تعتبر عملية ادارة مخازن قطع الغيار من أهم الأسس التي يجب أن تسير على خطى واضحة للوصول إلى أفضل نتيجة بدون الوقوع في عجز في المخزون أو وجود قطع زائدة عن حاجتك، ولذلك تحتاج الشركات إلى وسائل تثسهل من تلك المهمة وتوفر الوقت الضائع فيها مع تقليل العمالة المسؤولة عنها، وتوفير المال أيضًا، وتلك الوسيلة تتمثل في برامج إدارة المخازن التي تُقدم أهم الخدمات المُنظمة للمخازن بأفضل أسلوب، وبالسرعة المطلوبة للعمل.
ما هي إدارة مخزون قطع الغيار؟
تحتاج مصانع وشركات قطع الغيار والصيانة إلى ادارة مخازن قطع الغيار بأحدث الطرق للسيطرة على قلة المخزون ومده دائمًا بكل ما ينقص من القطع، والتخطيط لاختيار القطع التي يجب الاحتفاظ بكمية كبيرة منها والأخرى التي يجب التقليل من تواجدها، وتُساهم تلك العملية في سير العمل دون توقف ونجاحه في تحقيق الأهداف دون أي عراقيل ممكنة.
من أنواع قطع الغيار التي يمكن أن تحتاج مخازنها إلى أساليب إدارة حديثة ومتطورة، المحركات والمحامل والمراوح والشفاطات والمرشحات وغيرها من القطع.
7 نصائح لإدارة مخازن قطع الغيار لأغراض الصيانة والتشغيل
تعتبر نصائح تتبع المخزون من أهم النصائح التي يجب على أصحاب مخازن قطع الغيار لأغراض الصيانة والتشغيل التركيز عليها، لأنها لن توفر لهم الوقت والجهد فقط، بل ستوفر المال المُهدر على شراء قطع في غير محلها أو استنزاف وقت العامل في البحث عن القطع وعدم استغلاله في عمل آخر نافع للمؤسسة، لذلك إليك النصائح السبع التالية:
تتبع قطع الغيار
يجب أن تتبع قطع الغيار المختلفة الموجودة في مخزنك حتى لا تُضيع وقت العمال في البحث عن القطع المفقودة أو التي تريد الحصول عليها، ويمكنك القيام بذلك بسهولة من خلال نظام تتبع المخزون بإحدى البرامج المخصصة لإدارة المخزن الذي يوصلك إلى المنتج في ثوان من خلاله ودون الحاجة للانتقال إلى المخزن، وهو ما يُسهل الأمور على العمال بدلًا من إضاعة م يقرب من ربع ساعة للوصول إلى منتج واحد.
التعرف على مستوى المخزون
يجب أن تكون على دراية بمستوى المخزون لديك والعمل على التحكم به، حيث أنه من الخطأ أن تكتنز مخزونًا كبيرًا أو أن تكون نسبته قليلة للغاية، ويمكنك أن تبدأ بحساب المستوى الأدنى للمخزون وتحديد الأجزاء الضروري تواجدها، والتي تحتاجها معدات الإنتاج، ثم قم بحساب متوسط الاستخدام وحدد وفقًا له متوسط عدد القطع التي تحتاجها، واطلب الكمية التي تحتاجها .
إعادة ترتيب المخزون
اعمل على إيجاد طريقة لترتيب المخزون بشكل يسمح لك بالوصول إلى الوقت الذي ينخفض فيه عدد قطع الغيار أو يحدث طلب كثير على نوع محدد وما هو هذا النوع ومن مورديه وكيفية التواصل معهم لسد الفراغ الواقع بالفعل، لذلك كن مستعدًا ولا تترك نفسك لحالات الطوارئ، وتُساعد تلك الطريقة على توقع العقبات المُستقبلية.
إدارة المخزون بأفضل برنامج
إذا كانت شركتك تتمتع بتنوع الفروع وتعتمد على أكثر من مخزن أو مخزن كبير، يجب أن تُدار كل تلك الأمور باستخدام أفضل برنامج محاسبي ادارة مخازن قطع الغيار الذي يعمل على تتبع قطع الغيار وتنبيهك لطلبها في الوقت المناسب، كما سيتيح لك قائمة بأهم الموردين وطرق التعامل معهم وتاريخ آخر المعاملات، وكم تستغرق عملية إعادة التوريد، وهل يوجد بدلاء عنه.
تخلص من البضائع التالفة
تتبع مدة بقاء قطع الغيار في مخازنك وخاصة القطع القديمة المتراكمة للتأكد من استخدامها بالشكل الصحيح في الوقت المناسب وقبل أن تتعرض إلى التلف، أو تتراكم بلا داع وتُصبح عبئًا زائدًا على ميزانيتك، ومن خلال بعض الخطوات يمكنك تتبع القطع التي تتراكم والتقليل منها أو استخدامها قبل أن تُصبح قديمة مع التخلص من التالف ومنع وصول القطع إلى مرحلة التلف في المرات المُقبلة.
