تحتاج ادارة مخازن المواد الغذائية إلى الدقة والكفاءة في العمل لأنها العمود الأساسي لتوفير النفقات وزيادة الأرباح وتجنب الخسائر والضغوطات في أيام المواسم والطوارئ، فمن خلال الإدارة الذكية والصحيحة عبر أحد برامج إدارة المخزون يمكنك العمل على تحقيق التوازن والتحكم في استراتيجيات العمل بصورة واضحة، مما يُسهل من القدرة على تطوير الأعمال والتوسع في الاستثمارات مع زيادة الكفاءة في العمل وزيادة الإنتاجية وفقًا لنصائح الخبراء.
ما هو مفهوم إدارة مخازن محلات الأغذية الصحية؟
ادارة مخازن المواد الغذائية هي عملية تنظيم المخزون المتعلق بالأغذية الصحية بطريقة تضمن عدم فسادها مع الوقت والتحكم في أعداد الأصناف والكمية المطلوبة منها، مع اتباع قواعد الأمن والسلامة الغذائية، بالإضافة إلى التخطيط الجيد وعمليات الجرد المستمرة لضمان التعرف على محتويات المخزن وما يتناسب مع الطلب عليها.
يجب أن تشتمل إدارة مخازن المواد الغذائية على خطة ثابتة ومرنة في الوقت نفسه لتجنب نقص المخزون في حالات الطوارئ، وضمان استمرارية العمل بالطريقة المناسبة.
ما هي أفضل طرق إدارة المخزون و المستودعات في قطاع المواد الغذائية؟
تسير عملية ادارة مخازن المواد الغذائية بناء على بعض الأسس التي يجب أخذها في الاعتبار، وذلك من خلال تأسيس الحسابات والرصد الصحيح للبرامج المحاسبية لها وتحديد الكوادر العاملة، مع تتبع أفضل سبل الجرد باستخدام أحدث التقنيات المتحكمة في الفوترة وحركة المبيعات، ومن أفضل الطرق الواجب اتباعها لإدارة مثالية:
- ترتيب المخزن وتهيئته لاستقبال المنتجات وتصنيفها بالشكل المطلوب.
- اتباع طريقة أن ما يتم توريده أولًا يتم تصديره للبيع أولًا للحفاظ على دورة تواريخ صلاحية المنتجات.
- الحفاظ على جودة المنتجات من خلال تعيين إدارة جودة جيدًا لفحص درجات حرارة المخزن أولًا بأول.
- تصنيف المنتجات بأكواد تحمل بيانات تحدد رقم الوحدة وتاريخ إنتاجها وتاريخ صلاحيتها ومكان موقعها بالتفصيل.
- الفصل بين المنتجات التالفة والصالحة بوضعها في مخزن منفصل خاص بالمنتجات التي يجب التخلص منها مع التخلص منها بالطريقة القانونية التي تعتمدها الشركة.
- الاحتفاظ بأرشيف مُتكامل خاص بالبيانات المتعلقة بالمخزن ويشتمل على صور الفواتير وفواتير الاستلام وغيرها.
- اتباع نظام دوري لحساب التكاليف والعمل على إدارتها بصورة ممتازة، مع نظام تنبيه باقتراب تلف بعض المنتجات.
- توقع الطلبات على منتجات محددة ووضع نسبة لتلك التوقعات.
لماذا تعتبر إدارة مخازن محلات الأغذية الصحية مهمة؟
تعود أهمية ادارة مخازن المواد الغذائية بالشكل المناسب إلى الكثير من الفوائد التي تعود على العمل من خلال التنظيم والترتيب المستمر للمخزون والاهتمام بجودة المنتجات، وهو ما يساعد أيضًا على سهولة الوصول منتجات واستمرارية الأعمال بالشكل المطلوب.
- الحفاظ على الجودة: من خلال حماية الأغذية من التلف بتوفير السبل التي تحافظ على جودتها أطول فترة ممكنة.
- السلامة الغذائية: توفير ظروف تخزين ملائمة لتناسب السلامة الغذائية فلا تعرض الأغذية لأشعة الشمس المباشرة أو الرطوبة القوية.
- توفير الوقت والجهد: تعود عملية التنظيم الدقيقة على العمل بتوفير الوقت والجهد الضائعين في الوصول إلى مكان السلع الصحيحة.
- توفير خدمة عملاء مثالية: حيث سيكون المسؤولين عن المخازن قادرين على التعامل مع أي طلبات أو استفسارات حول المخزون.
