابات حقوق الملكية.
- حسابات الإيرادات.
- حسابات المصروفات.
المصروفات المستحقة في شجرة الحسابات
هي النفقات المطلوب دفعها خلال فترة زمنية محددة، ولكنها لم تسدد بعد، ومن أمثلتها الرواتب الخاصة بالعمال والموظفين أول كل شهر والإيجارات، وتعتبر تحت فرع المصروفات، وتُشير إلى البنود المالية التي يجب تسديدها في الفترة المذكورة وهي جزء مهم من كيفية اعداد شجرة الحسابات ، حيث تُساعد على التعرف على الوضع المالي للتكاليف المطلوبة خلال تلك الفترة بدقة ومعرفة الالتزامات المُنتظرة مما يساعد على وضع خطة منطقية للفترات القادمة دون نقص في السيولة.
كيف يتم إعداد الأكواد في شجرة الحسابات؟
بعد توزيع الحسابات الرئيسية أتي دور توزيع الأكواد خلال كيفية اعداد شجرة الحسابات حيث يتم الاعتماد على التوزيعة السابقة في وضع الأرقام المناسبة لكل قسم، حيث تتم من خلال توزيع الأرقام الأساسية على الحسابات الرئيسية ثم الفرعية وهكذا، كما نستعرضها هنا:
تكويد الحسابات الرئيسية:
- الأصول 1
- الخصوم 2
- حقوق الملكية 3
- الإيرادات 4
- المصروفات 5
تكويد الحسابات الفرعية المنبثقة من الحسابات الرئيسية:
يقسم كل حساب رئيسي إلى حسابات فرعي ويحصل كل حساب على الرقم الخاص بالحساب الرئيسي ثم الفرعي وهكذا، أي تكون حسابات الأصول بكود رقم 1، ثم تندرج منها الأصول المتداولة برقم 11 والأصول غير المتداولة برقم 12 وهكذا حتى الانتهائ من الفروع والانتقال إلى الحسابات الثانوية التي تُرقم بثلاثة أرقام.
تكويد البنود في شجرة الحسابات
تعتبر عملية التكويد التي قد تمتد إلى حصول الفرع الواحد على أكثر من رقم كما ذكرنا هي العملية الأسهل للوصول إلى البنود بالشكل الأسرع وإرفاقها في التقارير المالية والتعرف عليها ببساطة، فبمجرد ذكر الكود، يعرف المحاسب أي فئة رئيسية أو فرعية عليه البحث فيها، وهي من أهم العمليات التي يحرص المحاسب المالي على إتمامها خلال كيفية اعداد شجرة الحسابات .
نموذج توضيحي لتكويد شجرة الحسابات
إليك نموذجًا توضيحيًا يشتمل على الشكل النهائي الذي يجب ان تكون عليه شجرة الحسابات:
#1 | الأصول | |||
#11 | الأصول المتداولة | |||
#111 | النقدية | |||
#112 | العملاء | |||
#113 | المخزون | |||
#12 | الأصول غير المتداولة | |||
#121 | الأصول الثابتة | |||
#1211 | المباني | |||
#1212 | الآلات |
الفئات المختلفة لشجرة الحسابات
تضم شجرة الحسابات مجموعة من الفئات المختلفة التي تعتمد عليها المؤسسة في دورتها المالية، وهو الحل المثالي للحصول على كل البيانات من مكان واحد دون الحاجة إلى البحث في أفرع مستقلة أخرى وتنقسم تلك الفئات إلى 8 فئات مختلفة وهي:
- الفئة الأولى: حسابات رأس المال.
- الثانية: حسابات الأصول الثابتة.
- الفئة الثالثة: المخزونات، والعمل الجاري.
- الرابعة: حسابات الطرف الثالث.
- الفئة الخامسة: الحسابات المالية.
- الفئة السادسة: حسابات الشحن.
- الفئة السابعة: حسابات المنتجات.
- الفئة الثامنة: الحسابات الخاصة.
لا تقتصر أعمال تلك الفئات على الأمر نفسه، لكنها تختلف في حاجة العمل إليها فالفئات المرقمة من 1 إلى 5 يلجأ إليها المحاسب في عملية إنشاء الموازنة العامة أما ما يليها من فئتين فيشاركان في إعداد قائمة الدخل.