الالتزام بالتقارير
لا تتوقف عن طلب التقارير المتعلقة بـ ادارة مخازن قطع الغيار لتوفير البيانات اللازمة لتحدد الاتجاهات التي يجب أن تسير عليها خلال طلب ملء المخزون بالبضائع مرة ثانية، وتُساعدك أيضًا على اتخاذ قرارات سريعة وذكية بهذا الشأن، ويمكن لبرامج إدارة المخازن مساعدتك في أتمتة تلك العملية وتنفيذ تقارير دقيقة متشعبة تشمل كافة الاتجاهات ومدى تأثيرها على بعضها البعض.
تنفيذ نظام متكامل
اعمل على توفير نظام متكامل لـ إدارة مخازن قطع الغيار لأغراض الصيانة والتشغيل والذي يعتمد على توفير البيانات الدقيقة وتسهيل الوصول إليها، ووضع خطة شاملة لملء المخازن وتحديد أعلى وأقل مستوى ممكن لوصول قطع الغيار، وذلك من خلال برنامج يقدم نظامًا مُتكاملًا يُساعد على القيام بتلك الخطوات دون إضاعة الكثير من الوقت.
كيف يتم إدارة المخازن؟
تتم عملية ادارة مخازن قطع الغيار المخازن من خلال خطوات متعددة والتي تعمل على الحفاظ على مستويات المخازن في وضع متوسط، حتى لا تزيد الخسائر الخاصة بقطع الغيار المتراكمة أو يحدث نقص في فرع من فروعها، وتسير أمور إدارة المخازن وفقًا لأفضل برامج إدارتها كالتالي:
- تصنيف المخزون من خلال وضع كود خاص بكل منتج عبر البرنامج الخاص بإدارة المخازن.
- تحديد مواصفات كل عنصر موجود في المخازن والتوزيع وفقًا لتشابه التصنيفات والاستخدامات.
- ترتيب المخازن بالصورة المناسبة، ثم حفظ بيانات أماكن القطع المختلفة، وتسجيل تلك البيانات على نظام العمل.
- استلام المخزون أولًا بأول من قبل الموردين وفحصها، ثم إضافة كل منتج إلى مكانه الصحيح.
- استخدام المواد الأقدم تواجدًا في المخزن ووضعها في حيز الاستخدام تجنبًا للتلفيات.
- عمل جرد دوري للمخازن للتحقق من عدد وكمية الأشياء الموجودة والنقص والفائض منها.
- مراقبة الكميات الواردة وتكلفتها وحساب التكاليف الإضافية باستمرار.
- إصدار التقارير الدورية لتحديث المعلومات عبر البرنامج.
كم مدة توفير قطع الغيار؟
تعتمد مدة توفير قطع الغيار على العديد من العوامل المختلفة، والتي تؤدي إلى توفير بعض القطع على الفور وتأخر البعض الآخر لبعض الوقت، لذلك يجب أن تكون على دراية كاملة بالمواعيد التي يتم توفير القطع خلالها، و ادارة مخازن قطع الغيار بناء على ذلك:
- إذا كانت قطع الغيار استهلاكية يمكن طلبها وتوفيرها على الفور لمخازنك وبالكمية المطلوبة.
- في حالة كانت قطع الغيار غير معتادة أو نادرة الوجود لن تتمكن من الحصول عليها في مخازنك في أقل من 15 يومًا.
- إذا اكتشفت تلف إحدى القطع يجب أن تستبدلها على الفولار قبل مرور 14 يومًا على حصولك عليها.
كل تلك العوامل تؤثر على مدة توفير القطع، وهو ما يشير إلى أهمية نظام إدارة المخازن الذي يوفر عليك معاناة الانتظار التي تتسبب في توقف العمل.
أفضل برنامج إدارة مخازن قطع الغيار لأغراض الصيانة والتشغيل
يعتبر برنامج باي سمارت أفضل برنامج إدارة مخازن قطع الغيار لأغراض الصيانة والتشغيل لأنه يعمل على تنظيم العمليات التي تدخل وتخرج من المخزن وتدوينها على الفور طبقًا ليوم حدوثها، وهو ما يوفر المعلومات الأساسية المطلوبة لتتبع المخزون لاحقًا والتعرف على نسب النقص وفترة حدوثها والتواصل مع الموردين في الوقت المناسب.
يعمل البرنامج على تقليل الأخطاء الواردة عند إجراء عمليات الجرد أو البحث في المخازن يدويًا، ويوفر الوقت والجهد، لأنه يُمكنك من الوصول إلى القطعة التي تريدها ومكان تواجدها في أقل من دقيقة، وبذلك ستتجنب حدوث عجز في المخزون أو وجود زيادة تُمثل عبء على الميزانية، والتي تكون عرضة للتلف قبل الاستخدام.
مميزات برنامج مخازن قطع الغيار
يقدم برنامج ادارة مخازن قطع الغيار أفضل خدماته لإدارة المخزون لديك بطريقة احترافية دون أن تتعرض إلى فقدان بعض القطع أو وجود نقص بها أو وجود زيادة غير مرغوبة، وذلك من خلال المزايا التي يمكنك الحصول عليها من خلاله وطريقة عمله المُنظمة التي تتيح الوصول للقطع المناسبة في الوقت المناسب، ومن مميزاته أيضًا:
- الحفاظ على مستوى التحويلات المخزنية التي تتيح لك جرد المخازن مهما تعددت فروعها ونقل الأجزاء من فرع لآخر.