- تخفيض النفقات: من خلال الحفاظ على الأغذية من التلف والانتهاء من استخدام الصالح منها قبل انتهاء مدة الصلاحية.
- الالتزام بالقواعد الخاصة بالعناية بالمعايير الصحية والقوانين المحلية للتخزين.
ما هي أصعب التحديات التي تواجه إدارة مخازن محلات الأغذية الصحية؟
تواجه ادارة مخازن المواد الغذائية الكثير من التحديات التي تتعلق بالحفاظ على أمن وسلامة الأغذية، والتي يجب التغلب عليها للحفاظ على الأصناف والسلع المُخزنة لديك أطول فترة ممكنة، ومن أهم تلك التحديات التي يجب أن تتجنب حدوثها أو العمل على حلها بصورة سريعة ما يلي:
الحفاظ على جودة الأغذية
تواجه إدارة المخازن الخاصة بالمواد الغذائية مشكلة الحفاظ على جودة الأصناف، من خلال بسبب انتشار التلف السريع والتلوث والرطوبة التي عادة ما تُفسد الأغذية بشكل أسرع، وهو ما يجعل أمامك تحديًا للتخلص من تلك العلامات التي تؤثر على سير العمل بسبب خسارتها ووجود خسائر مالية أيضًا.
إدارة المخزون بالشكل المطلوب
سيكون أمامك تحديًا آخر وهو ادارة مخازن المواد الغذائية بشكل يتناسب مع العمل لديك دون تخطي الحد الأعلى للسلع أو الأدنى الموضوع، والذي يتسبب في أزمات توقف استمرارية العمل بالكفاءة المطلوبة، حيث يتم الضغط على المخازن ببعض الطلبيات بسبب سرعة سحب منتج ما أو زيادة الطلب عليه.
التحكم في المصروفات
حيث يمكن أن يقوم البعض بزيادة النفقات دون أن يشعر دون الاستفادة الحقيقية منها بسبب الإدارة الفاشلة للمصروفات، وذلك من خلال عدم استخدام الأغذية القديم في الطلبيات الحديثة، مما يؤدي إلى تراكمها حتى انتهاء مدة صلاحيتها، لتفقد ثمنها وتضطر غلأى توفير سيولة جديدة لشراء غيرها.
تحدي الطلبات الموسمية
تعتبر المواسم من أهم الأوقات خلال العام التي يتم الضغط خلالها على المخازن وزيادة الطلبات، وبالتالي تعتبر التحدي الأكبر عند إدارة المخازن، لأنها تحتاج إلى طلب توريدات كبيرة للمخزن مع التركيز على الأصناف الأعلى طلبًا وفقًا للتقارير المدروسة لكل موسم.
الالتزام باللوائح
تواجه ادارة مخازن المواد الغذائية أيضًا تحدي الالتزام بالقوانين والمعايير المطلوبة التي يجب تطبيقها بحذافيرها لعدم التعرض لأي مساءلة قانونية، مع ضمان التزام الموظفين بالعمل على تطبيقها، وهنا يجب أن تكون على دراية شاملة بكافة القوانين التي تتعلق بعملك وتحديثاته
كيف يمكن التغلب على تحديات إدارة مخازن محلات الأغذية الصحية؟
بعد التعرف على أهم التحديات التي تواجه ادارة مخازن المواد الغذائية والتي يجب الاجتهاد لتجنبها تمامًا، يجب التعرف على طرق التغلب عليها في حالة فشل تجنبها، وما هي الخطوات التي تُساعد على ذلك، للوقوف أمام أي تحديات جديدة طارئة أيضًا، والعمل على تجنب الخسائر الناتجة عنها:
ضمان جودة المخزون
للحفاظ على جودة المخزون يجب الاعتماد على نظام مثالي للتحكم في أعداد المواد الغذائية المتوفرة وترتيبها وفقًا لمدة الصلاحية المذكورة مع القيام بعمليات جرد ذات شفافية واستمرارية للوصول إلى أي تلف قبل أن يتفشى، مع ضرورة تدريب الموظفين العاملين على التعامل مع ذلك للحفاظ على المواد الغذائية وممارسة طرق التخزين الملتزمة بالمعايير الصحية، مع التأكد من خلو المخازن من الرطوبة وتجنب ارتفاع درجات الحرارة.
