برنامج المشتريات من أودو تقنيات ذكية لإدارة فعالة أكثر

في عالم التكنولوجيا والمعلومات التي أصبحت متوفرة في كل المجالات، ظهرت برنامج المشتريات ذات التقنيات الذكية التي جعلت الإدارة المالية وخاصة المشتريات في المؤسسات والشركات المختلفة أكثر سهولة وكفاءة وفعالية. هذه البرامج الجديدة سهلت من المتابعة والمراقبة، وجعلت متابعة الموردين والمخزون أفضل، بما يضمن الشفافية والكفاءة المالية. مع توفير الكثير من الوقت والجهد. في هذا التقرير إليك كل ما تحتاج معرفته عن البرنامج وأهميته وفوائده وأفضل برامج مشتريات تقدمها لك شركة باي سمارت وغيرها من التفاصيل.

العوامل الاستراتيجية لاختيار برنامج إدارة المشتريات المناسب​

كثيرة هي برامج المشتريات الحديثة التي أصبحت متوفرة من أجل مساعدة أصحاب الشركات على إدارة شركاتهم بفعالية وذكاء، لكن هذه الكثرة قد تضع صاحب العمل في حيرة حول اختيار الأفضل. لذا هناك العديد من العوامل الاستراتيجية لاختيار برنامج إدارة المشتريات المناسب​، الذي يتوافق مع طبيعة النشاط وحجم الشركة وغيرها من المتطلبات التي تحتاجها.

• المرونة والقابلية للنمو والتخصيص:

من أهم عوامل اختيار برنامج المشتريات يتناسب مع شركتك، هو المرونة العالية والسرعة والقابلية للنمو والتخصيص، حتى يتناسب مع متطلبات الشركة. كذلك احرص على أن يكون البرنامج الذي تختاره سحابي، ليتيح لك متابعة الأمور المالية والمشتريات طوال الوقت في أي مكان. سواء من المكتب أو خارج العمل.

• فهم احتياجات العمل وتلبيته:

تختلف المؤسسات والشركات المختلفة في حجم الشركة وطبيعتها والنشاط الذي تزاوله واحتياجاتها. وبناء على تحديد تلك النقاط اختر البرنامج الذي يلبي ما تبحث عنه. على أن يكون مناسب في توفير الحلول التي تحتاجها، ويتكامل مع أنظمة الشركة الأخرى والأجهزة المتوفرة فيها. وأن يكون قابل للتوسع والنمو ليتناسب مع نمو أعمالك. ويعد أودو الأفضل في هذا المجال.

• واجهة مستخدم سهلة:

تكثر برامج المشتريات المتوفرة، لكن بعضها يكون صعب الاستخدام ومعقد، وهو أمر لا تحتاجه أغلب الشركات. حيث يصعب على الموظفين التعامل معه. لذا احرص على اختيار برنامج ذو واجهة سهلة ومرن.

• الأتمتة والذكاء الاصطناعي:

اختر برنامج يقوم بأتمتة العمليات المختلفة، بما يوفر الكثير من الوقت والجهد على الموظفين. ويجعلهم يتفرغون للمهام الأخرى التي تحتاج لتفكير وإبداع. تتميز الأتمتة بتوفير الوقت والجهد وتقليل الأخطاء أيضًا. كذلك الاعتماد على الذكاء الاصطناعي يمكن من تسهيل العمل والاستفادة الأكبر من البرنامج.

• تشفير وأمان عالي:

تحمل برامج المشتريات الكثير من البيانات والمعلومات الهامة والحيوية. لذا احرص على اختيار برامج توفير تشفير وحماية متقدمة، مع خدمات التخزين الاحتياطي في حال مواجهة أي مشكلات للحفاظ على بياناتك.