تنقسم تلك الفئات بنفس الصورة الخاصة بـ كيفية اعداد شجرة الحسابات من خلال منح الفرع المندرج من الفئة رقمًا مضافا إلى رقم الفئة نفسها، مثل ترقيم المؤسسات المالية بالرقم 1 في الفروع، ويندرج أسفل الفئة الخامسة فيكون رقم تكويده 51.
الأصول في شجرة الحسابات
الأصول هي بند من بنود كيفية اعداد شجرة الحسابات ويعتبر بندًا للحسابات الرئيسية أي أنه من أصول التي لا ينبغي تجاهلها عند إعداد الشجرة، ويشتمل على ممتلكات الشركة المخصصة لإدرار الربح أو تُشارك في عملية تحقيقه، وتنقسم إلى الأصول المتداولة التي تُستهلك خلال فترة زمنية محددة، وتشمل كفرع منها النقد والاستثمارات قصيرة الأجل والمخزون، والنفقات، ثم الأصول غير الملموسة والتي تتضمن حقوق النشر وبراءات الاختراع، أما الأصل غير المتداول فهو الممتلكات الثابتة من عقارات ومعدات واستثمارات طويلة الأجل.
الموردين في شجرة الحسابات
يمتلك الموردين حسابًا خاصًا في شجرة الحسابات الخاصة بالمؤسسة والذي يوثق كافة العمليات المتعلقة بالحصول على المواد من الموردين مقابل تسديد حصصهم، وتنقسم إلى مدفوعات تمت بالفعل، وبعض المستحقات التي يجب على المؤسسة سدادها، ويأتي حسابهم أسفل البند الفرعي للخصوم المتداولة المنبثق من حساب الدائنين.
يساعد هذا الجزء من شجرة الحسابات على تنظيم التعاملات مع الموردين ومعرفة الديون مستحقة الدفع لهم وموعد سدادها المستحق وعدم التأخر على دفعها لهم للحفاظ على العلاقة بين المورد والمؤسسة بشكل جيد.
حساب الموظفين في شجرة الحسابات
أما عن حساب الموظفين فهو الحساب الذي يرتبط بالأجور والرواتب والخصومات والمصروفات المتوقعة في هذا الجزء، ويندرج أسفل حساب المصروفات، لكنه لا يشتمل على العهدة التي تعتبر من الأصول المتداولة للشركة وتأتي أسفل هذا البند، ويساعد هذا الحساب على تتبع العمليات المتعلقة بالموظفين والتأكد من وصولهم مستحقاتهم في الوقت المناسب، وتقدير النفقات التي يتم صرفها في هذه النقطة شهريًا، والتخطيط لهذا البند ومتعلقاته مستقبلًا
القروض في شجرة الحسابات
القروض في شجرة الحسابات هي الالتزامات غير المتداولة او الالتزامات طويلة الأجل التي يجب على الشركة تسديدها وتكون قد اقترضتها من مصادر خارجية وعليها سدادها في مواعيد محددة مثل البنوك أو الممولين، وتندرج تحت بند الالتزامات المتداولة أو طويلة الأجل.
يساعد هذا البند على توضيح الالتزامات المالية وحساب فوائد الديون وإعداد التقارير اللازمة حولها وكيفقية سدادها.
حساب المشتريات في شجرة الحسابات
يضم حساب المشتريات في شجرة الحسابات كافة النفقات المطلوبة والتكاليف التي يجب على الشركة إنفاقها، بالإضافة إلى المستحقات التي أنفقت على أشياء تخص الشركة وتندرج تحت البند الرئيسي لحساب المصروفات ويتضمن كذلك تكلفة المبيعات أي المنتجات الجاهزة التي تشتريها الشركة ثم تعمل على بيعها، أو تكلفة الإنتاج للمنتجات المصنعة بالفعل في الشركة والمواد الخام المُتعلقة بها.
