الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة هي المستند الأهم الذي يثبت المعاملات المادية التي قام بها صاحب المهنة وقدمها إلى العملاء على هيئة خدمة، ولذلك يجب أن يسعى الكثيرين للاشتراك فيها طالما كانوا من الملزمين بها، مع التعرف على كل ما تحتاجه لاستخراج هذا النوع من الفواتير، والتي تُساعدك على الالتزام في تسديد قيمة الضرائب الخاصة بعملك، بالتعاون مع البرامج المحاسبية التي تُنظم لك إصدارها والاحتفاظ بنسخة سحابية منها لاستخدامها في الوقت الذي تريده.
أهمية الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة
يلجأ أصحاب المهن الحرة إلى الانضمام إلى الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة وفقًا لمتطلبات مصلحة الضرائب المصرية والقانون الذي يطالبهم بذلك، وعلى الرغم من ذلك فإن نظام الفاتورة الإلكترونية من أفضل الأنظمة التي تعود على الفرد بالكثير من المزايا والفوائد على كافة المستويات كما هو موضح:
توفير الوقت والجهد
تُساهم عملية الفاتورة الالكترونية للافراد في توفير الوقت والجهد لأصحاب المهن الحرة، إذا لم يعد عليهم كتابة الفواتير والإيصالات يدويًا وإعادة حساب محتوياتها مرة ثانية وما يتضمن ذلك من ضياع للوقت والجهد، والحاجة لأكثر من فرد لإنجاز المهمة، حيث أن كل ما عليك هو وضع البيانات عبر البرنامج المحاسبي للقيام بكافة المعاملات دون أي جهد منك.
الدقة والكفاءة
تتميز الفاتورة الإلكترونية بالسلاسة والكفاءة، حيث لا مجال للأخطاء البشرية المعتادة والتي تؤدي إلى إعادة الحسابات لساعات طويلة، كما تُساهم في تتبع البيانات والفواتير بسهولة، وهو ما يساعد في حالات اتخاذ القرارات السريعة، والتي تُبنى على أساس صحيح بفضل الفواتير الإلكترونية الجاهزة للعرض.
التكلفة المناسبة
توفر الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة الكثير من المصروفات التي لا داعي لها مثل عدم الاحتياج للأوراق والموظفين العاملين عليها، والطباعة والتواصل من خلال البريد وتخزين كل تلك الأوراق في مكان مخصص لها، وهو ما تحتاجه الفواتير العادية ويتسبب في إرهاق ميزانيتك.
الدقة وتسهيل حساب الضرائب
تتميز الفواتير الإلكترونية بالدقة الشديدة في الأرقام والحسابات، وبالتالي يمكنك حساب الضرائب التي تحتاجها في أقل وقت ممكن لملأ سجلك الضريبي أو تسديد ضريبة القيمة المُضافة، كما أنه من الصعب وقوع أخطاء حسابية بها، على عكس الطرق التقليدية المعتادة.
اقرأ المزيد: شرح الفاتورة الالكترونية في مصر.
كيفية التعامل مع الفاتورة الإلكترونية للمهن الحرة
تمنح منظومة الفاتورة الإلكترونية للمهن الحرة العديد من الخيارات لتسهيل استخراج الفاتورة الإلكترونية، وذلك من خلال إمكانية إصدار الفاتورة باللغتين العربية والإنجليزية مع القدرة على تعديل الفاتورة وتبادل البيانات مع الشركات الأخرى، بالإضافة إلى ما يلي من تعاملات تُساعدك على إنجاز فاتورتك بنجاح:
- القدرة على تعديل الفاتورة أو حذفها في أي وقت في حالة وجود خطأ يتعلق بها.
- إرسال إشعار من قبل مصلحة الضرائب المصرية بالتعديل على الفاتورة لإضافة شيئ أو حذفه.
- إنهاء وجود الفاتورة نفسها على المنصة الإلكترونية وإرسال أخرى ببديلة.
- ضرورة إدخال الرقم الضريبي الخاص بالمشتري في حالة كان العميل غير مُسجل ضريبيًا.
- إرفاق الرقم القومي للعملاء إذا كانت فاتورتهم بقيمة أعلى من 50 ألف جنيه مصري.