• تقييمات العملاء:

معرفة تقييم العملاء المستخدمين لبرنامج المشتريات بمثابة دليل تعرف من خلاله ما إذا كان مناسب أم لا. والشركة التي تقدمه تقدم خدمات الدعم والتدريب أم لا. ويعد برنامج المشتريات في أودو من البرامج الذكية التي تقدم حلول متكاملة لأكثر من 15 مليون مشترك حول العالم. مع دعم من فرق شركة باي سمارت المحترف لتلبية ما تبحث عنه وتخصيص البرنامج لك.

اقرأ أيضا ترتيب العمل في أودو: أدوات متقدمة لتحسين إدارة العمليات

مزايا نظام المشتريات في أودو مقارنة بالحلول التقليدية​

كما أشرنا سابقًا أن هناك برنامج المشتريات عديدة تختلف في مواصفاتها ومزاياها وعيوبها. ومن أبرز تلك البرامج الشهيرة أودو ERP  والذي يوفر العديد من المزايا مقارنة بالبرامج الأخرى.

• الوقت والتكلفة:

من أهم مزايا نظام المشتريات في أودو مقارنة بالحلول التقليدية​ هو التوفير الكبير في الوقت والتكاليف. في أودو توفر أتمتة العمليات المختلفة مثل طلبات الشراء وسير العمل والتواصل مع الموردين وتوفير البضائع آليًا. أما الطرق التقليدية تستدعي القيام بالكثير من الخطوات والمتابعة مثل إنشاء أوامر شراء، انتظار الموافقات عبر البريد الإلكتروني. تتبع الموردين من خلال الهاتف وسبل التواصل المختلفة. كل هذا يستغرق وقت ومجهود يوفره أودو بفضل الأتمتة.

• دقة البيانات:

كل شيء على أودو يتعلق بالمشتريات يتم تسجيله وتحديثه بشكل آلي. من التكاليف والأسعار والوقت وقائمة الموردين وغيرها. كل تلك المعلومات والبيانات الدقيقة تمكنك من مقارنة الأسعار وتحديد أفضل الموردين ومزايا كل منهم من خلال القوائم التي يعدها أودو. لكن الطرق التقليدية تحتاج لوقت ومجهود من أجل مقارنة سجلات المشتريات السابقة بالحالية وحصر الموردين وتحديد الأسعار وغيرها بشكل يدوي يستغرق كثير من الوقت.

• رؤية واضحة لعمليات الإنفاق:

البيانات ودقة المعلومات حول التكاليف والأسعار وغيرها. تجعل لديك رؤية واضحة لجهات الإنفاق. كما يمكنك من خلال تلك البيانات تحديد أماكن الهدر وتلافيها. بما يعني الالتزام بالميزانية والتوفير أحيانًا نتيجة الاعتماد على برنامج المشتريات من أودو.

• أخطاء أقل:

أبرز ما يميز أودو هو أتمتة العمليات التي تقلل من الأخطاء البشرية الناتجة على الطلبات الخاطئة وتسجيل الفواتير اليدوية والمشتريات المتكررة. كلها أخطاء تسبب خسائر مالية تتلافها من خلال الاعتماد على برنامج أودو المتطور. الذي يربط أوامر الشراء بالمخزون والفواتير والمبيعات. بما يضمن معلومات متسقة ومحدثة في كل الأقسام.

• التكامل بين المشتريات والوحدات الأخرى:

أبرز مزايا برنامج أودو المحاسبي في السعودية هو تكامل وحدة المشتريات مع الوحدات الأخرى، فكلها أقسام ترتبط ببعضها البعض ويتم تسجيل كل المعلومات الخاصة بها آليًا. ما يعني متابعة دقيقة لكل الأقسام وتوفير تقارير في النهاية تستطيع بناء خطط ووضع استراتيجيات دقيقة.