إدارة المخزون
اختر البرنامج المحاسبي المثالي لإدارة مخزون المخازن بصورة جيدة من خلال خطوات بعيدة عن الروتين القاتل والذي يضيع الكثير من الوقت والجهد، مع العمل على حفظ البيانات المتعلقة بالمخازن أولًا بأول وتحليلها واستخدام تلك البيانات لاحقًا في التعرف على مستويات المخزون وتجنب النقص أو الفائض واستخدام المنتجات القديمة أولًا.
تقليل النفقات
يجب التعرف على الموردين وأسعارهم وإضافة تكاليف الشحن والنقل والتأكد من الاستفادة من أفضل العروض المُقدمة، مع تقليل الهدر من خلال تحسين كفاءة العملية التشغيلية للمخازن وبيع المنتجات القديم ة أولًا بأول وحماية المخزون من التلف الذي يؤدي إلى خسائر مادية.
التعامل مع الطلبات الموسمية
تتم عملية ادارة مخازن المواد الغذائية
- في المواسم من خلال التخطيط الجيد عن طريق توقع الطلبات التي سيتم طلبها في الموسم وما هي السلع الأعلى مبيعًا من غيرها والتركيز على تخزينها، مع وضع الخطط الخاصة بالطوارئ ورفع كمية المواد القابلة للتخزين، وتحضير عمليات التوريد لمرونة أكبر في تعامل مع زيادة توطيد العلاقات مع الموردين.
الالتزام باللوائح والقوانين
التدريب الواعي للموظفين حول كيفية التعامل مع المعايير الصحية للتخزين مع متابعة التحديث المستمر للوائح الصحية والقانونية لتسهيل الالتزام بها مع إجراء المراجعات والتفتيشات وعمليات الجرد لزيادة الرقابة على المخازن بشكل دوري.
كيف يمكن إجراء جرد دقيق لمخازن محلات الأغذية الصحية؟ وما هي أنواعه ومزاياه وعيوبه؟
تعتبر عمليات الجرد جزء لا يتجزأ من عملية ادارة مخازن المواد الغذائية حيث يتم الاعتماد عليه كوسيلة للمراقبة وحصر البيانات، ومن خلاله تقل الأخطاء التي من الممكن أن يقع بها الموظفين وتؤثر على أدائهم، ولكن يجب ان يتم وفق خطة استراتيجية وجدول مُنظم للاستفادة من إيجابياته بالكامل ومن أنواعه:
نوع الجرد | التعريف | المزايا | العيوب |
الجرد الدوري | هي عملية جرد المخازن في أوقات محددة مثل ربع سنوية أو أول كل شهر. |
|
|
الجرد المستمر | تتبع تغيرات المخزون يوميًا من خلال إضافة أو سحب السلع. |
|
|
الجرد العيني | يتم من خلال سحب عينة ومقارنتها بالسجلات المحاسبية للتأكد من المخزون الفعلي. |
|
|
الجرد الدوري المستمر | يجمع بين نوعين من الجرد وهما الجرد الدوري والمستمر. |
|
|
ما هي أفضل الاستراتيجيات والنصائح لإدارة مخازن محلات المواد الغذائية الصحية بفعالية؟
تسير ادارة مخازن المواد الغذائية وفق استراتيجية محددة للعمل لضبط دقة العمل وتخزين المنتجات في أفضل الظروف مع الالتزام بالمعايير العالمية للحفاظ على الأغذية وتحسين تجربة العملاء وزيادة الأرباح وهو ما يجعلها من الأمور التي لا يمكن الاستغناء عنها عند العمل على ترتيب المخازن وتسير كالتالي:
ترتيب المخزون
يجب ترتيب المخزون خلال ادارة مخازن المواد الغذائية بشكل فعال يُسهل من الوصول إلى المنتجات في أسرع وقت ممكن وذلك من خلال أنظمة تصنيف المنتجات الرقمية التي تتمثل في البرامج الحديثة لـ ادارة مخازن المواد الغذائية ، وتؤدي تلك الطريقة إلى تقليل الفوضى وزيادة الكفاءة.
مراقبة تاريخ صلاحية المنتجات
يجب العمل على مراقبة تواريخ الإنتاج وانتهاء الصلاحية وتفقدها أولًا بأول وترتيبها من الأقدم للأحدث لتجنب وجود توالف بسبب قلة استخدام المنتجات القديم أو عدم بيعها، وذلك من خلال وضع نظام يحمل تلك التواريخ مع مواعيد مؤكدة للتنبيه من خلال البرنامج لسرعة التعامل معها.