- تسجيل الرقم الضريبي في حالة تسجيل العميل في منظومة الضرائب لقبوله من خلال منصة الفاتورة الإلكترونية.
ضوابط التعامل مع الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة
تُفرض ضريبة المهن الحرة على الإيرادات الخاصة بأصحاب تلك المهن الذين يقدمون إقرارًا ضريبيًا مفصلًا بشكل سنوي إلى مصلحة الضرائب، وبالتالي هناك بعض الضوابط التي يجب أن يلتزم بها هؤلاء خلال التعامل مع الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة ومنها ما يأتي:
- يجب على أصحاب المهن الحرة والممولين إصدار الفاتورة الضريبية أو الإيصال المهني في حالة بيع أو تقديم خدمة للطرف الآخر.
- تجمع الفاتورة إجراءات متعددة في إجراء واحد من خلال تسجيل الفاتورة وإرسال نسبة الضريبة ما عدا ما يتعلق بالجمارك.
- يجب أن تكون الفاتورة المسجلة مكونة من أصل ونسخة، ويحتفظ البائع أو صاحب المهنة بالنسخة.
- تضمين الرقم التسلسلي للفاتورة.
- خلو الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة من أي كشط أو شطب.
- وضوح البيانات وتاريخ الإصدار.
- بيانات الممول كاملة.
- اسم طالب الخدمة وعنوانه ورقم تسجيله
- استخراج بيان بالخدمة والقيمة المضافة الخاصة بها وإضافة ذلك إلى الفاتورة.
- يمكن لصاحب الفاتورة تحديد الشكل الخاص بها على أن يحتفظ بالفاتورة لمدة لا تقل عن 5 سنوات وحتى إن كانت فاتورة مُلغاة.
ما البيانات المطلوبة للتسجيل في الفاتورة الإلكترونية للمهن الحرة
للتعامل الصحيح مع الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة يجب أن تلتزم بالبيانات المطلوبة للوصول إلى الفاتورة الإلكترونية الصحيحة مع تحضير الأوراق المطلوبة منك كصاحب للمشهور أو مفوض عنه، وذلك لتسهيل الوصول إلى الفاتورة الموثقة بأسرع شكل ممكن، كالتالي:
- تجهيز الأوراق الخاصة بالممول إذا كان هو المقدم على الطلب والتي تتمثل في صورة من بطاقته الشخصية أو جواز السفر.
- تحضير أصل وصورة من البطاقة الضريبية الخاصة بالممول.
- شهادة تُثبت التسجيل في ضريبة القيمة المضافة.
- استخراج خطاب تفويض في حالة اختيار المفوض للقيام باستخراج الفاتورة.
- تسجيل رقم الشركة وعنوانها والبريد الإلكتروني الخاص بها ورقم هاتفها.
- بيانات المفوض بالكامل من بطاقة شخصية ورقم بطاقة وبريد إلكتروني.
- تحضير تفويض بنكي وسجل تجاري لا تقل مدة سريانه عن ثلاث سنوات.
- تصريح مزاولة المهنة.
- كارنيه النقابة الساري العمل به.
بعد تجهيز كل تلك المستندات يمكن لأصحاب المهن الحرة الحصول على الفاتورة الالكترونية للافراد والتعامل من خلالها عن طريق إصدار الإيصالات الإلكترونية والفواتير للعملاء فور القيام بها مع توضيح كافة البيانات الخاصة بالمنتجات والخدمات المُقدمة.
كيفية إعداد فاتورة للمهن الحرة
يجب أن يعمل أصحاب المهن الحرة على إعداد الفاتورة الإلكترونية أو الإيصال المهني الخاص بهم من خلال بعض الضوابط التي تؤهلهم للحصول على الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة الصحيحة وذلك بمساعدة برنامج محاسبي لإصدار الفاتورة الإلكترونية بشكل سريع من خلال القوالب التي تختارها من خلاله.