اقرأ أيضا التوقيع الإلكتروني من أودو: تعريفه وأهميته وآليات عمله

كيفية تقييم احتياجات شركتك قبل اختيار النظام​

عند اختيار برنامج المشتريات مناسب لطبيعة عملك، هناك عدد من العناصر التي يجب مراجعتها في شركتك من أجل اختيار الأفضل. وإليك في خطوات واضحة كيفية تقييم احتياجات شركتك قبل اختيار النظام​:

• تعرف على التحديات التي تواجهها شركتك:

ابحث عن التحديات التي تواجهها في نظام المشتريات الحالي في شركتك. وتحديد نقاط الضعف والمشكلات التي تريد حلها. حتى تتمكن من اختيار البرنامج المناسب، وتصميمه من أجل حل تلك المشكلات ومعالجة تلك التحديات.

• فهم سير العمل:

هل العمل الخاص بك يتم تنظيمه داخل المكتب. أما يحتاج للخروج والمتابعة المستمرة من الخارج. من خلال تحديد تلك النقاط يمكنك اختيار برنامج بخدمات سحابية يسهل المتابعة وإدارة العمل داخل وخارج المكتب.

• تقييم الميزات التي تحتاجها:

تحديد نقاط الضعف والاحتياجات التي تريد تلبيتها، يساعدك على تحديد الميزات التي تريد توفيرها في برنامج المشتريات الذي ستقوم بشرائه. مثل الأتمتة والذكاء الاصطناعي. المرونة والقابلية للتوسع، التقارير الفورية، التكامل مع الأنظمة الأخرى وغيرها من المزايا التي تضيفها أو تزيلها حسب احتياجات شركتك.

• القابلية للتوسع:

إذا كنت صاحب عمل أو مشروع صغير. فلن تحتاج لكل المزايا التي تحتاجها الشركات الكبرى. لذا اختر برنامج قابل للنمو والتوسع بما يتناسب مع نمو شركتك وكبر حجم الأعمال الذي ستشهده مع الوقت.

• الميزانية:

اختيار البرنامج الصحيح يعتمد على حجم الميزانية المتوفرة لديك. راجع عروض الأسعار والباقات المختلفة والمزايا التي تحتويها. حتى تختار السعر المناسب مع الميزانية المتاحة.

اقرأ أيضا طرق تقييم المخزون بفعالية وذكاء لزيادة أرباح شركتك

إدارة الموردين والمناقصات بكفاءة عبر أودو​

يمكنك إدارة الموردين والمناقصات بكفاءة عبر أودو​ بفضل المزايا الكبيرة التي يوفرها البرنامج، وإليك كيف يمكنك تحقيق ذلك:

• إدارة الموردين بكفاءة:

حتى تتمكن من إدارة الموردين أو البائعين بكفاءة عبر برنامج المشتريات أودو، قم بالخطوات التالية:

1. إنشاء قائمة بأبرز الموردين مع توفير معلومات عنهم مثل نوع الشركة والمنتجات التي يتم توريدها ومعلومات التواصل.
2. إعداد تفاصيل الشراء من نوع المنتج وسعره والباركود الخاص به، وشروط الدفع، وموعد الدفع وتذكير الإيصال والعملة المستخدمة وغيرها من المعلومات الخاصة بالشراء.
3. طلب عروض للأسعار من أودو ليقدم لك الأفضل بناء على البائعين أو الموردين لديه، بما يمكنك من اختيار الأفضل.
4. إنشاء أمر بالشراء من خلال البرنامج الذي يحدد المنتجات والكميات والأسعار وقيمة الضرائب عليها.
5. إدارة الفواتير عبر البرنامج، حيث يتم تسجيلها وعرض كل التفاصيل فيها من البائع ومراجع الدفع والفاتورة. وتفاصيل المنتج والسعر والضريبة وغيرها من المعلومات.

• إدارة المناقصات:

يتميز أودو بأنه يعمل على تبسيط العمليات المالية في الشركات مهما كان حجمها، ومنها إدارة المناقصات بذكاء وشفافية ودقة. 