التحكم في الكميات
أي العمل على التحكم في المواد الواردة إلى المخزن من خلال تتبع مستوى المخزون والحد الأعلى والأقصى له، والتأكد من أن الكميات المتاحة داخل المخزن سيتم استخدامها قبل انتهاء مدة الصلاحية أو تصلح للتغطية في فترة زمنية محددة كالمواسم .
إدخال البيانات الحديثة
تسجيل البيانات أولًا بأول إلى نظام المخزون لمتابعة العمل، وتقليل الوقوع في الخطأ، ومن ثم الحصول على تقارير متكاملة ومتوازنة وشاملة لكافة المعلومات عن المخزون لسرعة الوصول إلى منتجات بعينها، أو رصد عدد صنف محدد لزيادته أو غيقاف توريده.
إدارة الطلبات
وضع نظام للتحكم في الطلبات وتلبيتها وفقًا للمهم منها مع التعاقد مع الموردين باستمرارية لتجنب حدوث أي نقص بأي شكل من الأشكال، مع التعامل مع الموردين من خلال التفاوض المستمر للحصول على أعلى جودة بأفضل سعر، وكسب موردين جدد ذو ثقة دائمة.
التأكد من جودة المنتجات
التأكد بشكل دوري من جودة المنتجات الموجودة، وإيقاف التعامل مع المنتجات التي تتعرض للفساد بسرعة، مع الفحص الدوري للمنتجات الموجودة بالفعل داخل المخزن والتي يجب العمل على فرزها وترتيبها بالشكل الذي يسمح بتوفير التهوية الجيدة لها، مع الالتزام بالتعامل مع الموردين الموثوق في سمعتهم فقط.
تدريب الموظفين
توفير الموظفين القادرين على التعامل مع أنظمة المخازن بدون أخطاء وتحسين كفاءة العمل، مع تدريبهم على استخدام البرامج الحديثة المتخصصة في ادارة مخازن المواد الغذائية مع الالتزام بالتسجيل اليومي للبيانات، وتطوير العمل للتعامل مع التحديثات اللازمة للسوق.
ما هي المصطلحات الأساسية التي يجب معرفتها لإدارة مخازن محلات المواد الغذائية الصحية؟
تستخدم العديد من المصطلحات الموحدة في عملية ادارة مخازن المواد الغذائية لتسهيل العمل والوصول إلى الطلبات التي تريدها من المخزن أو التعامل مع التقارير المتعلقة به بصورة احترافية وسريعة، وضمان فهم الموظفين للمتطلبات المطلوبة منهم في العمل، ومن أهم هذه المصطلحات:
المصطلح | تعريفه |
إدارة المخزون | تنظيم الأصناف وأعدادها داخل المخزن مع توفير كافة المعلومات عنها. |
دورة المخزون | الفترة الزمنية التي يتم خلالها استخدام كافة الطلبيات الواردة للمخزن. |
تقدير الطلب | تقدير الكميات التي يتم استهلاكها لطلب ما يعادلها. |
التخزين البارد | خفض درجة حرارة المخزن إلى درجة محددة لحماية المنتجات من التلف. |
إدارة الشحن | الإدارة المسؤولة عن شحن المنتجات ونقلها من مكان لآخر مع تتبع طريقها والتأكيد على وصولها للمخزن. |
التجديد التلقائي | نظام تلقائي لطلب توريد منتج محدد عند وصوله إلى الحد الأدنى. |
التحكم في المخزون | إدارة المخزون بصورة تساعد على تفادي النقص أو الزيادة في الطلبات. |
التقارير الدورية | توفير التقارير التي تدرس الوضع الحالي مع الدقة في البيانات لاتخاذ القرارات المناسبة. |
تحديد الحد الأدنى | وضع عدد قليل من الكمية المحددة للمنتجات والتنبيه عند الوصول إليها لشحن غيرها. |
التحكم في الجودة | مراقبة المنتجات وفحصها بشكل دوري للالتزام بمعايير الجودة العالمية. |
إدارة الفائض | التعامل مع البضائع المتواجدة بعد انتهاء دورة البيع ومحاولة بيعها لتقليل التكاليف المهدرة. |
الإدخال التلقائي | تسجيل المنتجات تلقائيًا بمجرد دخولها للمخزن وتحديث البيانات. |
التخلص من المخزون | التخلص من المنتجات التالفة أو منتهية الصلاحية التي لن تُعرض للبيع. |
مستوى الأمان | كمية الأصناف الموجودة ولم تصل أو تقترب من الحد الأدنى لها. |
الجرد الدوري | عملية تنظيم المخزون والاطلاع على محتوياته باستمرار ومطابقة ما به بالسجلات. |
إدارة الموردين | تنظيم العلاقة مع الموردين للحصول على أفضل سعر وشحن البضائع في الوقت الذي تحتاجه. |
التحليل البياني | توفير الرسومات البيانية لتحليل أنماط المخزون وتحسين عمليات الشراء والبيع. |
الإدارة المتكاملة | التنسيق بين الأقسام المختلفة في العمل والمخزون لتوريد الأغذية إليها بكفاءة وسرعة. |
كيف يمكن أن يساعد برنامج BY SMART في تحسين إدارة مخازن محلات المواد الغذائية الصحية؟
يساعد برنامج باي سمارت على ادارة مخازن المواد الغذائية بطريقة ذكية من خلال تنظيم المخزون على أعلى مستوى من الدقة، مع منحك الحل المتكامل لتجنب نقص المخزون او الوقوع في فخ الطلبات الموسمية التي تؤدي إلى استنزاف المخزون وتتطلب استعدادات كبرى وذلك من خلال:
- التتبع الدقيق للمخزون ومحتوياته مع تحديد كمية الأصناف الموجودة وما يجب إعادة طلبه مرة ثانية منها وتاريخ ذلك.