يُساعد البرنامج في تتبع المدفوعات والمصروفات وإعداد الفواتير وإرسالها في الوقت المناسب للعملاء أو إلى مصلحة الضرائب المختصة، ويتميز بالدقة والوضوح، وعليك تتبع ما يلي لإعداد فاتورتك من خلاله:
- تحضير بيانات الفاتورة من ذكر اسم الشركة والتوقيع الإلكتروني ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.
- إحضار الرقم الضريبي والرقم التسلسلي للفاتورة.
- ذكر بيانات العميل وتسجيلها في الحقول المخصصة لها.
- تحديد عدد الخدمات أو المنتجات المُقدمة ووصفها بشكل دقيق.
- التعرف على قيمة ضريبة القيمة المُضافة المطلوبة.
- حساب أي قيمة لأي ضرائب أخرى.
- توضيح شروط الدفع عبر الفاتورة، وطريقة السداد وتاريخ استحقاق الدفع.
- تحديد المبلغ الإجمالي المقرر للدفع.
كيفية عمل فاتورة الكترونية للمهن الحرة
عمل الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة يتطلب منك بعض الدقة والبحث ثم التنفيذ، لأن تلك الخطوة يترتب عليها حساب معاملاتك بالصورة الصحيحة ودفع الضرائب وتسليم العملاء الإيصالات الإلكترونية التي تُثبت حقك وحقوقهم، وتتم تلك المهمة من خلال ما يلي:
- البحث عن مميزات برامج الفوواتير الإلكترونية واختيار أفضلها.
- التسجيل في البرنامج وإعداده للتكامل مع منظومة الفوترة الإلكترونية.
- تخصيص الحساب الخاص بك عبر البرنامج وإضافة شعار شركتك.
- طلب إنشاء فاتورة وإضافة البيانات المتعلقة بالعميل ومقدم الخدمة والمنتج لها.
- إرسال الفاتورة إلى الجهة المختصة والبريد الإلكتروني للعملاء أيضًا.
- تتبع حالة الفاتورة وتسجيل ساعة استلام قيمتها من العميل.
- الاحتفاظ بنسخة م الفاتورة الإلكنرونية.
افضل برنامج فواتير الكترونية للمهن الحرة
يعتبر برنامج باي سمارت أفضل برنامج محاسبي يتيح لك عملية إصدار الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة بكل سهولة ويوفر مزايا متجددة كي تتمكن من العمل بشكل مثالي، والانتقال بسلاسة من استخدام الفواتير الورقية إلى الفواتير الإلكترونية، كما يتميز أيضًا بما يلي:
- إمكانيية العمل لإصدار الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة من خلاله من أي مكان لأنه من البرامج المتصلة بالإنترنت وذات التخزين السحابي.
- يدعم الأكواد المطلوبة لإصدار الفاتورة الإلكترونية وهي (EGS وGS1).
- سهولة إرسال الفواتير الإلكترونية لمصلحة الضرائب المصرية لتسديد السجلات الضريبية.
- سهل الاستخدام من قبل الموظفين ولا يحتاجون للكثير من التدريب لاستخدامه.
- متوافق مع متطلبات مصلحة الضرائب المصرية.
- متكامل مع التطبيقات الأخرى التي يستخدمها صاحب المهنة للحسابات، ويمكن إرسال البيانات منه وإليه بسلاسة.
- أفضل سعر تنافسي يناسب ميزانيتك مقابل جودة عالية للعمل على منظومة الفوترة الجديدة.
- توفير الدعم الفني اللازم للرد على الاستفسارات وحل أي مشكلة.
تعرف اكثر علي : برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية.
محظورات يجب تجنبها عند إصدار الفواتير الإلكترونية للمهن الحرة
إذا أردت إصدار الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة بالطريقة الصحيحة التي تُجنبك المشكلات أو المساءلة القانونية، يجب أن تتجنب بعض المحظورات التي يمكن أن تقع بها، والتي تتسبب في إلغاء الفاتورة وعدم قبولها من قبل المنظومة، ومن هذه المحظورات ما يلي:
- عدم استكمال البيانات الكاملة عن الشركة الطالبة للفاتورة والعميل الموجهة إليه.
- تجاهل ذكر الرقم التسلسلي للفاتورة مما يُصعب من عملية تتبعها.