1. إنشاء تقارير بعروض الأسعار والمواصفات بالتفصيل. مع عرض المستندات ذات الصلة.
2. إدارة الموردين من خلال المعلومات المتوفرة عنهم والمناقصات التي يقدموها. وتقديم العروض بسهولة ووضوح بما يعزز من الشفافية ويضمن اختيار الأفضل.
3. تجمع المناقصات وتقييمها بشكل آلي بناء على المعلومات التي جمعها البرنامج ومقارنة العروض بناء على المعايير التي يحددها صاحب العمل مثل السعر والخبرة وموعد التسليم.
4. إدارة المستندات المتعلقة بالمزادات وتخزينها في موقع مركزي مع الحفاظ على المعلومات التفصيلية مثل مقدمي المناقصة والعروض والتعديلات والموافقات وغيرها من التفاصيل التي تعد مرجع هام.
5. تفعيل التنبيهات التي تشير لموعد فتح المناقصات والموافقات والمواعيد النهائية للتقديم. بما يسهل من التعامل بين الموردين وفريق المشتريات.
6. إعداد التقارير والتحليلات المبنية على بيانات ومعلومات حول المناقصات والموردين وأدائهم. بما يساعد على اتخاذ قرارات مستقبلية مدروسة.

اقرأ أيضا تحليل نظام ERP ودوره في تحسين أداء المؤسسات 

أتمتة عمليات طلبات الشراء وتتبع المخزون​

أتمتة عمليات طلبات الشراء وتتبع المخزون​ تعني الاعتماد على التقنيات والرقمنة من أجل القيام بعمليات الشراء بشكل تلقائي مستمر، بدلاً من الطرق التقليدية.

• مزايا أتمتة الشراء وتتبع المخزون:

تتميز تلك الطريقة بأنها تتابع المخزون باستمرار، وتوفر المنتج دون التعرض لنقص أو نفاذ مفاجئ في المخزون. وتقليل الأخطاء البشرية الناتجة عن اتباع الطرق اليدوية. وهو الأمر الذي يحسن من إدارة التكاليف ويجعلها أكثر دقة نتيجة مقارنة الأسعار بين الموردين واختيار أفضل سعر وأسرع توصيل. 

• آلية عمل نظام الأتمتة:

تعتمد الأتمتة على ربط برنامج المشتريات مع الأقسام المختلف مثل المخزون والمالية وغيرها. وتبدأ من خلال إنشاء طلب شراء آلي عبر النظام مع الموافقة التلقائية. وإرسال واستقبال عروض الموردين بتلقائية ومقارنتها، وبناء عليها يتم إصدار أوامر الشراء للمنتجات بالكميات المطلوبة من المورد الذي تم اختيار، ومتابعة حالة الطلب حتى يتم إيصاله إلى المخازن. كما يتم تحديث المخزون تلقائيًا بمجرد الاستلام.

اقرأ أيضا إدارة الحملات التسويقية من أودو لتحقيق حملة احترافية

تحليل التكاليف والتقارير المالية المتقدمة في أودو​

يتميز برنامج مشتريات أودو بأنه يقدم حل متكامل خاص بالتكاليف والماليات، بما يساعدك على تحسين العمليات الشرائية. ويزيد من الرقابة المالية، ويجعل التكاليف أكثر كفاءة. 

• تحليل شامل للتكاليف:

يقوم أودو بعمل تحليل التكاليف والتقارير المالية المتقدمة​، من خلال تحليل المشتريات وتصنيف عمليات الشراء ومعرفة إجمالي المصاريف بدقة.

• تتبع الطلبات:

يقوم البرنامج بتتبع الطلبات بدقة من أولها لآخرها. والتي تبدأ من عروض الأسعار وإصدار أوامر الشراء واستلام البضائع ومعالجة الفواتير وعمل مقارنة وتسجيلها.

• إنشاء التقارير:

يقوم برنامج المشتريات في أودو بعمل تقارير مخصصة بها كل التفاصيل عن نوع المنتجات وتكلفتها والفواتير والمرتجعات كل ذلك في تقارير ورسوم بيانية دقيقة تسهل من الفهم الواضح لكل تفاصيل العملية. كما يتمكن من البرنامج من تصفية البيانات وتحليل الموردين والشركات لتقييم الأداء والأسعار واختيار الأفضل بما يحسن من العمليات المستقبلية.