الأخطاء الشائعة عند إعداد شجرة حسابات كاملة
هناك العديد من الأخطاء الشائعة الوارد حدوثها خلال كيفية اعداد شجرة الحسابات والتي تؤثر على سير العمل بالطريقة الصحيحة أو عدم إعداد الشجرة بالشكل المناسب، وتكون أخطاء فردية مسؤول عنها المحاسب الذي قام بإدخال البيانات إلى الشجرة ومن أهم تلك الأخطاء التي يجب تجنبها:
عدم تحديث الشجرة بانتظام
يؤدي تأخر تنظيم الشجرة ومدها بالبيانات اللازمة أولًا بأول إلى تحول البيانات من معلومات موثوق بها إلى معلومات ناقصة تؤثر على الوضع المالي الصحيح للشركة، وتصبح أي معلومة صادرة عن الشجرة مضللة وغير دقيقة، لذلك يجب أن تعلم أن خطوة مد الشجرة بالبيانات وتحديثها بانتظام من أهم الخطوات العملية المطلوبة.
الأخطاء التصنيفية
يقع الكثير من المحاسبين في هذا الخطأ، حيث يفشلون في تصنيف الحسابات بالشكل الصحيح، وهو ما يجعل بعض البيانات بلا مكان في الشجرة ولا يستطيع إضافتها بالشكل المطلوب، ويصبح الأمر أكثر تعقيدًا كلما ارتفعت أكثر خلال التصنيف، مما يتسبب في مشكلة في تقدير الوضع المالي وبياناته الصحيحة.
اقرأ المزيد: أشهر 5 الأخطاء المحاسبية وطرق معالجتها.
شجرة الحسابات في برنامج باي سمارت
يقدم برنامج باي سمارت افضل طريقة عملية لتنفيذ كيفية اعداد شجرة الحسابات من خلاله بسهولة كبيرة وذلك لوجود العديد من المزايا التي يقدمها إلى أصحاب الشركات والمؤسسات للوصول إلى أفضل شكل ممكن من شجرة الحسابات وتنظيم أمورهم المالية:
- طريقة إنشاء الشجرة الحسابية من خلاله سهلة وبسيطة ويمكن تعلمها بسهولة.
- تم إنشاء البرنامج على يد خبراء في مجال المحاسبة لتُناسب أعمالك مهما كانت تفاصيلها.
- أفضل برنامج يقدم سرعة في إدخال البيانات وتقسيمها إلى بنود عبر الشجرة دون أي تعقيدات.
- يقلل من الأخطاء الفردية المتوقعة التي يقوم بها المحاسبون.
- أفضل سعر تنافسي مقابل خدمات متميزة.
لا تضيع المزيد من الوقت والجهد على الأعمال اليدوية واختر برنامج باي سمارت للحصول على أفضل شجرة حسابات دقيقة ممكنة.
كيفية إضافة حساب جديد في شجرة الحسابات عبر برنامج باي سمارت
يقدم برنامج باي سمارت أفضل شجرة حسابات من خلاله والتي تُسهل على أصحاب الشركات ما يقدمونه من أعمال، بما في ذلك التعرف على الوضع المالي الكامل للشركة والوصول إلى البيانات الصحيحة في الوقت المطلوب، وذلك من خلال الخطوات التالية لإضافة حسابك عبر باي سمارت:
- أدخل إلى حسابك من القائمة الجانبية التي تسمى المحاسبة واختر من القائمة المنسدلة منها شجرة الحسابات.
- اختر خيار إضافة حساب من أعلى الصفحة التي تضم تفاصيل الشجرة.
- ابدأ بتعبئة البنود في الأماكن المطلوبة بعد إنشاء حسابك الجديد ومنها الاسم والرمز والوصف وطريقة الدفع.
- ابدأ بالتعامل مع حساب الشجرة الخاص بك بملأ الحسابات الرئيسية والفرعية وهكذا.
وبهذا يكون الحساب جاهزًا لوضع البيانات التي تريدها وإنشاء الشجرة الخالصة بالحسابات بدقة وسرعة كبيرة
خاتمة
تعتبر عملية كيفية اعداد شجرة الحسابات من أهم الأشياء التي يجب تعلمها للحصول على وضع مالي مستقر ودقيق لشركتك، فمن خلالها يمكنك التعرف على بنود الوضع المالي والوصول إلى أي بيانات في أي وقت، والتي ستكون دقيقة وفي مكانها الصحيح، لذلك يستعين الكثيرين ببرامج المحاسبة لدقتها الكبيرة في تحديد الشجرة وبنودها وتوزيع معلوماتها بالشكل الصحيح.