- وضع كل صنف في المخزن وفقًا لكود يحدد مكانه وعدد القطع المتوفرة منه، مع التحكم في حركته ومنع تكرار الأصناف غير المرغوب بها.
- مراقبة المخزون والتعرف على تكلفة قطع الغيار مع حساب مصاريف النقل لتوفير أسهل وأوفر الطرق والتعاون مع أهم الموردين وأفضلهم سعرًا.
- وصول إشعارات إلى جهازك عبر البريد الإلكتروني عند وصول المخزون للحد الأدنى والتنبيه عند نفاذ البعض أو عند استلام طلبيات جديدة.
- تنفيذ تقارير على اعلى مستوى من الدقة.
- تتبع موقع كل قطعة في المخزن لتسهيل وصول العمال إليها.
- تقسيم مستودعات قطع الغيار إلى أقسام حسب كل قطعة.
- توفير معلومات عن صلاحيات الأفراد المتعلقين بالمخازن.
- إصدار الفواتير الخاصة بشراء قطع الغيار وتسجيلها.
برنامج مخازن اسطورة المبيعات
يقدم أفضل برنامج خدماته المتوفرة للعمل على تنظيم ادارة مخازن قطع الغيار والتي تتكون من قائمة كاملة تحتوي على المبيعات الخاصة بقطع الغيار بناء على الدفع الآجل أو النقدي لسداد ثمن القطع، وتوفير عروض وأسعار كافة القطع في المخازن بمقدمة على الشاشة، حيث يضم أيضًا:
- فاتورة مبيعات
- مرتجع مبيعات
- خصومات المبيعات
- ضرائب المبيعات
- أقساط المبيعات
- الدورة المستندية
- البيع الآجل
- تعدد الأسعار
- تقرير جرد المخزون
- تقرير الأرصدة بالوحدات
- تقرير نواقص الأصناف
- تقرير حركة الصنف
الحسابات في برنامج مخازن قطع الغيار
تسير الحسابات داخل برنامج باي سمارت لـ ادارة مخازن قطع الغيار على نظام متكامل يضمن إدارتها منذ خطوات البداية التي تتضمن تنفيذ شجرة الحسابات، وحتى الوصول إلى تقارير الإيرادات، وأخيرًا ضم الخطوات بالكامل وربطها بمركز التكاليف للحصول على القرارات الصحيحة في الوقت المناسب، وتتضمن:
- إدارة حسابات العملاء والموردين
- التحويلات النقدية
- الإيرادات والمصروفات
- القيود المحاسبية
- تحصيل وسداد الفواتير
قواعد بيانات وتحديثات دورية
يُساعد برنامج ادارة مخازن قطع الغيار على سرعته العالية التي تتيح له معالجة البيانات المُضافة إليه بأفضل شكل ممكن وبالسرعة المطلوبة، وفقًا إلى قاعدة البيانات المصممة بعناية للحفاظ على خصوصية بيانات مخازنك، مع توفير نسخة احتياطية بشكل تلقائي يتم الاحتفاظ بها عبر جوجل درايف، كما يمكنك البرنامج كذلك من الحصول على قاعدة البيانات المحذوفة والتي سبق التعامل من خلالها.
دليل شراء برنامج مخازن قطع الغيار
هل تريد الحصول على أفضل برنامج ادارة مخازن قطع الغيار في الأسواق وتكون الأول في مجالك من خلال التحكم في المخازن وتجنُب المشكلات التي تقع بسبب تخبُطها ونقص القطع أو تراكمها، يجب أن تمتلك دليلك الخاص لشراء أفضل برنامج والذي يعتمد على:
- المبيعات: ركز على اختيار البرنامج الأكثر مبيعًا والذي يتواجد في الكثير من الدول لسهولة الحصول عليه.
- طرق الدفع: توافر طرق الدفع المتعددة التي تحتاجها للحصول على البرنامج من خلال موقعه الإلكتروني.
- المتابعة: توافر سبل المتابعة المتعددة من قبل فريق العمل بداية من تدريب الموظفين على استخدام البرنامج إلى التعريف بالخصائص واستكمال عملية التشغيل.
- الدعم الفني: توافر قسم مختص لتتبع نقل حسابك للشركة من خلال مهندس دعم فني مختص، لمتابعة أي مشكلة قد تواجهك، وتنفيذ التحديثات المطلوبة.
خاتمة
تعد عملية ادارة مخازن قطع الغيار من العمليات المهمة التي يجب أن تتم من خلال أفضل البرامج المخصصة لإدارة المخزون والتي تعتمد عليها العديد من المؤسسات لتحقيق الوصول إلى أهدافها وتنظيم العمل مع الوصول إلى أفضل نسبة من الأرباح نتيجة لتقليل نسب الفقد والخسارة المتعلقة بمخازن قطع الغيار.