تحتاج الكثير من الصيدليات إلى ادارة مخازن الادوية الخاصة بها بنظام سهل وسلس، حتى تتمكن من العمل بنظام وتجنب المشكلات التي تقع بسبب فوضى المخازن من نقص في الأدوية في حالات الطوارئ أو وجود كمية كبيرة من أحد الأصناف وانتهاء مدة صلاحيتها قبل عرضها للبيع أو طلب توريدات أدوية غير مرغوب بها، لذلك جاء الحل على شكل برنامج لإدارة المخازن متخصص في العمل لمخازن الأدوية، والذي يعمل على حل كل المشكلات وإصدار التقارير الشاملة حول المخازن بشكل دوري مما يؤثر على حركة البيع بالإيجاب.
ما هي مخازن الأدوية؟
مخازن الأدوية هي الأماكن التي يتم الاحتفاظ بها بمخزون الأدوية الخاصة بالصيدليات وتختلف في المساحة وفقًا لمساحة الصيدلية وهل تمتلك فروعًا متعددة أم فرع واحد، ويمكن اعتبارها المكان الذي تُدار الصيدلية من خلاله، فهو المسؤول عن تخزين الأدوية ومد الصيدلية بها في حالة النقص أو تخزين كميات كبيرة م الأصناف عالية الطلب، لذلك يجب أن يتم ترتيبه بشكل جيد ويتناسب مع أهميته، ووضع نظام و ادارة مخازن الادوية للرقابة على المخزون وتجنب النقص في حالات الطوارئ مع التأكد من سلامة الأدوية واستخدامها وفقًا لتاريخ الإنتاج.
يُساهم التقدم التكنولوجي الآن في إدارة المخازن التي تحتوي على أدوية من خلال الاستعانة ببرامج تعمل على ترتيب الأدوية وحفظ مكانها والإبلاغ عن النواقص دون الحاجة لقضاء ساعات طويلة في تلك العملية.
كيفية ادارة مخازن الادوية عن طريق برنامج باي سمارت ؟
يقدم برنامج محاسبي باي سمارت أفضل طريقة لـ ادارة مخازن الادوية وذلك من خلال ترتيب المخزن بالطريقة التي تختارها وإضافة الطريقة إلى البرنامج لتسجيل اي طلبيات أدوية حديثة إليه، مع الالتزام بتكويد الأدوية لسهولة الوصول إلى الأسعار، ويسير وفقًا لما يلي:
- تسجيل كل دواء بسعر واحد أو أسعار متعددة، مع إمكانية وصف مكان تواجده بالمخزن.
- وضع حد أدنى وأقصى لكمية الأدوية التي يجب أن تتوافر في المخازن، والتنبيه عند الوصول إليها.
- إضافة بيانات العملاء والموردين إلى قائمة المخزن.
- تحديد الموردين وطرق تعامل معهم والدفع والشحن إلى المخزن.
- إنشاء الفواتير الخاصة فوريًا.
- إضافة بيانات الأصناف وفقًا للأقسام الموجودة.
- عمل تسعيرات لبيع الأدوية.
- إمكانية التحويل من مخزن لآخر من مواقع التخزين التي تربط الفروع ببعضها البعض.
- إصدار التقارير الخاصة والتواصل مع الموردين وشركات الأدوية بشكل دوري.
- تقارير بالعملاء الأكثر طلبًا وبناء عليه تحديد المنتجات التي يحتاجونها وكميتها في المخازن.
طرق ترتيب مخازن الأدوية في الصيدلية
هناك العديد من الطرق المستخدمة في ترتيب مخازن الأدوية في الصيدلية، ويمكن للصيدلي اختيار الطريقة التي تُناسبه والأكثر إنجازًا في الوقت والجهد بالنسبة له، ولا يجب الجمع بين أكثر من طريقة لتجنب تداخل الأدوية أو الفوضى، وتسهيل عملية الوصول إليها، ومن هذه الطرق:
- الترتيب حسب الحروف الأبجدية والذي يتم بناء على الحرف الأول من الدواء.