- إدارة الطلبات والمشتريات من خلال تدوين الطلبات المطلوبة من المخزن وتاريخ استحقاقها ومواعيد ملأ المخزن من قبل الموردين بالكميات المحددة مسبقًا.
- وضع التقارير التي تحمل البيانات الخاصة بالمخزون والاحتفاظ بنسخة احتياطية منها مع التأكد من دقة تلك البيانات التي تستند عليها القرارات المهمة لاحقًا.
- يساعد في تسهيل عملية الجرد وجعلها تسير بشكل مثالي سواء كان جرد يومي أو شهري أو ربع ونصف سنوي، من خلال أدوات تعتمد على التقدم التكنولوجي في هذا المجال.
- فصل المخزون المتنوع عن بعضه البعض للوصول إلى أي منتج تريده في الوقت المطلوب.
- توفير الوقت والجهد المبذول في عمليات التكويد والترقيم والترتيب والفحص والجرد اليدوي.
7 نصائح أساسية لإدارة مخازن المواد الغذائية
للعمل على ادارة مخازن المواد الغذائية بالصورة التي تتمناها لعملك، والتيسير على نفسك، يجب أن تتبع النصائح التي يضعها الخبراء المختصين بالأعمال المحاسبية وأعمال الإدارة من أجل الوصول إلى مخزن منظم سهل التعامل مع محتوياته، ويستطيع دعمك في حالات الطوارئ المختلفة، ومن هذه النصائح:
- أتمتة المهام المتعلقة بـ ادارة مخازن المواد الغذائية من خلال استخدام أحدث برامج المحاسبة الإدارية التي تعمل على تنظيم العمل لديك بشكل سريع ودقيق.
- الالتزام بأكبر قدر ممكن من معايير النظام والسلامة وتدريب العاملين لديك عليها لتسير منظومة العمل في إطار صحي كامل.
- وضع خطط منظمة للتعامل مع المخزون من خلال اختيار دفعات التوريد الأعلى حاجة لها وتحديد موظفين لتغطية طلبات المخازن في كل الفروع.
- الانتقاء حسب الصلاحية من خلال اختيار السلع الأقدم بدلًا من الأحدث بناء على تاريخ انتهاء الصلاحية، مع الالتزام بمعايير الجودة.
- وضع رؤية توقعية لحالات الطوارئ للتعامل مع الطلبات الموسمية.
- الاستغناء عن الطلبات التي وصلت إلى الحد الأعلى منها لفترة من الزمن لحين ثبات معدلاتها.
- التعامل مع الموردين أصحاب الثقة والسمعة الطيبة والالتزام بالمواعيد.
خاتمة
تعتبر عملية ادارة مخازن المواد الغذائية من أدق العمليات التي يجب أن تُدار بأعلى مستوى من السرعة والكفاءة، ويتم ذلك من خلال برنامج إدارة المخزون المسؤول عن ترتيب الأشياء بالشكل الصحيح وتنظيم التوريدات إليه مع تسجيل البيانات بدقة لاتخاذ القرارات المهمة مستقبلًا والمتعلقة بالمواسم وأوقات الطوارئ، لذلك يجب الاعتماد على برنامج متعدد المزايا قادر على توفير الوقت والجهد.