- التلاعب في الأرقام الخاصة بالفاتورة سواء كانت قيمتها النهائية أو نسبة الضرائب أو أي عنصر من عناصرها.
- الاكتفاء بكلمات بسيطة تشير إلى المنتج بدلًا من الوصف الكامل والدقيق.
- عدم توضيح شروط الدفع والاستبدال والاسترجاع.
- وجود أخطاء حسابية في الفاتورة سواء في الخصومات أو قيمة الضرائب المطبقة أو أسعار المنتج وكميته.
- عدم الوضوح في البيانات أو استخدام أسلوب يحمل أكثر من معنى.
- تأخير إرسال الفاتورة الإلكترونية عن موعد إرسالها.
- تجاهل تسجيل الفواتير والاحتفاظ بها لمدة تقل عن خمس سنوات.
شكل الفاتورة الإلكترونية للمهن الحرة
يختار صاحب العمل الحر شكل فاتورته الإلكترونية من خلال برنامج المحاسبة الذي يتعامل معه، وذلك إذا كان عدد الفواتير الصادرة أعلى من 200 فاتورة إلكترونية، ويوفر بورتال مصلحة الضرائب نموذج موحد لأصحاب العدد أقل من 200 فاتورة.
لذلك يحق لك اختيار النظام المناسب لمؤسستك.
يجب أن يحتوي الشكل النهائي للفاتورة على عدد من البيانات أهمها بيانات البائع والمشتري ورمز التكويد والتوقيع الإلكتروني، بالإضافة إلى بيانات المنتج أو الخدمة المُقدمة من خلاله.
عقوبة عدم التسجيل في الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة
وضع قانون الضرائب الموحد بعض العقوبات التي تتضمن المخالفين وغير المسجلين بنظام الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة حيث أن ذلك يعرضهم للمساءلة القانونية ما لم يقوموا بالتسجيل فور اعتبارهم ملزمين بالتسجيل، سواء كانوا من أصحاب المهن الحرة أو الشركات، وتلك العقوبات تتضمن:
- الحد الأدنى للغرامة المالية هو 20 ألف جنيه، والحد الأعلى لها يصل إلى 100 ألف جنيه.
- يوضع أصحاب الشركات في مأزق لرفض المؤسسات الحكومية التعامل معهم أو إجراء أي تعاقدات تخصهم.
- يمكن أن يكون وضعهم أسوأ في المستقبل بسبب عدم قبول الفواتير الورقية لدى مصلحة الضرائب بعد الآن.
الأسئلة الشائعة
هل يوجد شكل موحد للفاتورة يجب لالتزام به داخل المنظومة؟
لا يوجد شكل موحد للفاتورة للالتزام به داخل منظومة الفاتورة الإلكترونية، حيث يمكن للمؤسسة اختيار الشكل المخصص لها، ولكن عند إرسالها إلى المنظومة تشتمل على بيانات كاملة متماثلة، وتظهرها بشكل موحد، وتلك البيانات هي اسم صاحب المؤسسة ورقم الفاتورة التسلسلي وشعار الشركة والتوقيع الإلكتروني.
ما المقصود بالتكامل مع منظومة الفواتير الالكترونية
التكامل مع منظومة الفواتير الالكترونية يعني التوافق مع البرامج المحاسبية بنظام الـ ERP، والتي تُساعد على إرسال الفواتير الإلكترونية وإدخال البيانات الصحيحة لحظة إصدارها، ويعمل هذا التكامل على ربط النظامين لتسهيل نقل البيانات من البرنامج إلى التطبيقات المختلفة والعكس.
خاتمة
تُقدم الفاتورة الالكترونية للمهن الحرة الكثير من الأمور المهمة للفرد والمجتمع، حيث يمكن اعتبارها أداة لمكافحة التهرب الضريبي والتعامل بشفافية مع مؤسسات الاقتصاد في الدولة، مع القدرة على تنظيم الحسابات بعيدًا عن المعاملات الورقية المعتادة، وذلك كله يحتاج إلى برنامج محاسبي قوي ودقيق للتعامل مع إرسال الفواتير وإصدارها بالشكل المناسب، مثل برنامج باي سمارت الذي يقوم بكل ذلك دون تأخُر.