- الترتيب حسب الفئة العلاجية لفصل علاجات الأمراض المختلفة عن بعضها البعض.
- الترتيب حسب نوع التركيبة بوضع الأقراص وحدها وأدوية الشراب وحدها وهكذا.
يجب اختيار الطريقة التي تُناسب الصيدلي والعاملين معه، وربط تلك الطريقة ببيانات واضحة عبر برنامج ادارة مخازن الادوية لتسهيل الوصول إلى مكان الدواء بضغطة زر واحدة، مع التأكد من عدد المخزون الموجود منه.
تعرف ايضا: أفضل برنامج إدارة شركات الأدوية من شركة باي سمارت.
اهم الامكانيات التي يجب أن تتوفر في برنامج مخازن الادوية لادارة مخزن الأدوية باعلي كفاءة
تُسااهم برامج ادارة مخازن الادوية في تنظيم العمل داخل الصيدليات، فيبقى الصيدلي على إطلاع تام بعدد الأدوية لديه وما هو الناقص ومتى عليه طلبه من الموردين، ولذلك يجب اختيار البرامج الأعلى كفاءة من غيرها والتي تمتلك إمكانيات عالية لتنظيم العمل مثل:
- استخدام مصطلحات واسماء موحدة للأدوية ومراعاة الدقة عند تسجيل الدواء في كل مرة يصل من المورد ليكون بنفس الاسم المشار إليه سابقًا.
- القيام بتنفيذ التقارير المطلوبة بشكل دوري والتي ترصد حركة البيع والشراء وحركة المخازن مع مراعاة الدقة.
- وضع أكثر من سعر للصنف الواحد وعمل خصومات للعملاء حسب نظام البونص في الصيدلية.
- إدارة المخازن المتعددة من برنامج واحد والتحويل بينها من خلال نقل المنتجات منها وإليها.
- توفير البحث الدقيق عن الأدوية وفقًا للمعلومات المرفقة ومنها أسماء الأدوية وتركيبتها.
- توفير تقرير عن أوراق المخازن المتعلقة بالموردين وبياناتهم والفواتير أولًا بأول وبصورة آلية.
- إدارة تكلفة الأصناف الموجودة في مخزن والتعرف على التكاليف الإضافية من شحن وتخزين.
- تسجيل الفواتير والاحتفاظ بنسخ منها للتعامل مع الضرائب.
- القدرة على رصد المرتجعات من المبيعات وتسجيلها أولًا بأول.
- التنبيه بوجود نقص في صنف ما والعمل على سد هذا النقص.
- استقبال الطلبيات الجديدة ووضع أكواد للأدوية.
افضل برنامج ادارة مخازن الادوية
برنامج باي سمارت هو أفضل برنامج ادارة مخازن الادوية والذي يتوافق مع متطلبات العمل في الصيدلية ويساعدك على تتبع المخزون بدقة كبيرة، مع تعدد الأسعار الموضوعة للأدوية وتوفير إمكانية تلقي الطلبيات وتصنيفها وفقًا لما يسير عليه نظام العمل في المخزن، بالإضافة إلى جرد المخزن وتوفير العمالة المطلوبة لذلك، والتنبيه للنواقص ووضع الباركود لكل صنف، وكل ذلك يوفر لك الجهد والوقت.
مميزات برنامج ادارة مخازن الادوية
تتميز برامج ادارة مخازن الادوية بعدة مميزات تجعلها الاختيار الأول لك للتعرف على سير عملية البيع والشراء وعدم الوقوع في مأزق بسبب نقص في الأدوية المطلوبة أو تراكم نوع محدد بالمخازن دون الطلب عليه، مما يؤدي إلى فساده دون استخدام، ومن مميزاتها أيضًا:
- توفير البيانات الكاملة المطلوبة عن المخازن بالتفاصيل، مع عمل نسخة احتياطية منها والوصول إليها في أي وقت.