• ربط المشتريات بالأقسام الأخرى:

من أبرز المزايا الأخرى التي توفر تحليل التكاليف وتوفير التقارير المالية الدقيقة هو ربط المشتريات بالمبيعات والمخزون والحسابات وغيرها من الأقسام. بما يساعد على الحساب بدقة، وعدم التكرار وتلافي الأخطاء. وتوفير تقارير مالية دقيقة متجانسة.

اقرأ أيضا أفضل انظمة erp في السعودية من باي سمارت

التكامل مع الوحدات الأخرى: المحاسبة والمبيعات والمخزون​​

إدارة العمليات المالية على اختلافها داخل المؤسسات يحتاج إلى التكامل بين أقسامها المختلفة نظرًا لتلاقيها معًا. ويوفر برنامج المشتريات من أودو ميزة التكامل مع الوحدات الأخرى: المحاسبة والمبيعات والمخزون​​:

• تكامل المشتريات مع المحاسبة:

عند القيام بأية مشتريات يقوم برنامج أودو بتسجيل تلك العملية تلقائيًا في المحاسبة. وهو ما يضمن سجلات مالية محدثة باستمرار تتوفر فيها كل عمليات الشراء لحظيًا دون الحاجة للانتظار من أجل تسجيلها يدويًا. كما يضمن دقة المعلومات فيها وعدم تكرارها وتلافي أية أخطاء.

• اربط المشتريات مع المبيعات والمخزون:

عند القيام بعمل طلب شراء تلقائي في برنامج المشتريات يتم مراجعة المخزون تلقائيًا لعرض الكميات المتاحة من المنتج في المبيعات ومدى توفرها، وهو ما يدعم التنسيق بين طلبات الشراء والبيع وعمل أوامر شراء تلقائية بناء على حالة المخزون.

تواصل معنا الان واحصل علي البرنامج.

خطوات تطبيق نظام المشتريات في شركتك بنجاح

هناك عدة خطوات تطبيق نظام المشتريات في شركتك بنجاح ومنها:

1. تحديد الاحتياجات والتحديات التي تريد تغطيتها في شركتك من خلال برنامج مشتريات ستقوم بشرائه.
2. تحديد المزايا التي تريد توفيرها في برنامج المشتريات، فمن خلال شركة باي سمارت وفريقها المحترف تتمكن من تحديد المزايا والإضافات التي تحتاجها شركتك، مع إزالة الإضافات التي لا تريدها.
3. عمل قائمة بالموردين الذين يحتاجهم عملهم، ومقارنة الجودة والسعر والالتزام بمواعيد التسليم وإضافتها في البرنامج.
4. تحديد المنتجات التي تحتاجها وتفاصيلها والكميات والأسعار ومواعيد التسليم وشروط التعاقد وإضافتها في البرنامج من أجل إصدار أوامر الشراء.
5. متابعة تنفيذ الطلبات بعد إصدار أوامر الشراء لضمان الالتزام بالتسليم والجودة.
6. استلام وفحص البضائع ومراجعتها بعد تسلمها من الموردين.
7. يقوم البرنامج بتحديث المخزون تلقائيًا وربط عملية الشراء مع العمليات الأخرى مثل المبيعات والحسابات.
8. تدريب الموظفين على استخدام برنامج مشتريات أودو. لضمان الاستفادة بشكل كامل من مزاياه.

الخاتمة

الاعتماد على برنامج المشتريات المصمم خصيصًا لك من أودو يساعدك على إدارة مالية أكثر كفاءة وفعالية، وأخطاء أقل وشفافية أعلى. بفضل التقنيات الحديثة والتكنولوجيا التي جعلت الأتمتة أساس أغلب العمليات، بما يقلل من الأخطاء البشرية الناتجة عن التسجيل الخاطئ والتكرار وغيرها.

أسئلة شائعة.