- إدارة الطلبات الصادرة للصيدلية أون لاين.
- توزيع المهام على الموظفين وتوفير الخصوصية في العمل لكل منهم على القسم الذي يختاره.
- التعرف على تعاملات العملاء وخطوط سيرها وما المنتظم منها.
- الوصول للأصناف الناقصة والأعلى مبيعًا والمتراكمة وتحديدها.
هل يختلف برنامج الصيدليات عن برنامج مخازن الادوية ؟
يختلف برنامج إدارة الصيدليات عن برنامج ادارة مخازن الادوية في الكثير من النقاط، لأن ترتيب العمل بالصيدلية يختلف عن نوع العمل المُدار في المخازن التابعة لها ولذلك يجب أن يكون لكلا منهما برنامجه الخاص حتى لا تختلط الأعمال مع بعضها البعض، وإليك أوده المقارنة بينهما:
برنامج إدارة الصيدليات | برنامج إدارة مخازن الأدوية |
العمليات التي تتم في الصيدلية تعتمد على البيع والشراء. | العمليات التي تتم بالمخازن تعتمد على التخزين ومد الصيدلية بالأدوية. |
الأدوية لها سعر موحد وثابت | الدواء له أكثر من سعر حسب الفئة المباع لها والخصومات. |
عدد الأصناف محدود وبكميات أقل | يمكن تخزين أعداد كبيرة من الأصناف بأعداد أكبر |
التعاملات تكون مع العملاء | التعاملات مع الموردين |
يتشابه البرنامجان في توفير قاعدة بيانات خاصة بالأدوية ومعرفة النواقص منها والأعلى طلبًا، مع إدارة فواتير البيع والشراء وتنظيم حسابات العملاء وتتبع مدة صلاحية الأدوية أيضًا.
10 نصائح تُساعدك في اختيار مستودع الأدوية المناسب
يعتبر مستودع الأدوية المكان الذي يجب أن تختاره بمواصفات قياسية للحصول على تخزين آمن للأدوية التي تحتاجها، لذلك يجب أن تُركز جيدًا عند اختياره، والابتعاد عن المواصفات التي تضر بالأدوية على المدى البعيد، ومن أهم النصائح التي يجب أن تتوافر به وفقًا لخبراء ادارة مخازن الادوية :
- التأكد من مطابقته للمواصفات والمعايير العالمية الصحية.
- استخراج التراخيص الخاصة به والتأكد من إمكانية استغلاله كمخزن.
- توفير أنظمة الحماية من الحرائق والمشكلات الكهربائية المختلفة.
- استخدام برامج إدارة المخازن المتطورة للتعرف على مواعيد انتهاء صلاحية الأدوية والتنبيه إلى اقترابها.
- استخدام موظفين قادرين على التعامل مع المكان مع الحفاظ على الأدوية والعناية بها.
- إيجاد أحدث التقنيات للتعامل مع المكان وتنظيمه مع حمايته من الرطوبة التي تضر بالأدوية.
- التأكد من سمعة المكان وتوافر سبل الأمان به من مستأجرين سابقين.
- تجنب سبل التلوث البيئي.
- التأكد من توفير المستودع الخاص بالتخزين خدمات الشحن إلى فروعك وخدمات إضافية أخرى مثل التخليص الجمركي والتأمينات.
- التأكد من توافر عمال مدربين لإدارة المكان وآخرين للرد على الاستفسارات والشكاوى المتعلقة بالمكان.
خاتمة
استخدم الىن أفضل برنامج لـ ادارة مخازن الادوية الخاصة بك واستمتع بالحصول على أفضل المزايا الخاصة به مع توديع المشكلات التي تتسبب في خسائر مالية وضياع للوقت والجهد في البحث عن الأدوية داخل المخازن، لأنه يعيد ترتيبها وينظمها بحيث تستطيع الوصول إلى أي نوع في وقت قياسي مع تحديد العدد المتبقي منه وتنبيهك في حالة حدوث نقص.